第6章 办公演示文稿的制作

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1、第5章办公演示文稿的制作本章目录5.1本章实例描述与分析5.2演示文稿的创建过程5.3演示文稿的编辑与美化5.4演示文稿的放映设置5.5演示文稿的其他操作5.1本章实例描述与分析5.1.1实例任务描述15.1.2制作效果展示25.1.3操作步骤与设计原则35.1.1实例任务描述某市旅游局定于2009年6月中旬，在本市展览中心召开旅游产品与旅游企业推介会。中原旅游有限公司作为本省的一家知名旅行社，决定要参加这一次旅游企业产品推介会，其目的是通过宣传公司形象，来扩大公司的知名度，让消费者以及潜在的旅游消费

2、者跟充分了解本公司的相关情况。为此，他们需要制作一个反映公司基本情况的演示文稿。5.1.2制作效果展示在该幻灯片中制作中，考虑了以下几点：充分运用了文字、表格、图表、艺术字、图形、结构图和声音等对象，增加了演示文稿的表现效果，以期吸引相关观看人员的注意。演示文稿中每张幻灯片都有切换效果，部分对象较多的幻灯片设置有动画效果。除了前3张幻灯片外，其他各张幻灯片均有制作好作为导航功能的动作按钮。相关幻灯片之间，或者有一定从属关系的幻灯片之间，都建立了超级链接的关系。这些幻灯片在播放时，可以按照序号顺序播放；

3、也可以根据导航动作按钮进行前后跳转，或者按照超级链接的定义方式选择播放。5.1.3操作步骤与设计原则1．操作步骤在办公业务处理中，当需要建立演示文稿时，一般按照以下的步骤进行操作：（1）作好准备工作，搜寻相关素材、理清整体思路、确定整体风格。（2）选择用来表现内容的模板，并确定各个幻灯片的适当版式。（3）建立各个幻灯片，并在幻灯片中加入标题、正文等文字对象。（4）在幻灯片中加入图片、表格、图表、结构图、图形、声音、影片等对象。5.1.3操作步骤与设计原则（5）对幻灯片中各个对象的内容进行编辑、排版、设

4、置动画效果。（6）设置幻灯片之间的切换效果、超级链接、导航按钮、动作设置等。（7）设置幻灯片的放映方式，包括放映方式、放映内容和放映进度的控制等。（8）考虑通用性，有时还需要进行打包操作或者保存为PDF格式、WEB页格式。（9）根据实际情况的需要，按照一定的效果对幻灯片进行打印输出或网络发布。5.1.3操作步骤与设计原则2．设计原则制作演示文稿的目的是给观众演示，能否给观众留下深刻印象是评定演示文稿效果的标准。为此，在进行演示文稿设计时，一般应该遵循以下设计原则：（1）内容的重点要突出，格式设置要简洁

5、。（2）表现形式要直观，导航设计要清晰。（3）颜色搭配要合理。声音效果要适当。（4）在演示文稿中要尽量减少文字的使用，因为大量的文字说明往往使观众乏味。5.1.3操作步骤与设计原则（5）尽可能使用其他吸引人的表达方式，例如，使用图形、图表、示意图来表现。如果可能，还可以加入声音、动画、影片剪辑等，来加强演示文稿的表达效果。5.2演示文稿的创建过程5.2.1确定演示文稿的整体结构15.2.2快速建立演示文稿的框架25.2.3幻灯片中文字的编排35.2.4幻灯片中表格与图表的添加45.2.5幻灯片中多媒体

6、对象的添加55.2.6幻灯片中旁白的录制65.2.7幻灯片中其他对象的添加75.2.1确定演示文稿的整体结构根据本章实例效果，这里需制作的幻灯片共15张，相互间的关联关系如图5-1所示。图5-1本例中15张幻灯片之间的关联关系5.2.2快速建立演示文稿的框架创建演示文稿有三种方法，第一种是根据已有幻灯片进行修改，适用于初学者；第二种是利用“空演示文稿”从头开始创建，这可以体现个性化风格，适用于对PowerPoint的应用非常熟练，并且有美工功底的用户；第三种方法是利用系统自带的模板或主题来创建演示文稿

7、，这是多数人采用的方法。模板或主题中包含了已经定义好的文字格式和配色方案，一旦选择了某种风格的模板后，只要根据演示内容，选择版式，加入对象即可。5.2.3幻灯片中文字的编排一张幻灯片一般分为两个部分：标题区和主体区，标题区用于输入幻灯片的标题文字，主体区用于输入幻灯片要展示的文字信息。幻灯片主体区中文字的输入，操作方法有以下两种：方法一：直接在幻灯片的主体区中输入。方法二：在大纲列表区中输入主体区的内容。5.2.4幻灯片中表格与图表的添加1．添加表格如果是新增幻灯片，就打开的“新幻灯片”对话框中，选择

8、带“表格”的版式；然后双击“表格”占位符，根据需要进行表格设置。如果想在已有的幻灯片中加入表格，可以单击“插入”→“表格”→“表格”命令按钮，然后根据需要，进行表格的设置即可。5.2.4幻灯片中表格与图表的添加2．添加图表如果是新增幻灯片，在打开的“新幻灯片”对话框中，选择带“图表”的版式；然后双击“图表”占位符，即可行图表设置。如果想在已有的幻灯片中加入图表，可以单击“插入”→“插图”→“图表”命令按钮，然后根据需要，进行图表数据的输入，并进行相关图表