数字档案集中管理技术初探.pdf

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1、数字档案集中管理技术初探文／赵豪迈高旭数字档案集中管理成为档案管理的新趋势，在数字档案集中管理的推进过程中，技术因素对数字档案的集中管理起着非常重要的推动和支撑作用。伴随着现代信息技术在档案行业的标准》(IS015489—1)和《基于信息的电子文计适合实际情况的电子文件集中管理流快速发展，数字档案集中管理成为档案管档的长久保存》(IS018492)；也要参照国家程。理的新趋势。在数字档案集中管理的推进标准，如《国家公文格式》、《档案著录规二、分布式多元控制技术过程中，技术因素对数字档案的集中管理则》、《电子文件元数据标准》，

2、使相关标随着信息技术的飞速发展，电子文起着非常重要的支撑作用。准在数字档案管理系统设计开发中得到件的管理多采用分布式多元控制技术来一、前端控制技术严格贯彻。实现其有序管理，其核心技术是分散控前端控制是现代文件和档案管理的2、技术层面制技术，又称集散控制系统或分布式处重要理念，是数字档案集中管理的技术从技术层面来说，就是要做好电子理系统。这是一个由过程控制级和过程前提和根本保证。前端控制以文件生命政务系统、OA系统与档案信息系统的对监控级组成的以通信网络为纽带的多级周期理论为基础，把文件从形成到永久接设计规划，将元数据项制定为

3、标准，纳计算机系统，其基本思想是分散控制、集销毁的不同阶段看成一个完整过程。前入电子文件管理系统中。档案工作人员中操作、分级管理、配置灵活、组态方便。端控制是站在档案馆或者说是从档案学应主动参与系统设计，根据前端控制原分布式处理系统包含硬件，控制系统，接角度进行问题分析和对策性研究的重要则和全程管理原则，对相关系统的各个口系统，数据，应用程序和人等六个要管理思想，是从文档一体化管理出发规模块、各工作环节的管理功能如何实现素。而控制系统中包含了分布式操作系划文件和档案管理流程的宝贵实践成自动化、标准化、智能化等问题进行考统，分

4、布式数据库以及通信协议等。果。随着电子文件的出现，前端控制思想虑，向系统开发者提出具体的设计要求。1、集中式管理模式重新进入档案工作者的视野，并且作为同时，相关系统要尽可能请相同的软件集中式管理模式就是各个机构的失电子文件环境下的数字档案管理的核心开发公司来做，这样开发人员更熟悉相去现行使用价值的电子文件由档案馆对技术思想，并日益显示出其管理价值和关系统的细节和设计情况，有利于更好其进行集中统一管理的模式。其优点在技术必要性。电子文件前端控制技术涉地实现系统问的衔接对应。于：由于档案馆具有较好的技术条件和及三个层面，即法律法

5、规及标准层面、技3、非技术层面高素质的业务人员，一方面可以保证电术层面和非技术层面。国家应该考虑设计一个电子文件前子文件实体得到妥善保管，尤其是对具1、法律法规及标准层面端控制技术的系统模型，作为电子文件有永久保存价值的电子文件实现长期有首先要熟悉相关法律法规。数字档前端控制的指导性框架，从而使电子文效的管理，从而实现档案保存社会记忆、案管理系统应该在相关法律法规和标准件管理系统的设计更加完善，以节省大维持历史原貌的职责；另一方面，可以有规范的范围内进行规划设计。例如《档案量的人力、物力和财力。另外，档案馆要效地防止档案被删

6、改和随意销毁。以保法》、《国际文件管理标准》(IS015489—1】、深入到文件生产机构进行调研，对具体证电子文件的真实性和可靠性。集中式《电子文件元数据标准》、《电子文件管理业务进行分析。根据需要，深入分析业务管理模式有利于电子文件管理规则和标细则》和《电子文件光盘存储及归档管理活动的各个阶段，了解文件产生机构的准的统一，有利于电子文件的保管，有利的试行标准》等。在进行系统设计时，既机构职能、业务流程，了解文件通常是在于效益先行，有利于档案的开放利用。根要参照相关国际标准，如《国际文件管理哪个阶段生成或接收的，从而更好地设

7、据我国国情，在很长一段时间内，我国档25案馆电子文件管理模式应在现行档案管子档案，由形成单位按档案馆提出的要元数据模板包括五个模块：载体、文理体制的框架下，以电子文件资源控制求保存，并接受档案馆的监督、检查、审件类型的外部元素、文件类型的内部元为保管核心，以满足电子文件资源开发计，将重要的、长期保存的电子档案上交素、标注、背景环境。利用的需要、实现文件社会价值为目的，档案馆集中保存。对于那些在运行环境3、档案元数据的种类充分考虑档案馆电子文件管理与机构内上具有特殊性的电子档案也可以委托形元数据划分为以下几种：一是档案部电子文

8、件管理的结合与互补，集中保成机关保存，但是，需要事先与被委托机信息内容元数据，这种元数据主要是将管失去现行效用的电子文件。关签订详细、具体的委托契约，档案馆的组成各类档案的信息内容及其结构进行2、分布式管理模式工作人员还必须以足够的技术能力和专标记；二是档案作品与对象元数据，这种分布式管理