企业档案管理建设初探.pdf

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1、企业档案管理建设初探建发集团沙印亭企业档案是企业在生产经营和管理等各项活动中直接形成的，对企业发展、国家和社会具有查考和保存价值的各种文字、图表、声像、电子、实物等不同形式的历史记录。是记录和反应企业各项活动和历史面貌的第一手材料，反应了企业成长和发展的历程，是企业的重要资产和信息资源，也是企业文化的积淀。企业档案管理是建立现代企业制度的重要内容之一。建发作为国有企业，多年以来，在这方面积累了比较丰富的经验，档案管理工作及时有效地为企业经营管理、改革创新提供了有力的保障。当前，随着企业外部与内部环境的变化，企业业务地不断增加与扩大，档案数量的迅速增加，

2、出现一些新的值得我们探讨的问题。我们可以从以下几个方面探讨与研究：第一、制度建设。111、1、、充分认识制度建设的重要性、充分认识制度建设的重要性。档案管理制度是档案管理的依据与保障，分类方案是档案管理的根本。档案室的建设从制度建设开始，先要有制度的约束与指引，档案管理才有依据与方向。分类方案是划分档案类别的标准，只有标准确立才能准确地把档案分门别类。分类标准应保持相对的统一性与稳定性。档案管理是一项延续性，连贯性很强的工作。如果分类方案庞杂，将影响档案管理的质量，更会影响档案利用的效率。档案管理制度与分类方案确立以后，可以在实践中不断地进行修整完善，

3、使其跟上档案工作发展的需要。222、2、、注重制度建设的适用性、注重制度建设的适用性。注重适用性，就是要突出重点，抓住关键，着眼于解决实际问题，突出制度建设的现实意义，使制度建设可行、管用。要经过充分地调查研究，有针对性地制定制度，使制度建设和现实问题相对应，使制度约束对象和问题涉及的方面相关联。注重总结提炼成功经验，把经过实践检验的成功经验和做法升华为制度规则，确保制度行得通、做得到。333、3、、把握全局、把握全局，，协调安排管理制度，协调安排管理制度。坚持以制度办事，以制度管理人，才能切实提高工作效率。以整体的眼光，立足于全局，努力形成一种既能发

4、挥各种制度作用，又能让各种制度协调配合的制度分工格局。要优化制度建设结构，既重视基本制度建设，又重视各种制度的优化配置。444、4、、推进制度创新、推进制度创新。制度建设不可能一劳永逸，任何制度的内容和形式都需要紧跟形势的发展与变化，不断地调整、完善，从而实现制度建设的与时俱进。否则，制度就会失去生命力。所以我们要对既定的和现行的制度进行认真梳理，要在继承中创新，在创新中发展，以建设性的思路、举措、方法推进档案工作制度建设，使各项制度更具有实用性和前瞻性，在实践中彰显出强大的生命力。还要树立开放性的工作理念，增强制度建设的“吐故纳新”能力，提高档案制度

5、体系的开放度。目前，公司制定了较完善的档案管理制度，内容包含总则、机构与任务、档案管理员职责、接收与整理、保管与统计、利用、鉴定与销毁、移交、奖励与处罚多个方面。由其是工程技术档案管理办法的制定，为工程现场资料收集及竣工后的移交整理工作都提供了保障。建发的主要业务就是工程项目建设，这部分档案是尤为重要的，所以工程档案管理办法的制定是很适时、适用且必不可少的。公司的管理制度里电子档案管理制度相对是空白，随着电子文件的运用，电子信息的增加，可以开始注重这方面信息的收集，适时完善相关制度，符合档案管理工作的进一步的发展需要。第二、库房建设与管理。档案库房作为

6、档案安全保管的重要场所，应受到高度重视，加强对档案库房标准化、规范化建设的管理与投入，确保档案实体的完整与安全。档案库房建设应符合《中华人民共和国档案法》、国家档案局《档案馆建筑设计规范》和《档案馆温湿度管理暂行规定》相关内容的规定。目前，公司档案库房已经做到办公室、阅览室、库房分开，但是库房内空间有限，无法继续满足新增档案的存放要求。根据公司档案发展现状，可以有以下两种解决方案：一、扩大现有库房面积，增加存储空间，增加密集架。仍然保持综合档案库现状；二、采用集中与分散管理相结合的办法。充分利用分散的小空间。把各种档案分库房管理。如建立专门的财务档案库

7、。这样可以节约目前库房内1/5至1/4的空间，也可以把专业性和保密性较强，利用人员较集中的财务档案集中管理，提高其使用效率与保管的安全性。第三、档案现代化建设。电子计算机技术是当今新技术革命的先导技术，其具有运算速度快，精确度高，存贮信息和逻辑判断能力强以及自动进行运算等特点。随着电子信息技术的不断发展，以磁性材料和光学材料为载体的电子文件不断产生。电子文件作为新型的信息载体出现在档案领域，将长时间与纸质档案并存，未来或将逐步替代传统的纸质档案载体，在档案领域占主导地位，给档案工作注入新的生机与活力。因此，档案管理现代化是档案工作发展的必然趋势，也是信

8、息技术高速发展的必然结果。在档案管理上，运用计算机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍