企业合同档案管理初探-论文.pdf

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1、[摘要】本文从企业合同的角度，用合同法学、信息化理论和档案管理原理，分析了合同产生的过程、类型以及合同档案管理存在的问题，提出了解决合同档案管理的方法，尤其对当今由电子合同发展带来的电子合同档案管理热点问题作了有益的探索，具有一定的实践性和前瞻性，以期为广大档案工作者抛砖引玉。《中华人民共和国合同法》法性。所谓原始性是指当事人真题。联合国颁布实施的《电子商(简称《合同法》)的颁布实施为我实意思所为并且签印完备。唯一务示范法》、《电子签名统一规国经济活动和经济秩序奠定了法性是指归档的合同只能一份，俗则》己为国际电子商务交易及其律依据，然而伴随

2、经济活动形式称正本或正件。合法性是指所有电子合同行为进行了具体规范，而产生的合同的多样性、复杂性归档合同必须合法具有法律效形成了一个基本的并且不断完善以及对国有企业档案工作的影响力。的电子商务体系。我国于2005年却未引起人们的重视，尤其是网传统的合同形式主要有两4月1日正式施行的《中华人民共络时代远程电子商务兴起而产生种，即口头形式和书面形式。口和国电子签名法》也为我国网络的合同及其档案管理问题，逐渐头形式合同是指当事人采用口头电子商务市场的建设奠定了法律成为法律界、档案界关心的热点或电话等直接表达方式达成的协基石。《电子签名法》第七条规

3、定：话题。议；而书面形式合同是指当事人数据电文不得仅因为其是以电一当前我国企业合同档案采用非口头表达方式即文字方式子、光学、磁或者类似手段生存、、管理的现状来表达协议的内容。本文主要讨发送、接收或者储存的而被拒绝(一)我国企业合同档案的主论书面形式合同管理。作为证据使用。同时规定除四类要形式上世纪90年代以来，随着互文书不适用电子签名外，其余均合同，亦称契约。我国《合同联网的普及和发展，电子商务逐可采用。从而确立了电子合同及法》第二条规定，“合同是平等主渐发展起来，已经成为各国商务其档案的法律地位，电子合同己体的公民、法人、其他组织之间设发

4、展的趋势。当今网络经济已占成为合同档案管理的重要组成部立、变更、终止民事权利义务关系半壁江山，电子合同是电子商务分。的协议”，合同反映了双方或多方发展的产物，电子商务的开展为(二)我国企业合同档案的构真实意思表示一致的法律行为。电子合同的产生提供了必要的条成合同档案是记录和反映当事件，同时电子合同也为电子商务企业合同档案由签订合同前人之间设立、变更、终止民事关系的正常开展提供了必要的保证。的策划过程文件、合同书正本和协议真实历史面貌的数据和文因此，电子合同及其档案的法律履行合同过程的文件等构成。概字。它具有原始性、唯一性和合效力成为近年来国

5、内外关注的话括为：1．合同前期文件，即对国内40外市场的调查研究资料，与对方变和不确定性以及档案管理自身性，尤其合同档案是审理经济案多次反复洽谈的会议文件、招标存在问题的影响也不容忽视。合件和解决纠纷的重要依据。据有文件以及专家或领导对合同书内同档案管理中存在的问题主要表关资料统计，在我国各级人民法容进行评审的文件等。2．合同中现在：第一，档案管理制度不健院审理的经济纠纷案件中合同纠期文件，包括合同正本、合同书修全。国有企业档案管理制度中合纷占92％，企业间签订的合同能够订本、合同书变更文件、合同备忘同档案管理很少涉及甚至没有。顺利履行的不

6、到70％。据了解，当录以及合同书终止文件等。3．合第二，受企业改制的影响。档案前利用合同进行诈骗的情况较为同后期文件，包括货物或产品验和职能部门人员变动随着企业变突出，使相当～部分企业或个人收文件、付款凭证、发票、货运单动己成常态化，合同去留难以把蒙受巨大经济损失。严峻的现实等票据以及催款函等。控。第三，合同涉及部门广、人员使加强合同档案管理的必要性更(三)企业合同档案管理存在多，给档案部门收集带来诸多盲加凸显。的问题点。第四，有些工程或课题项目加强合同档案管理的必要性1．合同文件的属性问题时间跨度大、周期长，影响合同按表现在：第一，合同档

7、案是国有企合同难以保存既有客观原时收集归档。正因为合同文件在业的重要信息资源，是国有资产因，也有其内在属性问题。表现企业管理中处于难点盲点的境的重要组成部分，加强合同档案在：第一，多数企业的合同属于账地，因而导致企业合同档案管理管理是保护国有资产防止其流失外文件，既无登记又无收文编号，边缘化，似有非有无所作为，给企的客观要求。第二，合同档案是它往往保存在经办部门和人员手业生产经营维权带来隐患。企业和职工经济和技术权益的集中，是文书和档案部门最不容易3．合同档案管理软化严重中体现，它凝聚着职工的智慧、劳掌握和最难收集的文件；第二，合为写此文，

8、笔者征询了部分动和技能，应该依法保存。第三，同属于“两性”文件，既属于文书国有企业档案部门，发现存在的合同档案是企业经济、价格、科档案，也属于科技档案，两性文件问题主要包括：第一