科技档案管理信息化建设初探.pdf

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1、青年与社会2014年4月上第10期总第556期科技档案管理信息化建设初探陆丽忠(上海微小卫星工程中心，上海201203)【摘要】随着现代化进程的逐渐加快，办公自动化和无纸化办公的出现，科技档案管理也不再局限于传统模式，而是向信息化管理迈进，一方面弥补了传统档案管理中存在的不足和缺陷，另一方面科技档案信息化建设仍存在一定的问题和困难，文章首先介绍了科技档案信息化建设的现状和问题，继而提出关于科技档案信息化建设的几点建议。【关键词】科技档案；信息化建设；安全机制科研能力的高低对企业发展有着极其重要的影响，而科节中去。实施电子文件和数字档案登记备份制

2、度，异地备份研工作是建立在他人多年的经验积累，和失败教训之上的，保管；完善档案利用安全保密力度，处理好档案开放和公开这些也就是科技档案所包括的内容，具体包括有价值的以文与信息安全的关系；建立档案数据管理维护制度，加强机关字、图片、数据、声像等为载体的资料，科技档案管理就是内部管理，层层落实档案安全责任制，层层签订档案安全保针对这些资料，进行记录、保存，并开发其使用价值的一项密承诺书。建立档案安全保密记录，使档案安全事故发生后工作，在企业单位中为科技生产活动提供技术条件，为组织可以进行追溯性检查甚至追回档案等等，可以从设备、病毒管理工作提供信息依

3、据，提高企业的经济效益和社会效益。防范、网络技术等几个方面采，用身份认证、防火墙、数据一、科技档案信息化建设现状及问题备份等安全防护措施，保障档案信息系统的安全和档案数据经过多年的探索和发展，科技档案信息化建设取得了一的安全，从根本上杜绝黑客对信息系统的威胁。加强对电子定的进步，具体来说主要包括：从政府方面来看，中央出台文件形成、存储、传输、利用等各个环节以及计算机系统、了《全国档案信息化建设实施纲要》，各地方政府也联系本存储介质等各个方面的保密防范，严防电子文件被窃密。地区实际出台各项规章制度，明确电子文件管理的标准和规(三)强化基础设施建设

4、范，并且大力扶持相关数据库的数字化建设；从企业方面来要推动科技档案信息化建设，就需要配备适应档案信息看档案信息化建设从数量和质量上都得到大幅提高，并且研化的相关基础设施，包括改善档案工作的软硬件环境，购置究出多种开发利用资源的方式方法，和较为便捷的档案管理档案用具，增加档案收藏类别。首先是硬件上配备计算机设应用系统，为下一步实现资源共享奠定基础。备，进行文件的接收、查找、借阅、归还，以及辩认到期应不容忽视的是，在成功背后的另一面，科技档案信息化销毁的文件等档案的归档利用和管理工作，还可以运用计算建设仍存在许多不足之处，一是技术与设施相对落后，大

5、部机进行档案的收集、整理、编制检索工具、内容介绍和编制分采用的还是多年前的设备，基础设施简陋，办公用房紧张，内目录，和库房的管理工作、用于特殊的档案工作项目，如这都是制约科技档案信息化建设的不利因素。二是存在安全编制大型索引、为档案的编研工作提供服务以及档案统计等隐患，在科技档案信息化建设中存在一定的计算机病毒威胁、工作。其次是应该根据企业特点，从管理的实际出发，重视网络安全威胁、应用系统安全威胁、管理漏洞等，这都是必研发适应企业性质、特点、职能需要的档案管理软件，提高须解决的问题。三是缺乏专业人才，尤其是高技术人才，和档案工作效率。第三是要建

6、立和完善局域网。使各项工作网复合型人才，同时在岗人员的水平不一，综合素质难以满足络化，提高科技档案的利用率，实现资源共享。科技档案信息化建设的需要。四是配套的法规、标准不健全，(四)加快培养专业人才队伍导致工作过于形式化，信息资源难以集中管理，采集数据的在电子科技不断发展的今天，在科技档案管理工作中，内容、质量标准不一，良莠不齐，造成了极大的人力、物力很大一部分的工作不同于纸质档案管理，要求工作人员除了的浪费。要懂档案管理，还应具备相应的计算机知识。只有不断提高二、科技档案信息化建设的思路建议档案管理人员素质，才能加快科技档案信息化建设，满足企

7、(一)确立统一的标准业对档案工作的要求。具体包括：首先是专业人才的引入，在实施科技档案信息化建设过程中，必须按照国家制定尽量引入素质高、思想好、责任心强的专业的技术和管理人的信息化管理标准，同时结合企业的特点和自身发展的需要，员从事企业档案管理工作；其次是对在岗人员进行培训，特积极参与国际质量认证体系的达标活动，制定科学的管理标别是加大对现代科技知识和电子技术的培训，将培训课程内准、业务标准、技术标准等等，对各立档单位文件及档案的容与工作相结合，合理设计培训内容，制定科学系统的培训内容、著录项目、数据库结构和格式等作出统一的规定，还计划，将工作

8、实践与培训有机结合，同时加强相关档案工作要对档案数据库管理的软件、硬件的文档格式、数据指标等者之间的学习交流，增加档案现代化管理课程，建立一支具进行统