电子政务环境下数字档案集中管理策略

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1、电子政务环境下数字档案集中管理策略［摘要］2009年，中共中央办公厅下发的《电子文件管理暂行办法》，明确了电子文件管理的国家要求,创建了中央层面的协调机制，标志着我国电子文件管理国家战略已经?允即铀悸返脑歪h阶段迈入了实施的起步阶段。根据电子文件自身的这些特性、文件的运动规律和电子时代特有的风险，为了提高我国数字档案集中管理的质量与水平，借鉴其他国家先进经验，结合我国具体情况，从解决现存问题出发，以制度建设为重心，构建我国数字档案集中管理体系。［关键词］电子政务；数字档案；集中管理［中图分类号］G

2、270.7［文献标识码］A［文章编号］1009-2234(2016)05-0094-02一、完善管理机制与体制数字档案集中管理活动一般都是牵扯到多个部门,涉及到若干行业的电子文件完整的生命周期，经历了很长一段时间后，其组织、制度和方法都面临着融合和集成的要求。最难的部分是权责分配问题，由哪些机构的哪些工作人员从事哪些电子文件的管理工作，以确保有效地履行职责，这就是体制和机制需要解决的核心问题，也是关系着数字档案集中管理成败与否的关键所在。（一）优化数字档案行政管理网络目前，我国数字档案集中管理在前

3、进道路上遇到的最大障碍就是分段管理和多头领导的传统档案管理体制。实现数字档案全程管理，在体制上要求优化国家文件管理行政网络。第一，建立跨部门的协调机制。该机制所要解决的核心任务是统一认识，贯彻国家意志，厘清监管职责，使监管一致，推行整体思维，强有力地推动我国数字档案管理工作的发展。第二，要对档案行政管理部门的职能进行拓展。这项举措主要是解决档案主管部门自身的职责定位问题，拓展方向就是由后端向全程辐射，由文件管理向政府信息资源管理辖射，以夯实数字档案长久保存的体制保障。（二）优化档案管理基层单位组织

4、体系我国基层单位档案管理组织体系的建设已经取得较为显著的成效，主要差距来自文件管理和档案管理之间的差异性，这是宏观上文档分家的管理体制造成的，也是我国基层单位数字档案管理组织体系应着力改进的地方。鉴于基层单位数字档案管理组织体系的重要性，无论是国际标准还是各国政策、法规，都将建立完善基层单位数字档案管理组织体系，明确管理责任作为重点之一，这些规定也是我国优化基层单位数字档案管理组织体系的杠杆。第一，实施所有载体档案的统一管理。虽然数字档案管理组织的构成比传统档案管理稍微复杂一点，但也没必要专门为其

5、作岀规定，而应将电子环境作为统一规定的大背景。第二，明确数字档案管理的负责人,加强问责制。我国数字档案形成单位的负责人应该和传统纸质档案管理的负责人一致，为了保证数字档案管理工作的实际成效，可以考虑配合行政问责等制度的实施与探索，慢慢地将数字档案集中管理的相关工作纳入到问责制的范围之内。第三，重组数字档案管理牵头部门。数字档案形成单位应着力建设“集中一分散”协同式组织结构，即设立一个由信息技术人员、档案管理人员，业务管理人员等多方面力量组成或合并而成的集中管理部门,对数字档案集中管理进行统筹规划和

6、设计系统，并且承担起来一部分比较具体的档案管理工作，比如档案资料的收集、整理以及保管等工作，这样的集中管理部门即为数字档案管理牵头部门，而其他形成数字档案的部门及其成员在该部门的集中领导和指导下，承担其他具体的档案管理活动等。（三）优化档案馆网的设置档案馆网的设置是个历久弥新的问题，关系到数字档案的最终流向，国家的控制力要加强，就必须先要加强对相关档案信息资源的控制力度，而要达到这些基本要求需要付出的努力更多。第一，将国家档案行政主管部门的主导权牢牢掌握在手中。如今的状况是，很多部门内部档案馆室的

7、成立,档案行政管理机构并没有做出相关的审批手续,尤其是在《中华人民共和国行政许可法》实施后，国家数字档案管理机构应给予特别的关注，争取国家档案行政主管部门对档案馆的设置与审批拥有明确的主导权。第二，要通过制度创新和技术支撑，实现国家对其所属信息资源的掌控。国家控制不一定要通过绝对的物理集中保管来实现，对于数字档案而言，有些专业性档案对其形成软硬件的依赖性更强，国家档案馆未必能完全担负得起长久保存职责，而若要加强国家控制力，就可以变通一下方法：如通过更新制度、签订相关协议等方法，给予相关部门和某些大

8、型国有企事业单位档案馆以国家档案馆的相应地位；也可以在数字档案管理中践行资产理念，着眼于“国家所有的档案资产的控制”,进一步明确属于国家所有的数字档案集中并长久保存的要求，实施国家重要档案资产的登记制度，并逐步推进档案资产的核查和审计工作。东三，要强化在信息资源管理和服务方面档案馆的中心地位。为专业人才、专业知识、专业技能集中的地方，其为档案形成单位提供的服务也将更加广泛和实用，而建立起相当于中转站性质的电子文件中心,则为档案馆进行统一维护、长久保存已归档的电子文件提供了可能性。（