加强企业档案管理工作的有效途径与对策.pdf

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1、加强企业档案管理工作的有效途径与对策谢曼利中国能建广东省电力第一工程局广东省广州市510735摘要:企业档案是企业的一项基础工作，同时也是企业的重要信息资源，为企业的经营和发展提供重要的参考依据。其作用的大小、价值的体现和地位的高低，是随着现代企业制度的建立和对企业档案认识的不断深化而提高的。新形势下，企业档案管理工作如何更好地发挥其应有的价值和作用如何为企业的生产经营提供有效服务，是当前企业档案工作者面临的重要问题。企业档案理档案管理水平的高低影响着企业的发展和经济效益。本文通过对企业档案管理中存在的

2、问题的分析与探讨提出了相应的解决办法。关键词：企业档案；档案管理；经济效益；解决办法中图分类号：G271文献标识码：A一、企业档案管理现状及问题所在（一）档案意识薄弱长期以来，一些企业领导认为企业的主要工作是生产、经营，档案工作无足轻重，对档案室抱着可有可无的态度，档案工作处于自我发展之中。档案人员兼职多，在现有专职档案人员中有一大部分人员是以做档案工作为主，兼做其他工作，如“文秘、收发、机要、行政等。使专职的档案人员在做本职档案工作时，都要用业余时间或加班加点来做。（二）档案管理的手段与与方法落后目前

3、，国内大多企业的档案管理仍采取手工作业的方式。文件立卷归档后，档案工作人员需对其进行整理编目。机械的手工作业，不仅劳动量大、耗时多、速度慢，使得档案管理人员无暇顾及编研和科技开发。同时，档案利用者直接到档案室查阅档案，不仅案卷调阅频繁磨损严重，而且检索速度慢、查准率、查全率低。虽然一些企业档案部门配置了现代化管理设备，实现了计算机管理，但从档案管理系统的数据处理形式、管理对象、功能实现程序等方面看，其实不少企业是将计算机管理系统功能目标和运行机制确立在本档案室内部案卷级和文件级的目录编制、统计与检索等基

4、础性管理上，系统功能结构设计单一，缺乏综合处理技术能力。随着企业的发展，归档的文件数量日益增加，档案利用量不断提高，若不改变当前这种局面，今后档案管理工作将陷入十分尴尬的境地。（三）档案信息利用率低目前，一些企业档案管理人员的观念、意识还比较保守，不适应形势的发展，不能正确处理保守档案机密与开放，开发档案档案信息资源的关系。查阅资料手工检索繁琐服务设施不完善，阅览环境差等问题，导使档案利用效率低下，极大地限制了档案的开发利用。（四）归档的档案不完整有的企业由于衔接不力,一些人员责任心不强,造成了大量未整

5、理的档案资料积压、未收集收集后丢失、档案分类不统一等问题。新的档案人员由于业务不熟悉，不能及时整理资料，无法快捷提供服务，给工作带来了极大的被动。二、企业档案管理工作如何加强及对策（一）依法加强企业档案管理工作首先，企业要依据《档案法》、《企业档案工作规范》等法规制度，结合企业工作实际制订本单位的档案工作制度和办法，用以规范档案工作。其次，建立企业的档案管理网络，确保归档材料的齐全完整。企业档案部门应密切配合相关部门，积极参加重要设备开箱、基建工程竣工验收、科研课题和有关的生产技术会议，对企业主要职能活

6、动中形成的档案实施同步管理。最后，科学合理管理档案。按照工作规范对档案进行著录、分类、编目和标引，实现档案工作的标准化，为开发档案信息资源打好基础。（二）注意搞好档案信息资源的开发利用开发档案信息资源为企业服务，是档案工作的根本宗旨，也是实现档案价值的根本途径。在信息社会和竞争激烈的环境下，对信息的重视与否和利用得是否充分，对企业的生存发展起到十分重要作用。实践证明，哪个企业档案信息开发利用得好，对企业的经营决策起的作用大，哪个企业的档案管理工作，就能引引起企业领导的重视。所以，企业档案管理总部门应当充

7、分发挥信息资源优势，把档案信息资源的开发利用，作为档案管理的一个重点来做。（三）采取积极措施，加强企业工作的现代化建设现代化是档案工作改革发展的重要途径和必然趋势，只有实现档案管理工作的现代化，才能达到方便、快捷、准确提供利用档案的目的。企业档案管理现代化的具体内容包括档案管理者的现代化、档案管理理论、管理方法的现代化、档案管理工作流程的现代化、档案管理手段、管理工具的现代化。要实现企业档案的现代化管理，就要将档案资源和各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络传输，对档案资源实行合理配置与有序、

8、有效的开发和利用，从而实现档案信息资源的共享。（四）加大档案开放和提供利用力度要加快档案的整理步伐，特别是按照《档案法》的规定，加大室藏形成满30年档案的鉴定和开放力度，尽快做到应开放的档案资料全部开放，要完善利用制度，简化利用手续，积极向利用者提供档案资料。要把档案利用服务向基层延伸，向职工倾斜，通过送档案文件下生产一线，利用企业局域网和广播、报纸等媒体发布档案信息等形式，不断创造其它新的便利企业和职工利用档案的档案利用形式，推出职工关心