36--文件管理程序

《36--文件管理程序》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在应用文档-天天文库。

1、文件管理程序第19页共19页1.目的本程序规定了对文件管理控制，以确保各单位获得适用的文件且均为有效版本，严格防止使用作废文件。2.适用范围本程序适用于与公司管理体系有关文件的控制，包括外部提供的有关文件。3.术语和定义本程序除采用《管理体系手册》中术语和定义外，还采用如下定义：3.1外来文件-与产品要求和公司管理体系运行有关的国家法律、法规、标准等；行业、地方颁布的条例、标准、规范、规程、办法等；集团公司颁布的管理办法、规定等文件；3.2文件控制-对文件的制定、审核、会签、批准、发布、分类、编号、更改、标识、评审、

2、发放、登记、借阅、使用、回收、作废、存档、销毁等项进行系统化、规范化管理。4.职责4.1公司总经理负责审批管理方针、管理目标、《管理体系手册》及《人力资源管理程序》；4.2管理者代表负责审核程序文件、业务系统主管领导审批；4.3企业管理部负责《管理体系手册》的编写、修改、换版、评审、发放、回收、销毁及程序文件的评审与有关外来文件的控制；4.4公司各职能部门负责其业务范围内管理文件的编写、发放、更改、回收和控制，负责与体系有关的外来文件的识别、传阅、转发的控制，系统业务主管领导负责文件的审批；4.5经理办公室负责文件的

3、存档、销毁及外来文件的接收和发放；4.6各单位的专、兼职文件资料员具体负责收文、传阅、文件更改的换页和划改，文件的存档与上交等控制工作。5.工作程序5.1工作流程图（见下页）文件管理程序第19页共19页有关部门会签文件拟稿文件更改公司有关部门审核主管领导批准发布外来文件文件编号标识、发放文件外发各单位公司领导文件编号、登记、标识传阅档案室存档文件存档失效销毁回收、借阅5.2文件的分类5.2.1体系文件包括《管理体系手册》、程序文件及相关支持性文件等；5.2.2技术文件（包括技术标准、规范等）和工艺文件（包括工艺、操作

4、规程等）；文件管理程序第19页共19页5.2.3专业文件（指各部门在管理体系运行中有关的文件）；5.2.4外来文件（指与管理体系运行有关的国家法律法规、地方标准、上级部门颁发的管理办法、规定等文件）。5.3文件的编号和标识5.3.1公司行政类管理文件的编号按公司《公文管理办法》文件编号方法执行；5.3.2受控文件的编号分为受控号和分发号，主控部门在受控文件上加盖“受控”印章进行标识，公司内部必须使用有效版本的受控文件；公司管理体系文件编号按体系代码—公司名称代码--职能部门代码--文件顺序号四个要素编号；①管理体系代

5、码为英文字母“Ｉ”；②公司名称代码：“CS”③职能部门代码企业管理部-01经理办公室-08经营管理部-06技术质量部-02施工管理部-04安全部-03外管部-11物资设备部-05人力资源部-07财务部-10党委工作部-13市场营销部-12行政保卫部-09法律事务部-14资产运营部-15④各单位代码由各单位按照项目经理部名称自行编号；⑤文件顺序号即各职能部门所发体系文件；例：管理体系代码为“I”，企业管理部代码为“01”，《管理体系手册》为“01”号文件，其文件号为I/ＣＳ01.01；5.3.3文件更改标识文件更改时由

6、各单位文件资料员在更改的文件上标注“xx版xx次修改”标识。5.4文件拟稿与签发5.4.1《管理体系手册》由企业管理部拟稿，管理者代表审核，经理签发5.4.2管理目标、管理方针由企业管理部拟稿,经理签发；5.4.3程序文件、专业文件、技术文件拟稿由各相关单位拟稿，管理者代表审核，业务系统主管领导签发；5.4.4行政公文由制发文件的部门按《公文拟稿单》草拟，相关部门会签，经理办公室负责审核，业务系统主管领导签发；5.4.5本部门业务范围内的管理文件由部门领导审核，业务系统主管领导签发；5.4.6公司OA自动化系统办公平

7、台行政公文的拟稿与签发遵循以上程序。文件管理程序第19页共19页5.5文件评审5.5.1《管理体系手册》、程序文件在实施中因组织结构、产品、工作流程、法律、法规等发生改变而变化时，由企业管理部组织对文件进行评审，经审批人审批后执行，做好评审记录；5.5.2如果没有上述因素，对《管理体系手册》、程序文件应每年评审一次，由企业管理部组织+在管理评审活动中实施，经审批人批准后执行。5.6文件登记、发放5.6.1文件发放由各单位专、兼职文件资料员按照《发文清单》或发放回收登记表进行发放登记；发放范围由文件主控部门确定；5.6

8、.2企业管理部负责《管理体系手册》、程序文件的发放；5.6.3各单位负责技术文件与专业文件的发放；5.6.4经理办公室负责外来文件的标识、发放；5.6.5各单位编制本单位的《受控文件清单》，清单中表明文件的名称、版本号或生效时间、编号、分发号、收文时间、发文单位/人、保存地点、份数等信息；5.6.6公司OA自动化系统办公形成的电子文件，将由公司