文件管理程序

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1、管理资源吧（www.glzy8.com），海量企业管理资料免费下载！文件管理程序1目的范围对质量、环境及OHS管理体系所形成的文件予以控制，确保在使用场所能及时得到适用文件的有效版本。本程序适用于与质量、环境及OHS体系所有文件的管理。2职责2．1总裁办负责全公司范围内所有文件资料的具体控制、监督和检查。2．2总工室负责全公司范围内所有技术性文件资料的具体控制、监督和检查。2．3各单位办公室负责本单位所有部门使用文件资料的具体控制、监督和检查及其充分性和适宜性的评审工作。2．4各单位下级部门文件资料管理员负责本部门所有使用文件资料的管

2、理工作。2．5外来各种与质量、环境及OHS体系运行要求有关的政策性、标准性文件及相关法律法规，管理性的由品控中心负责管理，技术性的由总工室负责管理。3工作程序3．1文件的分类3．1．1质量、环境及OHS管理手册：包括方针和目标指标。3．1．2程序文件3．1．3三级文件1)管理性文件：包括岗位责任制、管理方案、各种运行控制与管理规定、办法等。2)技术性文件：a)标准(质量标准、检验标准、王艺标准等)；b)配方(冰淇淋、液体奶、奶粉系列产品的配方)；c)其它(如作业指导书、工艺操作规程、设备操作规程等)。3．1．4有效外来文件1)国家及上

3、级机关颁发的有关法律法规、法令、政策等文件；2)本行业可直接引用或执行的规范、规则、技术标准等。3．2文件的编号公司范围内产生的所有体系文件都应进行编号，编号方法具体执行《文件资料编号规定趴3．3文件的编写、审核与审批公司范围内产生的所有文件在发布前都应进行审批，未经审批的文件无效。若审批人不在时，需以书面形式授权他人审批。3．3．1质量、环境及OHS管理手册由品控中心负责组织编写，管理者代表审核，总裁批准。3．3．2公司级程序文件由品控中心负责组织编写，各主管单位或部门负责人审核，管理者代表批准。3．3．3各单位的程序文件由各单位负

4、责组织编写，各主管领导审核，第一负责人批准。3．3．4与质量、环境及OHS体系有关的管理性文件由产生部门负责组织编写并由其负责人批准。3．3．5各单位第一负责人《岗位责任制》由总裁批准，其他公司级的《岗位责任制》由各单位第一负更多免费下载，敬请登陆：www.glzy8.com管理资源吧（www.glzy8.com），海量企业管理资料免费下载！责人批准，各部门产生的《岗位责任制》由相关领导批准。3．3．6与质量、环境及OHS体系有关的技术性文件由产生部门负责组织编写；质量标准、配方等技术性文件由产生部门负责人审核，总工程师审批；作业指导

5、书、工艺操作规程等技术性文件由各单位(技术)品保部负责人审批；设备操作规程等由各单位设备部负责人审批。3．3．7所产生的文件必须在文件最后一页的最下方注明产生部门、起草人、审核人、批准人、生效日期等。当文件汇编成册进行发布时，在文件封面最下方注明以上内容。3．4文件的发放3．4．1各类文件在发放前，均由产生部门填写《文件处理单》，确定发放范围及文件适宜性，经部门主管领导审核，第一负责批准后，依据其发放范围办理发放手续，并在《发文登记表》中详细记录(如无审核人可直接审批)。3．4．2与体系有关的管理性文件，公司级文件由发放单位统计具体使

6、用部门所需的文件数量，然后发放至各单位办公室，再由各单位办公室将文件逐级发放；各单位下级部门产生的文件由各部门自行发放，并报本单位办公室备案。3．4．3需保密的技术性文件(如配方等)，由各产生部门确定发放范围后自行发放，不需中间转发环节，也不需给各单位办公室备案。3．4．4总裁办负责公司级手册及程序文件的发放，各单位负责本单位程序文件的发放(程序文件以每个程序为一个独立单位)。3．4．5各单位的程序文件须报总裁办、总工室、品控管理中心进行备案。3．4．6文件发放后，总裁办建立全公司的管理性文件的《受控文件资料清单》；总工室建立全公司技

7、术性性文件的《受控文件和资料清单》，各单位或部门建立本单位或部门的《受控文件和资料清单趴3．5文件的受控状况文件分为“受控”和“非受控”两大类。与体系运行紧密相关的文件为受控文件，须在文件上加盖“受控”印章，并注明发文号。3．6文件的更改文件更改时由文件更改提出人填写《文件更改申请(通知)单》，说明更改原因，由原文件审批人批准后，由产生部门文件资料管理员按发放范围发给文件持有者或持有部门。文件持有者或持有部门根据《文件更改申请(通知)单》的要求对文件进行更改，具体执行《文件资料控制具体实施办法趴3．7文件的换版、作废与销毁更多免费下载

8、，敬请登陆：www.glzy8.com管理资源吧（www.glzy8.com），海量企业管理资料免费下载！若文件需换版时，可由文件产生部门文件资料管理员填写《文件更改申请(通知)单》，经审批后按原发放范围发放到各使用部门