文件管理程序

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1、文件编号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序1/5A/01、目的规范质量体系有关的文件资料管理，以便本公司人员在从事质量活动时，能获取适用有效的文件。2、范围本程序适用于各类质量文件、程序文件、表单、各职能部门发布的文件管理。3、职责文件编制审核批准质量手册办公室管理者代表总经理程序文件各部门部门负责人管理者代表管理文件相关部门部门负责人上一级负责人作业指导书相关部门工艺人员部门负责人表单相关部门工艺人员部门负责人4、定义无5、流程见附页6、作业程序6.1文件类别区分及控制性区分6.1.

2、1文件分类:依文件性质分类,将公司文件归为四类,第一层次文件：质量手册；第二层次文件：程序文件；第三层次文件：各类管理文件、计划、标准、指导书；第四层文件：记录表单。按文件来源分，分为内部文件及外来文件。6.1.2文件控制性区分：6.1.2.1控制性（受控）：发行时需有收发记录，且列入移交，不得复印、传阅等如产品技术资料。6.1.2.2非控制性（非受控）：发行时可签收或不签收，且可传阅。6.2文件的编制6.2.1文件由相关部门的人员拟制。6.2.1拟制人员根据文件所涉及的活动和人员或文件性质来确定文件发放场所或范围,并

3、确定文件需要发布的日期.6.3文件的核准6.3.1所文件编制完毕后,由各部门主管确定人员审查.6.3.2经审查后的文件涉及本部门的由本部门的主管批准.6.3.3文件涉及多部门的需公司级领导批准.6.3.4文件批准需检查文件的完整性.6.3.5核准人员应在相应栏目或位置签字.文件编号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序2/5A/06.4文件的编号:各类文件的制定与修订需由拟制部门依文件编号方法编号.6.4.1质量手册的编号SG／ＱＡ－Ａ／０１　　　　　　　　　　　　　更改号　　　　　　　　

4、　　　　版本号　　　　　　　　　　　　质量手册代号中宝公司代号6.4.2程序文件编号SG／ＱＢ（×××）－××Ａ／０１　　　　　　　　　　　　　　　　　　更改号　　　　　　　　　　　　版本号　　　　　　　　　　　　　　　　　序号要素号　　　　　　　　　　　　程序文件代号中宝公司代号6.4.3其它质量文件编号SG／ＱＣ－×－××A/0版本/更改号　　　　　　　　　　　　　　　序号　　　　　　　　　　　　　　　部门代号第三层次文件代号　　　　　　　　　　　　中宝公司代号部门及代号：部门办公室人力资源物资采购销售部产品部品管

5、部加工工厂总装工厂设备科计量检测代号ＢＲＷＸＣＰＪＺＳＬ6.4.4记录表单编号SG／ＱＤ－×××－××Ａ　　　　　　　　　　　　　　　　版本号　　　　　　　　　　　　　　　序号　　　　　　　　　　　　　部门代码质量记录代号　　　　　　　　　　　　中宝公司代号文件编号名称页数/总页数版本/修改次数SG/QB4.2.3-01文件管理程序3/5A/0部门及代号：部门办公室人力资源设备科销售部产品部品管部总装工厂加工工厂代号１０１１０２１０３２０１２０２２０３２０４２０５部门物资采购注塑工段加工工段金工段喷漆段总装段计量检测代

6、号２０６２０７２０８２０９２１０２１１２１２注：为两个事业部同部门名称的：如产品部等，减振器事业部的文件在部门代号后缀/j（用小写），塑业事业部在部门代码后缀/s，例：SG/QC-X/j-××A/06.5文件的发放与回收程序6.5.1所有批准后的文件都应记录在《受控质量文件清单》中。每年年底前，必须进行受控质量文件的整理工作，以确保公司内部所使用的文件为有效受控版本。6.5.2各类文件和资料的发放部门以《质量文件发放登记表》的形式记录文件发往部门（人员）与日期以便于文件管理。各职能部门在收到文件和资料时，应在《质量文件

7、发放登记表》上登记，文件的收文部门应在《质量文件发放登记表》上签字，保证文件和资料受控。文件接收部门在自己部门保存的《外事来文件清单上》作好登记。6.5.2.1公司电脑已经联网的部门,文件的发放可以用电子邮件的形式发放，但在文件中设置修改权限密码，以保证文件的状态的一致，密码由文件发放部门保密，不得对外泄漏。文件接收部门将文件保存到自行设置的公文包或文件夹内。文件的原稿须由责任部门编制、审核及批准，保存在文件的起草部门。6.5.3发布的文件要在文件的首页上标明“受控”或“非受控”的字样,发出的“非受控”文件在以后更改中

8、不再通知文件的持有者。各部门所有受控质量文件，应在受控质量文件清单中反映文件的更改状态及现有版本情况。6.5.4对于文件的受控标识可由受控章表示，技术文件的受控状态见《技术文件和资料控制程序》。6.5.5文件的发布都应确保在质量体系运行的重要场所的作业人员都能得到相应的有效版本的文件。6.5.6当发布新版本文件时，在新版文件实施之