文件管理程序

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1、1•目的对公司质量安全管理体系有关的文件资料编制格式、发放、使用、更改、废止进行统一规范管理。■OR适用于木公司与质量体系标准要求和食品安全卫生管理体系应用要求有关的所有文件和资料的控制。3.定义3.1第一层次文件：质量手册，即对质量体系作概括表述、阐述及指导质量体系实践的主要文件,是企业质量管理和质量保证活动砬长期遵循的纲领性文件。3.2第二层次文件：程序文件，即对影响质量的活动做出的规定，是质量手册的支持性文件，阐明有关人员的职责、权限和相互关系的文件。3.3第三层次文件：作业文件，包含作业指导书、外来文件、HACCP计划、规定制度等，指具体指导某一项工作的文件。3.

2、4第四层次文件：记录，为完成和达到结果提供客观证据的文件。3.5文件：信息及其承载媒体。4•职责4.1食品安全小组：质量安全手册整理的制定。4.2管理者代表：质量安全手册的审查。4.3总经理：质量安全手册的批准。4.4各部门主管：木部门程序文件的制定，木部门作业文件、记录表的审查。文件制订、修改、废止申请。4.5品控经理：程序文件的审查。4.6管理者代表：程序文件及作业文件的批准。4.7各岗位：作业文件的编写。4.8行政部文件管理员：文件格式审查和文件的分发、回收、销毁。5.工作程序5.1质量安全手册：食品安全小组整理编写，交文件管理员检查格式无误后，由食品安全小组组长交

3、管理者代表审查签字，经总经理签字批准后交文件管理员，文件管理员按分发要求复印好所需数量，填写文件分发号，加盖受控文件章，分发至相关部门，并做好分发记录。5.2程序文件：由各部门主管编写，交文件管理员检查格式无误后，由各部门主管交品控经理审查签字，经管理者代表签字批准后交文件管理员，文件管理员按分发要求复印好所需数量,填写文件分发号，加盖受控文件章，分发至相关部门，并做好分发记录。5.3作业文件：由各岗位编写，交文件管理员检查格式无误后，由各岗位人员交木部门主管审查签字，经管理者代表签字批准后交文件管理员，文件管理员按分发要求复印好所需数量，填写文件分发号，加盖受控文件章，

4、分发至相关部门，并做好分发记录。5.4记录表：由各岗位根据需要编写，由各岗位人员交木部门主管审查同意后，部门主管发电子档给文件管理员确认格式无误即可生效使用。部门主管负责旧版木的记录表自行回收作废。5.5文件编号规划5.5.1质量安全手册：YD03-TQM-文件序号手册公司简称5.5.2程序文件：YD03-P-aa1文件序号程序文件5.5.3作业文件：YD03-QW文件序号部门编号作业文件5.5.4记录表：YD03--QR-修订版次记录编号部门编号表单记录5.5.5部门编号：总经办ZB（分发号ZB）、管理者代表GD（分发号GD）、采购部CG（分发号CG）、生产部SC（分发

5、号SC）、行政部XZ（分发号XZ）、品控部PK（分发号PK）、仓库部CK（分发号CK）、工程组GC（分发号GC）、食品安全小组SA（分发号SA）、客服部KF（分发号KF）、技术部JS（分发号JS）、财务部CW（分发号CW）5.5.6文件版本版次：版本从01，02,03,......依次类推。5.5.7如果部门的某类文件（三级文件）特别多，为方便其归类编号管理，可在部门编号后加括号，括号内加一字从A,B，C......依次类推，分别表示该类文件的代码。代码表示的文件类型，需要在文件管理员处进行登记，填写三级文件专用类别登记表。YD03-QW-PK（A）-01，代表品控部产品

6、作业指导书类文件第一份文件。5.6文件登记、分发5.6.1文件管理员将文件登记在《文件总目录》上。5.6.2文件管理员根据文件使用岗位复印一定的数量，盖“受控文件”章，每份文件的下方填写好文件分发号，分发给相关部门或岗位，并填写《文件分发回收记录》。5.7文件的使用5.7.1要确保相应的各使用部门和岗位有最新适用版木文件，文件使用前进行培训，并填写《培训考核记录表》。5.7.2使用部门和岗位要保持文件的清洁和完好，防止丢失，不得在文件上涂改乱画。5.8文件作废的处理5.8.1因修改收回的旧版原文件和废止的文件由文件管理员负责处理，可用碎纸机碎掉或反面使用，反面使用时要有盖

7、“作废文件”印章或打“X”。5.8.2作废文件仍有保留价值时，要在封面上盖“作废文件”章。5.9记录管理：记录的填写、归档、保存、保存时间及废止管理依《记录管理程序》执行。5.10外来文件的管理：5.10.1产品安全、质量、卫生等各类标准外来文件由品控部收集，并给文件管理员备份，登记在《文件总目录》上，按需要部门进行分发、回收，并填写《文件分发回收记录》，并跟进标准的更改。5.10.2各部门收集与木部门有关的其它外来文件，作好归档管理。5.11文件的制定、修订：5.11.1—、二、三级文件:由各部门主管提出，经管理者代表批准，