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1、试论高校机关管理效能的提升第29卷2010年第3期河南教育学院(哲学社会科学版)JournalofHenanInstituteofEducation(PhilosophyandSocialSciences)V01.29NO.3,2010文章编号:1006—2920(2010)O3—0l13—04试论高校机关管理效能的提升章文丽摘要:结合机关效能的内涵提出影响机关效能的关键五因素,即"组织,个人,技术,文化和激励约束政策",并针对新时期高校机关管理存在的诸多问题提出了提高高校机关管理效能的建议.关键词:高校;机关;管理效能;影响因素作者简介:章文丽,上海交通大
2、学药学院实验师,上海交通大学国际与公共事务学院MPA研究生(上海).高校机关管理的效率,效益,质量和能力即管理效能,是机关工作人员和组织的精神风貌,工作作风,服务质量,管理水平,工作绩效,发展潜力的集中反映,是衡量工作成效的尺度.机关效能建设是建立办事高效,运转协调,行为规范的机关管理体系的必然要求.如何提高高校机关工作管理效能问题,从理论层面讲,涉及管理科学,组织行为学等诸多学科知识,从工作层面讲,涉及思想建设,作风建设,机构及岗位设置,工作流程,机关文化,绩效考评等诸多方面和环节.一,影响高校机关管理效能的因素高校的管理效能受到各种组织因素的影响.依据不
3、同的分类,这些因素有:组织结构,人员结构,人员编制,管理体制,技术条件,支配资源,又有组织目标,组织文化,领导风格,外部环境,激励和约束政策,非正式组织等.这些因素在不同的方面对组织效能产生不同的影响.概括起来,高校管理效能与高校的组织特征密切相关,而其组织特征中最重要的概括起来就是组织,个人,技术,文化和激励约束政策五个方面的要素(如图l所示).管理效能是组织效能与个人效能的统一体,主要受到三个因素的影响,即技术,文化与激励约束政策.它们是组织效能和个人效能的重要支撑条件,当影响高校管理效能的这些要素保持一致时,管理效能才能达到最大化.图1高校机关管理效能
4、的影响因素1.组织因素组织结构,组织制度和工作流程等特性要素是决定组织运作效能的决定力量.首先,高效能组织应当是扁平化,网络化的结构.不同管理层级和管理幅度的组织,往往具有不同的效能,管理重心下移是提高学校管理效能的必然选择,组织中的网络节点应该能够共享信息和保证信息反馈畅通.…其次,提升效能的另外一个关键是加强制度建设.只有把各项职责,功能和流程规范化,制度化,高校的管理工作才会更有序,更有目标,也就更有效率.第三,管理效能还受到高校管理分工体系和工作流程的影响.高校效能建设要求围绕服务整体战略的目标,对不同部门进行合理的分工,加强部门之间的协调与合作,从
5、而有利于学校整体效能的提升.2.个体因素组织个体的思想观念,职业素质,敬业精神,职业发展等个体特征是决定组织效能的重要因素.思想观念是源头问题.机关管理的责任是围绕教学,科研这两个中心工作,积极组织,有效整合校内外各种资源,解决学校运转中出现的各种问题.机关工作人员实际有三重角色:官员(机关人员都有一定的职务序列),管理员,服务员.这三重角色是客观存在的,但孰轻孰重,哪一个是主导?l2I6高校机关工作人员应该从思想上这样定位:首先是服务员,其次是管理员,最后才是官员,但做干部不是当老爷,而是要干事情.机关工作就是为学校中心工作服务,为领导决策服务,为师生服务
6、,为基层服务,把管理寓于服务中,实现学校的管理目标.我们强调机关的定位是服务,并不意味着就要降低机关应有的"总调度"和"策源地"地位和应发挥的"管理服务,沟通协调,研究咨询"作用.此外,敬业精神也是很重要的个体因素,包括对行政工作的热爱,对工作的奉献和投入,对工作的责任感等.目前高校急需改善机关人员?l】3?用人机制,以便有效地激励他们不断提升自身能力和尽职尽责地工作.3.技术因素技术是组织效能的重要支撑条件.很多管理架构和管理流程的实现,都需要一定的技术支撑,如无纸化办公需要计算机网络和信息技术的支持等.同时,运用更先进的技术设备,是提升高校管理效能的最直
7、接的途径.目前,高校急需加紧建立教师和学生基本数据库共享系统,将统计数据和各类信息归El到某个部门或某个岗位来统一协调.高校管理还有一些运作环节有望通过高新技术手段加以改善,如电子文件系统,网络会议,等等.而这些技术手段将极大地提高机关效能,并且推动机关管理制度的改革.4.文化因素组织文化是组织在长期的实践中积淀形成并为其成员所共享的价值观体系和行为规范体系.组织文化通过给个体施加团体的影响,潜移默化地使个体行为组织化,它是组织效能的软支撑条件,对于组织效能的影响往往更为深远,是提高行政效能潜力最大的因素之一.营造先进的组织文化,可以充分发挥工作人员的积极性
8、和创造性,增强组织的凝聚力和协调性,保证组织的和谐与
