档案信息化建设有关问题探讨.doc

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1、档案信息化建设有关问题探讨随着现代社会信息化程度的提高，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。档案信息化建设是指运用信息技术提高档案工作现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境屮档案管理与档案服务的基本框架与皋本方法，实现档案信息的社会化服务。信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。文章就档案信息化建设的必要性进行了论述，然示就档案建设屮的基本内容进行了分析，并提出了相应的对策措施，

2、以期为档案的信息化建设提供参考。一、档案信息化建设的必要性(-)使工作效率得到提升。信息化的档案向建立档案和查阅档案的人都提供了方便，在面对众多纸质档案时，由于管理档案的人员任务非常繁重，致使他们在工作中容易出现差错，但运用计算机扫描便能快速使档案实现信息化，同时还能轻松处理完档案资料，如此一来，不仅使工作效率得到了提升，同时也使存储空间得到了节省。(-)使档案管理工作得到改善。实现信息化的档案管理，能让档案管理部门由封闭性管理转为开放性管理，让档案管理方式可以从档案的保管和利用转变成档案的信息化服务、管理

3、和采集，进而使档案资源能实现科学配置，从而为经济的发展提供更高效的服务。（三）方便检查查询。对传统检索方式加以利用，档案管理者可从目录中找出档案，并按照记录到库房里进行查找，但这样做非常浪费人力。在实现档案的信息化管理之后，能使即时查询得以实现，管理者可选择最佳的查询方式，将所需档案从档案库里面检索出来。（四）支持管理和决策。信息化的档案管理能确保档案信息的可靠性和完整性，不仅能让员工通过计算机查阅相关档案资料，进而使他们的工作效率得到提升，同时还能综合分析档案信息，从而为领导决策提供文献支撑。二、档案信息

4、化建设的集体内容档案信息化建设主要包括：基础设施建设、档案信息资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设等五个方面的内容。（一）标准规范建设。是对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面，制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通，具有十分重大的意义。（二）基础设施建设。主要指档案信息网络系统和档案数字化设备。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，

5、只有建设先进的档案信息网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。（三）应用系统建设。应用系统建设主要内容包括档案信息的收集、档案信息的管理、档案信息的利用、档案信息的安全等方面，它关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息化建设的效益和档案信息服务的效果。(%1)档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息化建设的基础和核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发和利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设主要内容包括馆

6、藏档案的数字化和电子文件的采集和接收。档案信息资源建设主要形式包括馆藏档案目录中心数据库建设、各种数宁化档案全文及专门数据库建设。(%1)人才队伍建设。档案信息化建设，人才是关键。人才是最宝贵的资源。它不仅需要档案专业人才，计算机专业人才，更需要既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才。三、加强档案信息化建设的有效举措(-)制定规划，突出重点，扎扎实实地推进档案信息化建设工作。档案信息化工作应该破除对信息化建设工作中存在的认识误区，坚持以利用为中心，充分发挥信息化工作的效用。档案信息化工作要以利用为木，充分

7、考虑档案利用需求与特点，结合本单位信息化工作发展水平来开展。要从本单位实际出发，讲求实效，追求投资效益，做到建一个成一个，发挥效用，不能搞形式主义。(-)加强组织协调，整合档案信息资源，做好信息化建设工作。作为一项庞大的综合性工程，档案信息化建设必须通过设置高效率的工作机构来协调其工作的开展。其工作机构应包括：信息化建设的组织管理机构、网络系统的设计建造机构、网络信息管理服务机构等。其中组织管理机构是建设的决策指挥者和组织实施者，是整个信息化工程的策动力，决定着网络建设工程的组织效率：网络系统设计建造机构是

8、具体负责档案信息网络的规划、技术设计和工程建造的机构；网络信息管理服务机构是档案信息网络的实际运作者，负责网络的运行维护和档案信息的组织、发布与更新。（三）加强档案信息标准化和规范建设,为信息化建设提供必要条件。档案信息化标准规范主要包括管理性标准规范、业务性标准规范和技术性标准规范。其中，管理性标准规范是对电子文件档案信息进行管理的一套规划，包括计算机安全法规与标准及数字档案信息资源合法化确认标准等；业务性标准