档案信息化建设与管理问题探讨

《档案信息化建设与管理问题探讨》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在学术论文-天天文库。

1、档案信息化建设与管理问题探讨：本文通过分析档案信息化的内涵及意义，针对档案资源信息化建设的基本要求及管理过程中应注意的问题进行探讨，以适应档案管理现代化的需求。　　关键词：档案资源；信息化；数字化；管理制度　　：G271：B：1009-9166（2011）0014(C)-0305-02　　　　一、档案信息化是指在档案管理活动中以数字化建设为核心，全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行开发，管理和提供服务的过程，也即档案管理模式从面向档案实体保管向重点以档案数字化为社会提供服务转变　　积极推进档案信息化管理，具有重要的现实意义。第一是为档案管理者提供了便利，建立档案信息化系统后，

2、电脑代替人脑，有效地实现对档案信息资源统一有序的管理。第二是为档案利用者拓宽了空间。通过实现档案信息化，资源利用途径大大拓宽，人们不必亲临档案馆，只需通过身份认证，在X络上就能查到档案信息资料，方便了使用者。第三是提高了、社会档案意识。档案信息化能够档案的社会开放与利用程度，强化社会服务功能，从而使人们体验信息化的便利和社会档案的重要性，扩大档案利用率，提高全社会的档案意识。　　二、档案资源信息化建设的基本要求　　（一）明确档案资源信息化建设的规划。档案资源的信息化建设，就是要利用计算机X络和数据库这个信息技术手段实现管藏各类档案的数字化，将X络化办公条件下的电子文档管理X络一体

3、化。这就是通过办公X络，逐渐完成各种档案资源的数字化转换，并使用文档一体化管理软件来完成电子文件的归档工作。档案管理部门的信息管理人员应有权监督归档部门对电子的鉴定和归档情况，以杜绝有档不归、归档不全或者不及时不规范现象。　　（二）提高档案资源数字化的技术要求。档案管理的基本特征就是求其保真、保密和保养三者的统一。这些基本要求并不能随着信息化的到来而丢弃，因此，档案信息化的技术水平也应当具有较高的要求。　　首先，档案的数字化处理必须做到不可变更，即“固定化“。如纸质档案尽可能采用图片扫描，做到对页面内容的保真。录音录像的数字化必须保持原样永久存储。电子文档要做到草稿、修改稿、发文

4、纸、正文一并归档，修改稿要保留草稿字样和改稿人姓名、修改内容、修改时间、并做到整套归档的电子文件不可改变。　　其次，档案资源数据库的安全管理是档案信息化建设首要的前提条件，这就是档案管理的保密问题，其涉及三方面内容；一是存储安全，数字化档案的存储该使用带自动备份功能的专用服务器，设置工作站与办公X络相连接，同时使用光盘库定期刻录备份，最好有第二个异地报管的备份；二是利用安全，数字化档案完全可以通过X络提供查询和利用，为了确保安全必须采用物理隔断和功能强大的防火墙等措施；三是身份安全，通过登陆身份证安全认证、动态口令等方式，加强档案利用的保密工作。　　（三）完善档案资源信息化的管理

5、制度规范。档案信息的技术支撑必须满足信息维护的需要，在文档一体化方面要实现对档案数据库的自动维护，这就要求有较为健全完善的信息化管理制度为工作规范的共同标准。　　首先，在文档一体化模式下，过去分年度、分阶段对归档部门进行的业务指导，执法监督都要变为日常的、全过程的指导监督，真正实现电子文件的归档的流水式作业。其次，在档案资源利用信息化、X络化条件下，档案信息查询利用更应当做到“开放”与“保收”的统一，即要做到主动服务，又要做到安全管理。为此，必须制定X络查询、利用档案数据信息的权限管理办法以及安全管理协议等。再次，档案的凭证作用是档案价值的根本所在，其法律效率显得十分重要，传统的

6、法律凭证必须是各类档案的实物原件。《实施纲要》提出，要加快推进档案信息化法制建设，适时提出比较成熟的行政立法建议，推动相关配套行政规章的制订和完善。　　三、档案信息化管理过程中应注意的问题　　（一）系统问题。在X络经济的今天，大多数单位局域X已建成。然而，单位的各部门之间管理软件数据接口困难，档案信息难于共享，造成了许多同一类档案信息不在同部门之间都开展了统计管理工作，重复劳动现象严重，，结果事倍功半，浪费了大量的人力、物力资源。一个单位的档案信息管理系统进行自行开发建设或购买时，应遵循以下两个基本原则。1、实用性与先进性。在系统建设中要正确处理技术的实用性与先进性之间的关系，采

7、用的系统既要易于实施、易于操作，又易于管理和维护，既不盲目追求先进的技术，又要讲技术定位在一个较高的层次上，避免在短时间内实施系统的技术与设备被淘汰，造成重复建设与浪费。因此，在系统的选择上应坚持的原则是以最小成本获得最先进、最实用的系统。2、开放性与标准型。在总体设计中，应采用开放式系统结构，使X络易于扩充，使相对独立的分系统易于组合调整。X络选用的通信协议和设备要符合国际标准，，使X络的硬件环境、软件环境、操作平台之间的相互依赖减至最小，同时，要保证X络的互联性与兼容性，为档