建设项目的档案管理.pdf

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1、第一章公路建设项目档案的管理第一节项目文件、档案的控制与管理一、引言项目建设单位负责组织、协调和指导勘测、设计、施工、监理单位编制项目竣工文件和整理项目文件，应确保项目档案的完整、准确、系统、安全与有效利用。在签定项目勘测、设计、施工及监理合同、协议时，应设立专门条款，明确有关方面应提交相应项目文件以及所提交文件的整理、归档责任。项目文件的形成、收集、整理归档和项目档案的移交应融入项目建设的全过程，与项目建设同步进行。建设、勘测、设计、施工、监理等单位应根据相关要求，完成各自职责范围或合同规定的项目文件形成、收集、整理、归档工作。二、与项目建设

2、同步进行项目档案工作应与公路建设同步。各实施阶段均应进行文件材料的收集、积累和整理工作；签定勘测、设计、施工、监理等合同、协议时，应对项目档案的编制、整理和移交工作提出明确要求；检查工程进度与施工质量时，应同时检查项目档案的收集、整理情况；进行单位、分部、分项工程质量等级评定和工程验收时，应同时验收归档文件材料的完整程度与整理质量。在项目档案管理过程中，应明确工作责任、工作步骤，对不符合规定的应提出整改要求。三、纳入项目建设管理项目建设单位、勘测单位、设计单位、施工单位及监理单位应将工程文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入工程目标管理，纳入

3、施工管理及考核范围，纳入有关法人和工程技术人员岗位职责。四、明确档案管理职责建设单位负责对建设项目档案工作进行监督、指导和协调；勘测单位、设计单位、施工单位、监理单位按合同要求，完成建设项目文件的收集和整理；监理单位还应对施工单位的项目档案工作进行检查。在缺陷责任期内，建设单位还应督促设计、施工、监理和使用单位，对公路试运行情况进行综述和对设计、施工质量评定材料及时归档。对于未能按要求完成项目档案工作的，工程不予验收。五、建立健全档案管理网络565各参建单位应明确分管档案工作的领导，配备档案工作人员的培训，并保持相对稳定；建立覆盖建设单位各部门

4、和各施工、监理单位的项目档案管理网络。从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人，层层建立档案管理岗位责任制。六、做好档案的防护在公路建设的全过程，应采取有效的防护措施，确保档案的安全，谨防丢失和损坏。七、项目文件的收集及质量要求1.收集范围反映与项目有关的职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设项目档案。通常指从项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工、竣工使用及管理工作，全过程中所形成的文件、图表、音像等材料。项目文件材料归档范围和保管期限见附件五。2.收集时间各类文件应按文件形成的先后顺序和

5、项目建设情况及时收集。3.编制数量竣工文件编制数量不少于三套：建设单位、接管单位和档案管理单位各一套。4.项目文件质量要求（1）项目文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签署完备。凡本《办法》要求归档的资料，应属长期或永久性保存的资料，要求用碳素墨水笔、黑色中性笔书写、绘制、签名，不得用易退色的书写材料（包括红墨水、纯蓝墨水、复写纸、圆珠笔、铅笔、彩色水笔等）书写、绘制、签名。（2）计算机印刷的文字资料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。表格应铅印或用激光打印机打印，表内文字应是手写或计算机激光打印，纸张统一采用国际标准

6、纸型（A4、A3幅面）。（3）签名应由本人亲自书写，特殊情况需要代签，代签人应持有签字人的委托书，在签字处盖上应签字人的签名章（用红色印泥），并在盖章处右侧签上盖章人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。（4）写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确的文字，不允许涂改。（5）传真件（激光打印除外）及复写件应复印后与原件一并归档。两种文件具有同等效力。（6）录音、录像文件应保证载体的有效性。（7）长期存储的电子文件应使用不可擦除光盘。第二节竣工图的编制566一、项目竣工图的编制要求（1）竣工图由施工单位负责编制；（2）竣工图应完整、准确、清晰、规范

7、、修改到位，真实反映项目竣工时的实际情况。特别是隐蔽工程的高程，各部尺寸和地质情况。（3）按施工图进行施工而没有变更的，由竣工图编制单位在施工图（必须是新图）上加盖竣工图章作为竣工图。（4）一般性图纸变更及符合杠改要求的变更，可在原图（必须是新图）上更改，加盖竣工图章，并标注变更通知或其他变更批准文件编号。（5）涉及结构形式、工艺、平面布置等重大变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，加盖竣工图章，图中的变更处，必须标注变更通知或其他变更批准文件编号。（6）重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图

8、纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。（7）竣工图纸按A3号纸（420mm×297mm）大小装订。竣工图、表的编号办法，参照原设计图纸