会计信息系统-第6章-采购与应付款管理.ppt

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1、第6章采购与应付款管理6.1概述6.2采购与应付款业务流程分析6.3采购与应付款系统功能分析6.1概述因采购与应付款有着紧密的联系，因此在会计实务中，采购与应付款既可以作为一个子系统运行，也可以将其划分为既相互联系又可独立的子系统运行。目前大多数会计软件都采用独立的子系统即采购管理子系统和应付款管理子系统。采购与应付循环的管理与核算因不同行业或企业而有所不同，其中制造企业和商品流通企业的采购活动具有较大的代表性。企业通过采购材料或商品而开始生产经营活动．企业的采购一般是从订单开始的，订单是企业根据产品的市场销售状况或客户的需求和库存的情况而产生的。企业一方面要减少资金的占

2、用，另一方面要减少经营的风险和存储的成本，把库存减少到最低可接受程度，即所谓“经济库存量”，就要设计科学的采购计划，即设计经济采购批量与订购点（早期的）。20世纪60年代后采用MRP(物料需求计划）。传统库存管理方法---订货点法订货点法是一种使库存量不得低于安全库存的库存补充方法，以此来保证需求。物料需求计划MRP42产品信息（物料清单）（工艺路线）库存信息3（物料可用量）主生产计划MPS1潜在客户预测合同MRP的逻辑流程图采购计划生产计划卖什么？做什么？买什么？市场要什么？商业企业的库存完全由供应商来决定，只要库存达到最低，供应商立即补充。由于计算机及网络技术在企业管

3、理中的应用，企业内部乃至整个供应链的各种信息共享程度越来越高，利用采购订单模式科学制定采购计划，已经成为许多企业的共识。一、采购管理主要任务：根据企业内部库存和外部市场的情况，及时地制定采购计划合理选择供应商反映和监督采购合同的执行情况一般而言，较高的存货储备有利于生产和销售，但无疑却增加储备的成本。储备存货的成本包括三种：(1）采购成本。指购货款及其运输费用等。年采购成本与年总采购量有关，一般与订货量无关。(2)订货成本。指每次订货发生的各种费用。该成本与每次订货量无关，所以每次订货量越大则每年订货次数越少，年订货成本越低。(3)持有成本。指拥有并保存存货所发生的各种费

4、用，如仓库保管成本、存货所占用资金的资金成本、在保管过程中所发生的损失以及存货的保险费等。采购管理应包括如下几个方面：(1)实际采购量的控制。为减少资金占用和库存的存储成本，又不影响企业的生产和销售，应合理安排采购数量和批次，要根据市场的需求情况进行生产，根据生产和库存的情况进行采购，决不能盲目地进行采购，因此，对订单的管理是采购管理的重要环节。(2)采购成本的控制。采购成本的控制对企业也是非常重要的。许多中大型工业企业采用按计划成本核算方法对采购环节的成本加以控制，一些企业还利用电子商务作为工具在网上进行大批量的集中采购。采购量大，可以降低采购价格，从而降低采购成本，同

5、时，又避免了下级单位的黑箱操作，订货成本也大大降低。不同的企业对采购成本的控制有不同的方法。(3)货款结算的控制。采购完成时，供应商必然要进行货款结算。首先，应注意结算方式、结算时间的选择安排。这对企业是非常重要的，它一方面体现了企业信用与供应商良好关系，另一方面还可以争取到供应商对所售商品的折扣（指现金折扣），从则降低成本。其次，应正确确定结算金额和对象，当企业的采购活动频繁时，尤其是在手工方式下，与供应商的结算．稍有疏忽可能出错，而一旦货款多付或错付对象将给企业带来损失。因此，当企业采购用订单进行采购时，货款的结算应该与采购订单上的金额和对象保持一致。第三，应注意应付

6、账款与预付账款的管理，定期与供应商对账。(4)入库的管理。入库材料的品种、数量等应该与订单相一致。当供应商发运的物品运抵后，必须由验收部人员核点验收，检查运抵物品的数量和性能状态．发现物品存在质量问题，应立即提醒采购部门与供应商联系，对需要退货的物品应填写退货单，并通知财务部在货款结算中扣除相应的金额。二、采购交易的会计核算采购环节的会计核算方法因企业类型、规模以及管理方式的不同而不同。如工业企业的采购核算可以采用实际成本核算或计划成本核算，采用计划成本核算的，应使用“材料成本差异”科目，核算采购的实际成本和计划成本的差异，以达到反映与控制采购成本的目的。商品流通企业可以

7、采用进价核算和售价核算。一般对批发商品采用进价核算，而对零售商品多采用售价核算。采用售价核算的企业应设置“商品进销差价”科目，核算商品售价与进价的差额，以反映商品毛利。对于采购环节运杂费的处理，工业企业与商品流通企业核算也有所不同，工业企业运杂费（除小额市内运输费外）一般直接或分配计入采购成本，作为材料成本的一部分；而商品流通企业的运杂费，一般都直接计入营业费用。三、采购与应付子系统的特点与目标（一）采购与应付子系统的特点采购与应付子系统是会计信息系统中的一个较为复杂的子系统，它具有如下特点：(1）数据处理量大。一般工业企业中