文件记录的管理培训.pdf

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1、文件和记录的管理IMIGSCJun,2010培训章节•文件的管理–纸质文件的管理–电子文件的管理•记录的管理•ISO9001：2008对文件管理的要求IMICONFIDENTIAL这些情况我们是否遇到过？IMICONFIDENTIAL也许这样会好一些！IMICONFIDENTIAL这里最乱的地方在哪里？我们意识到了吗？！IMICONFIDENTIAL也许这样会好一些！IMICONFIDENTIAL文件的管理很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整

2、理自己的文件。文件管理对于一个公司来说有着举足轻重的作用。一个运转良好的公司，其文件管理系统一定是规范而清晰的。IMICONFIDENTIAL那么什么是文件呢？根据ISO9000的定义，，文件是信息及其承载的媒，文件是信息及其承载的媒体体。体。。什么是信息。什么是信息？？信息是有意义的数据？信息是有意义的数据。。所谓承。所谓承载的媒体可能是利用纸张、、计算机磁盘、计算机磁盘、、光盘、光盘、照片、、磁带、磁带、、或者标准样件、或者标准样件、、样品或者它们的任、样品或者它们的任何组合方式的媒体。IMICONFIDENTIAL文件管理中的常见问题1、、、没有文件和资料编号规则

3、、没有文件和资料编号规则；；；建议：建立“文件与资料编号规范”，这样便于企业的文件的识别、归档、查询等管理，以保证文件的正确使用;特别是技术文件和表单;2、、、由于每个部门都有发行文件的权利、由于每个部门都有发行文件的权利，，，但是缺少文件状态标示，但是缺少文件状态标示：：：缺少：缺少发行部门和接收部门的标识及发行日期。。。建议：企业有一个专人来控制体系文件，或者负责ISO的人员来管理体系一二阶文件，技术部门派一位人员来负责技术文件的发放管理和回收等事宜;3、、、文件控制程序中、文件控制程序中，，，没有对外来文件的定义和管理，没有对外来文件的定义和管理。。。建议：外来文

4、件管理是文件管理里必需写的一条，应该写到”文件与资料管理程序“里面去;至于管理方法，每个企业外来文件类型都不同，当然文件管理方式也不同，但一定要加以控制和管理！IMICONFIDENTIAL文件管理中的常见问题4、、、对于发行给第三方的文件、对于发行给第三方的文件，，，文件程序没有明确的管理办法，文件程序没有明确的管理办法。。。建议：关于发给第三方的文件，第三方可能更多是你们的供应商或者下属子公司之类的，这也是需要进行管理的，可以不用专门写一个文件，同样可以写到“文件和资料控制程序里”，该如何发放，谁有权发放，该如何回收，都可以明确下来！5、、、对于文件的审核和批准权限

5、规定不明确、对于文件的审核和批准权限规定不明确。。。没有图纸和文件发放的。没有图纸和文件发放的审批规定，，，造成以口头通知为准，造成以口头通知为准。。。建议：任何文件发布前都要得到审核和批准才能允以发行，以确保文件的充分和适宜性，自然这个责任人就要得到明确。6、、、仅对文件发放确认有规定、仅对文件发放确认有规定，，，对于文件回收，对于文件回收，，，只规定自行销毁，只规定自行销毁。。。没。没没没有记录可以查阅。。。建议：“文件与资料控制程序”里对这个是一定要有相关规定的，既然有发放规定，这个回收作废也必然是要的，你们可以在发放文件清单里加“回收”这么一栏，这样，管理起来，

6、会比较合适！IMICONFIDENTIAL文件管理与文控中心－－－文控中心的责任－文控中心的责任发布前得到批文件的评审与更确保文件的更准准准，准，，，确保文件确保文件新新新，新，，，确保发布前确保发布前改和现行修订充分适宜。。。再次得到批准状态得到识别在文件发布前应确保在使用处可确保文件保持清确保外来文件获得适用技术文晰晰晰、晰、、、易于识别易于识别得到识别，，，并，并并并件的有关版本。。。控制其分发确保图样和技术文各部门应确保识别产防止作废文件的非件发布前进行审签品质量形成过程中需预期使用，，，及时回，及时回和标准化检查要保存的文件，，，并及，并及收作废的任何文件时归

7、档IMICONFIDENTIAL文件控制流程图开始制制文正订修订申请订审文件试式定申件发运期修运请会行行评批订审行审作废申请审批相文件制订/修订/作废申请表结束销毁关文件会审表相记文件控制程序关录文件发放/回收记录表文技术资料控制程序文件控制总览表件文件年度评审记录表文件书写管理规定IMICONFIDENTIAL外来文件控制旧版收集收集确认发放签收使用获取新版本确认回收发放号文件保管适用的外来作废外来外来文件版本文件文件新版本（（（无效（无效）））IMICONFIDENTIAL案例分享–A公司：哈！你瞧，为了做ISO9000我们公司的顾