文件记录管理.ppt

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1、文件管理DocumentManage什么是文件？文件Document信息及其承载媒体示例：记录、规范、程序文件、图样、报告、标准注1：媒体可以是纸张，计算机磁盘、光盘或其他电子媒体，照片或标准样品，或它们的组合。注2：一组文件，如若干个规范和记录，通常被称为“Documentation”。注3：某些要求（如易读的要求）与所有类型的文件有关，然而对规范（如修订受控的要求）和记录（如可检索的要求）可以有不同的要求。提问：我们公司都有哪些是文件？为什么要控制文件？因为文件表达了确定的信息，能使人们沟通意图、统一行动。通过使用文件，也就是利用文件上的信息，可以使大家知道怎么做，还

2、可以把文件作为培训的材料，达到步调一致。此外，文件也能为活动提供证据或依据。控制文件的目的也就是能让使用文件的人能够得到适宜的、有效的信息。文件有可作用，为什么要控制文件TMS文件如何控制？文件发布前得到批准，以确保文件是充分与适宜的必要时对文件进行评审与更新，并再次批准确保文件的更改和现行修订状态得到识别确保在使用处可获得适用文件的有关版本确保文件保持清晰、易于识别确保外来文件得到识别，并控制其分发防止作废文件的非预期使用，若因任何原因而保留作废文件时，对这些文件进行适当的标示提问：看看身边是否有未受控的文件什么是记录？记录：Record是文件的一种阐明所取得的结果或提

3、供所完成活动的证据的文件公司文件和记录管理的程序文件：TM2-007《文件、资料管理程序》提问：看看我们身边都有哪些记录？TMS文件包括哪些？TMS方针、目标和指标手册TMS要求形成文件的程序组织为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件标准要求的文件、记录。讲解：一阶、二阶、三阶、四阶文件是什么？体系文件的架构指导关系手册程序作业指导书相关表单支持关系提供方向由谁、何时、何种情况、怎么做具体如何做具体如何做说明你曾做过12篇40篇4000多份公司文件都有哪些？内部文件：内部有关全面管理体系文件如全面管理体系手册、程序、作业指导书等。外来文件：指客户在订购合约或供货商所

4、提供的图面、规格书与检验规范及自公司外所取得的各类文件，以及视需要保存官方发布的环境、职业健康安全法律法规及其它要求、函文等。公司文件等级区分？A级：影响公司重大权益之技术性资料（机密）例如：体系手册、体系程序手册、工程规范(TSN)、技术资料等B级：对公司技术能力累积有帮助之资料例如：设备操作、保养、安装手册等C级：一般普通资料。公司文件管理要求A级资料禁止影印、禁止携出禁止将旧版、作废等文件私自销毁，须缴回文管中心由文管专责人员销毁TMS要求形成文件的程序文件须由专责人员妥为保管，不得任意乱涂乱画背面再生纸使用须标明清楚，例如：在背面画“×”以利区分记录填写规范各项记

5、录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确，记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正液各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理，建立管理登记表记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗失或资料模糊不清，存放方式应便于取阅记录填写规范各项记录应标识明确、字迹清楚、内容完整准确，记录应标明填写日期，确保其具有可追朔性记录有错误需要更改时，应将错误处划线后填入正确资料，并有更改者签名，禁止用铅笔或修正液各单位主管应指派专人作TMS记录之保存、管理，建立管理登记表记录保存期限内，应妥善管理，避免损毁、遗

6、失或资料模糊不清，存放方式应便于取阅文件编号规则TMS管理手册-----TM1-XXX(流水号)TMS管理程序-----TM2-XXXTMS作业指导书-----TXXX(大分类)-XX(中分类)-XXX(流水号)中央幕僚TSN编号原则：TS(S代表：STAFF)CRT厂TSN编号原则：TC(C代表：CRT厂)TV厂TSN编号原则：TV(V代表：TV厂)GPM厂TSN编号原则：TG(G代表：GPM厂)玻加中心TSN编号原则：TH(H代表：玻加中心)参照：TS05-02-001《TSN编号系统规定》一、二阶文件作业流程修订/废止制订者制订者制订单位主管品质保证部/人资/CRT

7、厂长/GPM厂长管理者代表最高管理者技管资料中心资料中心制订/修订OKNG文件编号（依编号原则）制订、修订、废止核对旧版回收销毁记录/管制复印、分发OKNG审核OKOK审核核准确认/发行NGNGNG负责单位流程三阶文件作业流程负责单位流程修订/废止制订者制订者制订单位主管相关单位（非制订单位）品质保证部管理者代表技管资料中心资料中心制订/修订OKNG文件编号（依编号原则）制订、修订、废止核对旧版回收销毁记录/管制复印、分发OK审核OK核准确认/发行NGNGNGOK会签NG四阶文件作业流程负责单位流程制订、修订、废止核对核准确认