项目档案管理与整理.ppt

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1、项目档案管理与整理刘亚文（贵州省档案局业务六处）二〇一一年八月十七日项目档案管理与整理一、项目档案的定义二、项目档案管理的特殊性三、建设单位的档案职责四、参建各单位的档案工作职责五、项目文件的收集工作六、项目文件的鉴定七、项目档案的分类八、项目档案的整理一、项目档案的定义项目档案是指经过鉴定、整理并归档的项目文件。项目文件是指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。二、项目档案管理的特殊性三、建设单位的档案职责㈠档案业务监督、指导职责⒈将项目档案工作纳入工程质量行政领导人责任制，将项目文件的收集、管理纳入工程建设计划，纳入各

2、承办机构和有关部门的职责范围和岗位责任制，并制订相应的检查、考核措施。⒉建立档案管理网络，配备专、兼职档案工作人员，落实项目档案工作的组织保证体系。⒊建立健全项目档案管理的各项规章制度、标准和规范，使项目档案工作有章可循。⒋配备保证档案工作正常开展的设备、设施，以及实行现代化管理的必要条件。⒌将项目档案管理纳入合同管理，明确规定各参建单位对项目文件的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督和审查责任。⒍监督、指导各参建单位将项目档案工作与工程建设同步进行。⑴从建设项目的提出一开始，建档工作即应开始⑵在项目建设各阶段中，档案的形成、收集、整理要与项目建设同步⑶工程项目验收前，项目档案的收集、

3、整理、编号、审定工作要与工程竣工验收准备工作同步进行⑷工程项目验收时，提交合格的项目档案与竣工验收同步进行⒎组织项目档案的阶段验收和自检。㈡档案收集、整理、移交职责四、参建各单位的档案工作职责勘察、设计单位档案管理职责监理单位档案管理职责施工单位档案管理职责五、项目文件的收集工作㈠项目建设各阶段文件的收集及其责任⒈项目准备阶段⒉项目施工阶段⒊项目试运行阶段⒋项目竣工验收阶段㈡项目建设单位及各参建单位收集职责㈢收集范围㈣收集时间㈤项目文件质量要求⒈字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字认可手续完备。⒉需永久、长期保存的文件不应用易褐色的书写材料书写、绘制。⒊复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清

4、晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。⒋录音、录像文件应保证载体的有效性。⒌长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。六、项目文件的鉴定㈠完整性鉴定㈡准确性鉴定㈢属性鉴定㈣密级鉴定㈤保存价值和保管期限鉴别七、项目档案的分类八、项目档案的整理㈠项目文件的组卷⒈什么是案卷案卷，是由互相联系的若干文件组合而成的一种档案保管单位。⒉组卷的要求：遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备；符合档案管理要求。⒊组卷的具体做法：项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷；项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷；设

5、备文件按专业、台件组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据件、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。㈡案卷及卷内文件的排列①管理性文件按问题、时间或重要程度排列；②施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列；③设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列；④竣工图按专业、图号排列；⑤卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。㈢项目档案的编目⒈卷内文件页号的编写页号编写的位置：单面书写文件在右下角；双面书写文件，正面在右下角、背面在左下角。图样页号编写在右下角，或

6、标题栏外右下方；成套图样或印刷成册文件，不必再重新编写页号。编写页号的方法：如果案卷装订，以每卷为单位按顺序编写科技文件的页号；如果案卷不装订，先编案卷内每份文件的件号，然后再以每份文件为单位按顺序编写页号。⒉卷内目录的编制序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注卷内文件目录档号：⒊填写卷内备考表⑴说明：填写案卷内项目文件的件数、页数，不同载体文件的数量，以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。例：本卷共有文字材料20件，100页，照片10张，附图1张。本卷共有文字材料20件，100页，照片10张。本卷共有文字材料20件，100页。⑵互见号：填写反映同一内容而形式不同且另行保管有档案保

7、管单位的档号。档号后应注明档案载体形式，并用括号括起。例：H101-8043-02（照片）表示探伤记录与照片档案中的H101-8043-02卷内容有关联。⑶立卷人及检查人的姓名和时间。㈣案卷的装订⒈案卷可采用装订和不装订两种形式。(不装订是相对整个案卷内所有文件材料装订在一起而言的一种装订方式，实际操作时就是单份文件装订，并在卷内每份文件首页右上方加盖、填写档号章。)⒉案卷内不同尺寸的科技文件要折