财经写作ppt课件 第8章 商务应用文书.ppt

《财经写作ppt课件 第8章 商务应用文书.ppt》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、第8章商务应用文书商务函电第一节商业广告　商品说明书第二节合同第三节招标书　投标书第四节第一节商务函电一、商务函电的概念和作用二、商务函电的种类三、商务函电的格式和要求一、商务函电的概念和作用（一）商务函电的概念与特点商务函电是企业通过信函、电报、电传、传真、电子邮件等现代化的通信方式，在商业伙伴间进行商务往来的书信与电传。函和电在经济贸易中统称“函电”，它主要用于传递信息、商洽业务、询问和答复问题。商务函电具有很强的实用性、专业性和往来性，其行文更显得内容单一、结构紧凑、语言凝练。其行文方向不受限制，适用的范围宽泛，既可以在国内商务往来中使用，也可以在国际商务往来中使用。商务函电具有以下特

2、点。1．作用地位中心化。2．传输方式信息化。3．书写格式自由化。（二）商务函电的作用1．索取信息或传递信息。2．处理商务交流中有关事宜。3．联络与沟通感情。二、商务函电的种类（一）商务信函商务信函是指在商业洽商过程中使用的信函，又称商函。商函是各公司、企业间进行业务联系，洽谈商务，磋商问题的函件。（二）商务电报和电传1．电报电报以四个数码为一组，按电报纸格填写，包括收报人地址、姓名、电报内容、具名四个部分。2．电传用户利用安装在办公室或住宅内的电话机上加装一台传真机，通过市内、国内、国际长途线路即可相互间直接收发文字、图表、照片等真迹资料。（三）电子邮件电子邮件(electronicmail

3、，简称Email）又称电子信箱，指用电子手段传送信件、单据、资料等信息的通信方法。三、商务函电的写作格式和要求（一）国内商务信函的格式和要求国内商务信函一般包括事由、字号、发函对象、正文、落款、附件六个部分。1．事由即函件的主旨，写在信笺第一行中间，让对方一看就知道信的主要内容，它如同函件的标题。因此，事由部分的语言既要能够明确地概括出全信的主旨要点，又要语言简洁。2．字号字号中的“字”是发函单位的代称，“号”是发函单位的函件顺序。“字号”写在信笺的右上角，一般略高于“事由”。字的前面一般要写年度，年度应加上括号。如“（2011）中石油字第054号”。“中石油”代表中国石油总公司。写明字号

4、，目的在于归档存放时便于收、发函单位分类、查询、管理。3．发函对象发函对象是信函发给的商号、公司、董事、经理、店主。为使商函发挥作用，必须写清商号名称或主要负责人姓名及职务，放置在“事由”之下的第一行左边，顶格书写，后面加上冒号。准确无误地写清行文对象，不仅能发挥商函的作用，而且也是礼貌的表示。“发函对象”可看作商函的开头。有时还可加上表示尊敬的附加成分。4．正文正文是商函的主体。行文应简明扼要，直截了当。语言必须文明礼貌，态度必须鲜明，感情必须诚挚。应写在“发函对象”下一行，行首空两格，表示商函内容叙述的开始。一般由三个部分内容组成。5．落款落款包括两项内容：一是写上发函单位的名称，并加盖

5、印章；二是主要负责人的签名，而且不能以打字取代。6．附件如有附件（商品目录、订货单、发货单、价格表等资料），应在落款之下注明附件的名称和件数（二）对外商务信函的格式和要求1．开端在信笺的右上角详尽地写下发信人的组织名称、地址、发信日期和电话、传真号码。如备有专用信笺，组织名称、地址、电话、传真号码已印好，只需要写上发信日期。新式的写法，日期也可写在最后一页信笺的签名下边。2．信内地址信内地址，除了信纸右上角的发信人地址外，还要在信纸的左上角（位置略低于发信人地址），写明收信人的姓名、所在组织的名称和详细地址。3．称呼不论写给组织或个人，在开始时，都得有个称呼，对外称呼，可称为“先生”、“女士

6、”、“小姐”等。如收信人身份特殊、在社会上有很高的地位，如教授、博士等，在称呼中应照用他们的头衔。英文商函的称呼常写着“Gentlemen”或“DearSirs”等。4．正文对外商函在内容上的写作，与对内商函没有区别，都必须做到主旨鲜明、自然流畅、坦率真诚、语气对头、不枝不蔓、抓住重点、言简意明。对外商函要合乎外文文法，符合规定格式。如，对外商函不可一张纸两面都写。如需要连接第二页，可用一张空白纸。纸上不必再写开端，只记下页码，在左上角写上收信人名称，在右上角写上发信日期即可。5．结语英语信函的结语，相当于中文信函结尾的“专此，敬请大安”之类谦恭的话语。对外商函常常省略祝语。6．署名对外信函

7、在结语之下，不管是打字机打的，还是手写的，都应该用笔签署发信人的姓名。但有时签名很潦草，为了避免看不清，最好在用笔签名的下面，再用打字机打出清晰的姓名来。英语商函的落款常常写道“Yoursverytruly”、“Yourssincerely”或“Respectfullyyours”等。（三）商务电传的格式与写作要求1．表达的内容应明确、具体、完整。2．语言要简明扼要，平实朴素。（四）电子邮件的写作要求1．邮件