如何打造高效的时间管理.ppt

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打造高效时间管理忙要忙的有意义 请闭目60秒思考这个问题如果您的余生只剩下3天,您会做哪3件事情? 假设一个人寿命为72岁 让我们先来做个简单的测试吧……下面用最简单的办法测试你是否能掌握时间，你只需回答“Yes”Or“No”。1.你通常工作很长时间吗？2.你通常把工作带回家吗？3.你感到很少花时间去做你想做的事吗？4.如果你没有完成你所希望做的工作，你是否有负罪感？5.即使没有出现严重问题或危机，你也经常感到工作有很多压力？6.你的案头有许多并不重要但长时间未处理的文件？7.你时常在做重要工作时被打断吗？ 8.你在办公室用餐吗？9.在上个月里，你是否忘记一些重要的约会？10.你时常把工作拖到最后一刻，然后很努力地去做完它？11.你觉得找借口推延你不喜欢做的事容易吗？12.你总是感到需要做一些事情而保持繁忙吗？13.当你长休了一段时间，你是否有负罪感？14.你常无暇阅读与工作有关的书籍？15.你是否太忙于解决一些琐碎的事而没有去做与公司目标一致的大事？16.你是否有沉醉于过去的成功或失败之中而没有着眼于未来？ 总结你的时间掌控12-16“yes”救命！你在时间管理上需改进8-12“yes”当心！你需要重新审视你的行动指南4-8“yes”可以！方向正确，但需要提高冲劲0-4“yes”恭喜！坚持并保留你的方法 起得最早的人是我；睡得最晚的人是我应酬最多的人是我；休息最少的人是我吃饭最少的人是我；喝酒最多的人是我吃得最好的人是我；最缺营养的人是我跑路最多的人是我；运动最少的人是我陪笑最多的人是我；快乐最少的人是我住店最多的人是我；回家最少的人是我朋友最多的人是我；心灵孤独的人是我起得最早的人是我；睡得最晚的人是我看似潇洒的人是我；麻烦最多的人是我是我是我还是我！ 忙人的告白因为我不知道究竟什么对我最重要，所以每件事好像都很重要。因为每件事好像都很重要所以我不得不每件事都做。有些人看到我每件事都做，所以，他们期望我什么都做。每件事都做让我非常忙碌，所以我没有时间去考虑，究竟什么对我最重要。忙茫盲 为了工作忙碌一整天，没有休息一分钟，早晨迎着朝阳出门，夜晚背着星星回家。但是，为什么忙碌了一整天却在回家时仍然心情沉重呢？我们为什么忙乱？ 案例：8：30上司打电话让任经理去谈话，谈了一会儿有关公司人力资源规划的问题，中间总经理接听电话、有客人来访等，使他们的谈话一直延续到10：00。10：00准备布置下属工作，又有电话打来询问有关新入职人员薪资的问题，解释到10：20。10：20找来下属布置招聘工作，中间不断有其他下属进来请示工作，任经理的思路和时间被分割和耽误，布置工作一直延续到11：00。11：00对秘书报上来的文件等进行批示、处理；阅读文件、各类的报告、建议书等，到12：00，还有一部分没有过目。12：00匆匆吃过饭，看了一会儿报纸、与同事聊了一会儿天，猛然想起总经理交待的关于人力资源的规划报告还没有完成，明天就要上交的，于是赶紧冲进办公室。任经理的一天 14：00与销售经理约好讨论招聘营销人员的事宜，由于对招聘主管的工作不放心，本应是下属的职责，任经理却又全包了下来，包括招聘计划、招聘人员资格的具体要求等，都由任经理自己确定，此项工作又占去时间2个小时。16：00刚要写自己明天提交给总经理的公司人力资源规划报告，一个下属又进来请示和审批，同时聊了一会儿个人的私事和公司最近的传闻。16：30召集下属开会，因为下属反映部门内部不团结已经影响到了工作，任经理必须就此事同下属强调一下。但会议不仅没有达到任经理的预期目的，还拖延了时间，一直持续到17：00。17：00下属走后，任经理一看已经过了下班时间，已经没有时间来完成报告，只好挟着自己未写完的报告和要处理的文件回到家中，看样子今晚上又得加班到午夜了。 任经理的时间为什么不够用，他真是没有足够的时间吗？是他在不经意或不自觉地把时间浪费掉了呢，还是一些他不能够控制的因素挤占了他宝贵的时间呢？他把时间究竟浪费在哪里了呢？ 电话干扰——对公司员工解释有关薪酬问题，这本不属于任经理的事，难道没有薪酬主管吗？会议安排没有计划，会议拖延，主题不明确，对会议没有实行有效控制。上司不定期的召见，使中层经理的时间具有很大的随意性。喜欢下属事事请示和汇报的官僚作风，下属的不断请示和汇报，使自己成为下属任务的执行者，大大浪费了自己的时间。对下属工作不放心，替下属做工作，结果整天被埋在事务性的工作里。凡事事必躬亲，有许多不需要看和处理的文件等耽误时间。缺乏一份详尽的计划，工作没有目标、没有程序，所以就没有自己主动的行动。做事情没有轻重缓急和主次之分，经常本末倒置，终日埋头于无关重要的事务上。只注意细节和小事，事事过问，事事关心，就像一个多事的婆婆，结果下属没有事情可做。不知道中层经理是可以说“不”的，经常听命于上司的召唤，对下属的打扰也不加以控制，结果是时间浪费在一些无关紧要和与己无关的事务上。对于自己熟悉和喜欢的事尽快做完，对于棘手的问题拖延进行，只有通过加班来完成。不舍得放权，不授权，下属轻松自在，自己却忙得要死。 我们是否也和任经理一样？那么我们需要的是：时间管理 时间管理不是……时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有的时间都是一样多；所以时间管理的问题本身不在于时间,而是在于自己如何善用及分配你自己的时间。 那么，时间管理是……时间管理就是自我管理；自我管理即是改变习惯,以使自己更富绩效,更富效能；把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很对地做完,叫做效能时间管理就是事前的规划或长期的计划。 对于时间管理的认识误区：1.时间管理太麻烦；2.时间管理能有多大用，计划赶不上变化；4.我的习惯就这样，不好改；3.时间都掌握在别人的手中； 有两位盲人，他们都各自买了两对黑袜和两对白袜，八对袜了的布质、大小完全相同，而每对袜了都有一张商标纸连着。两位盲人不小心将八对袜了混在一起。他们每人怎样才能取回黑袜和白袜各两对呢？ 12点连线（笔不能离纸，折笔为一笔，只能划五笔将12个点连接起来。起笔和落笔汇合一处） 怎么样？没那么简单吧。我们总习惯惯性思维的去看待一样事物，同样，时间管理对于我们而言也是一个新鲜事物，不试试你怎么知道没有用呢？ 假如以下是下一周你的日程安排，你将如何着手去分解呢？1.你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生；2.星期六是一个好朋友的生日--你还没有买礼物和生日卡；3.你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话；4.下个星期二，你要参加一次业务考试；5.明晚8点有个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系；6.明晚有一场演唱会；7.你在图书馆借的书明天到期；8.外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李；9.你要在星期五交计划书之前把它复印一份；10.明天下午2点到4点有一个会议；11.你欠某人200元钱--他明天也将参加那个会议；12.你明天早上从9点到11点要听一场讲座；13.你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面；14.你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗；15.你想好好洗个澡；16.你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时；17.你身上只有5块钱，需要取钱；18.大家明天晚上聚餐；19.你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录；20.这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2小时；21.你收到一个朋友的信1个月了，没有回信，也没有打电话给他22.周日早上要作一次业务演讲，准备时间要15个小时，且只能用业余时间；23.你邀请父母后天晚上来你家晚餐，但家里什么吃的也没有 时间管理4大钻石法则帕累托法则目标ABC法则计划法则优先顺序法则 80%时间20%时间80%成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物帕累托法则 80%的结果来自投入的20%的时间80%的价值集中在20%的项目上80%的销售额是源自20%的顾客80%的工作失误来自20%的管理不当80%的看报时间都花在20%的版面80%的病假来自20%的员工 我们的工作分为以下几项：临时交办事项专项工作常态工作 按工作价值分配价值80%的工作价值20%的工作审阅文件晨训准备工作总结并汇报周（月）例会撰写计划，预算报告接听或打出不重要电话处理重要及紧急事项辅导下属……聊天 按时间和精力分配价值80%的工作价值20%的工作审阅文件30分钟晨训如无必要可以取消9:00-11:00准备预算报告辅导下属可以在下午短时间处理11:00-12:00准备工作总结如不是太重要客户让下属见留1小时处理重要及紧急事项奖金问题推迟到另外时间或请HR部门帮忙……请助理帮忙过滤电话 一般做法：接听所有的电话会见所有的客户阅读所有的文件接受所有下属的建议出席所有的会议每天要做完所有的工作帕累托法则做法：由助理过滤及接听电话，只处理重要的只会见占销售额80%的20%的客户只批阅占80%信息量的20%的文件听取20%下属80%的建议出席20%的重要会议先做完20%重要性是80%的工作救火！充裕！ 目标ABC法则不太重要、不重要数量占65%价值占15%授权、删除重要性一般数量占20%价值占20%策略性规划，规定期限极其重要数量占15%价值占65%自己干，不授权C级任务B级任务A级任务 计划法则必须事先对工作做出计划必须按照计划去执行、去实施必须留出处理不可预计事务的时间 最令人痛恨的干扰拖延 某天清晨，张经理于上班途中，信誓旦旦地下定决心，一到办公室即着手草拟下年度的部门预算。他很准时地于9点整走进办公室。但他并不立刻从事预算的草拟工作，因为他突然想到不如先将办公桌以及办公室整理一下，以便在进行重要的工作之前为自己提供一个干净与舒适的环境。他总共花了30分钟的时间，才使办公环境变得有条不紊。他虽然未能按原定计划于9点钟开始工作，但他丝毫不感到后悔，因为30分钟的清理工作不但已获得显而可见的成就，而且它还有利于以后工作效率的提高。他面露得意神色随手点了一支香烟，稍作休息。此时，他无意中发现报纸上的彩色图片十分吸引人，于是情不自禁地拿起报纸来。等他把报纸放回报架，已经10点钟了。他正襟危坐地准备埋头工作，就在这个时候，电话铃响了，那是一位顾客的投诉电话。他连解释带赔罪地花了20分钟的时间才说服对方平息怨气。 挂上电话，他去了洗手间。在回办公室途中，他闻到咖啡的香味。原来另一部门的同事正在享受“上午茶”，他们邀他加入。他心里想，预算的草拟是一件颇费心思的工作，若无清醒的脑筋则难以胜任，于是他毫不犹豫地应邀加入，就在那儿言不及义地聊了一阵。回到办公室后，他果然感到精神奕奕，满以为可以开始致力于工作了。可是，一看表，乖乖，已经10点3刻！距离11点的部门联席会议只剩下15分钟。他想：反正这么短的时间内也办不了什么事，不如干脆草拟预算的工作留待明天算了许多人都因无法免于张经理那样的拖延恶习，以致到头来一事无成。 优先顺序法则时间管理矩阵图重要紧急重要不紧急不重要不紧急不重要紧急AB1B2C重要紧急 紧急不紧急重要不重要干扰、电话某些信件、报告某些会议迫在眉睫的事符合别人期望的事做计划，长远规划人际关系的建立准备工作预防措施提升自己的能力抓住新机会忙碌琐碎的事广告函件，邮件某些电话闲聊天找东西等人紧急状况迫切的问题限期完成的工作计划好的会议急轻重缓 不合理的时间配置急45%处理危机重5%缓15%轻35% 明智的时间配置重要不重要紧急不紧急急重轻缓一般：25-30%理想：20-25%一般：15%理想：65-80%一般：50-60%理想：15%一般：2-3%理想：<1% 时间管理8法 制定规则、遵守纪律1.在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。2.即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。3.由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。 养成良好的工作习惯这件事令人感到为难,但是它非做不可,因此我将立即做完它,以便尽早忘掉它；养成速战速决的习惯；将事情切成好几块小块任务,快速地完成每一块的任务；完成最关键的部份,让事情看起来像做完80%一般。 缩短会议时间的规则8.限定发言时间，不得超时7.不打断他人的发言6.讨论而不争论5.与会者对会议的成功都有不可推卸的责任4.准时开会和结束会议3.超过1小时会议要有书面通知、日程安排表和相关资料2.守时。无论何时必须准时参加会议1.事先将会议的通知（目的、内容、时间）发给与会者 缩短会见时间办法一、约定时间；二、约定时限；三、事先界定目标；四、设定“窗口”时间。 提高Email的处理效率一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍,然后做分类的动作；养成习惯,一天只有三个时段看Email；除了急件以外,集中时段回信。 电话沟通省时法事先的约定与准备；保持简短而明确的开场白；控制通话时间、保持通话主题；过滤电话。 分身术—授权通过别人来完成工作目标只是授予权力适当的权限授予决策权 余暇时间管理4.使用节省时间的工具3.娱乐2.学习1.睡眠 昨天是一张已被注销的支票；明天是一张尚未到期的本票；今天则是随时可运用的现金。请善用它！ THEEND