文书档案管理规定.doc

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1、集屮统一管理木公司的文书档案，使文书档案能正确、全面反映木公司的工作面貌，维护档案的完報、安全，便于档案的查考与利用。2.管理机构2.1文书档案由总经理办公室（秘书科）负责管理。2.2各部门设一名兼职文书（秘书或办事员）负责本部门的文件收集及立卷归档。3.文书档案归档范围凡是在工作中形成的，能反映木公司主要职能活动的（包括照片、录音、录像及证书等）及今后具有杏考价值的文件材料均应属文书档案归档。4.立卷归档4.1立卷归档的文件必须由各部门兼职文书收集齐全，按文件材料的白然形成规律和特点，保持文件有机联系，分类整理立卷。4.2归档部

2、门对同一问题，同一案件，同一会议的文件应收集完整，有序排列：批复在前，报告在后；正件在前，附件在后；打印稿在前，原稿在示。归档手写材料须用钢笔，字迹清晰，打印件所用纸张须整齐划一，以保证案卷质量。4.3每一案卷要填写卷内目录，卷内需说明的情况应由立卷人填写备考表，并签名，备考屮检查人应由部门主管领导签字。4.4备职能部门，应在每年第一季度起将办理完毕并具有保存价值的，上一年度的文件材料集屮到一级部门，向档案室移交并办移交手续。5档案室职责5.1负责木公司文书档案的接收、整理、保管和统计，编制案卷日录。5.2帮助各部门兼职文书正确立

3、卷，按期归档。5.3负责文书档案的借阅、咨询，协助有关部门做好档案利用T作。5.4上交或销毁档案前按规定手续进行检杏、审批、登记。6.各部门兼职文书职责6.1负责木部门各类归档材料和相关资料的收集，做好收发文登记，确保归档材料的完整。6.2负责木部门立卷归档工作，编制目录，按时向档案室移交，办理归档手续。6.3执行档案管理制度，负责提供木部门档案的信息。7.档案整理与保管7.1文书档案的整理应按分类规则整理,问题连贯，年代清楚,全宗内案卷应按照年代一类别一问题的特征分类排列编号。编制日期：2003/7/15编制：孙萍华审核日期:2

4、003.7.15审核：金徳明批准日期:2003.7.15批准：于琼根生效日期：2003.7.177.2对不同保管期限的文件分别立卷，标明每一案卷的标题内容。7.3文书档案保管期限分永久、长期、短期三种。分别在案卷封面上标注。6.档案借阅利用8.1公司备部门因工作需要可借阅利用与木业务工作有关的档案，向档案室办理借阅手续，借阅其它部门的重要档案，须经主管部门或领导同意。8.2外单位调阅档案，应持有单位介绍信、吗明调阅的档案名称，并经主管领导批准。8.3绝密档案，须经公司领导批准，在档案室査阅。&4公司内部档案借阅时间，一般不超过一星

5、期，如因需要丿应作说明可办续借手续。8.5借阅档案应妥善保管，保持档案的完好、无损，不准涂改、拆卷、抽页剪裁，不泄密、不转借与遗失。未经许可不得擅白转抄、复印。7.档案鉴定销毁9.1从当前和长远利川档案的需要岀发，根据档案的丿力史和现实价值确定不同的保管期限，便于保管和利用。9.2原则上每年进行一次初次的鉴定，一般在组卷T作完成时对当年档案进行鉴定，确定保管期限。9.3对超过保管期限的需要处理的档案，应由领导、专业人员和档案人员组成的档案鉴定小组进行综合评审和鉴定。9.4鉴定示，对需销毁的档案，应提出屮请，经审核确认，报上级主管部

6、门批准。8.存档文件无9.评审与更改该稈序文件由总经理办公室每年进行适用性评定，并在需要时进行修改。10.分发上海大众各一、二级部门11.附件文书档案档号编制附件企业档案档号编制（文书档案部分）“0”党群工作类“1”行政管理类0.党务工作0.董爭会0.0.200*--1.0.200*—1.组织工作1.行政事务0.1.200*—1.1.200*--2.宣传T作2.武装保卫丁作0.2.200*--1.2.200*--3.统战T作3.审计工作0.3.200*—1.3.200*—4.纪委、监察T作4.人爭管理0.4.200*--1.4.2

7、00*--5.丁•会丁•作5.教育（培训）工作0.5.200*--1.5.200*—6.共青团工作6.后勤福利0.6.200*-一1.6.200*-一“2”经营管理类“3”生产核技术管理类0.企业管理0.质量管理2.0.200*—3.0.200*—1.计划统计工作1.劳动管理2.1.200*—3.1.200*—2.财务管理2.能源管理2.2.200*—3.2.200*--3.物资管理3.安全管理2.3.200*—3.3.200*—4.经营销售4.科技管理2.4.200*—3.4.200*—5.三产、联营企业丁作5.环境保护2.5.

8、200*—3.5.200*—6.标准化丁作3.6.200*—7.档案信息T作3.7.200*~8.基建设备管理3.8.200*—