行政管理制度—文书档案管理规定

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1、行政管理制度••文书档案管理规定文书作为内部传达交流学习的途径或工具，有效进行管理和控制，促进内部管理运作的有效、顺利开展。文书管理是指规范文件制作，科学、合理存管文件、书籍，便于查询，提高使用效率，其整体原则：科学、合理、方便、严肃、保密。文书管理：包插文件管理和书籍管理。一、文件管理规定：一）、文件编制管理：1、公司使用文件由文员负责统一编制各类文件模板，文件管理员负责指导；2、各部门使用文件根据实际需要由部门文员或所安排人员编制文件模板，文件编制人根据相关的文件编制模块和格式进行编制，编制好的文件模块，经有关负责人同意使用后交部

2、门文件管理人归类管理，并报公司文件管理员统一存档、备案：3、公司文员定期进行整理编制好文件，并向全公司进行更新公告，便于学习和使用；4、编制对外使用文件，需明确公司函头标题及标识，统一规格用纸，并按相关类别进行文件编号，方能对外使用；1）、用纸统一使用A4型纸，正式下发或外发文件须为四号字体；2）、文件模块、格式和文号进行统一管理，文件内容可由使用人自行按要求编制管理3）、文号编制标准：A、办公文号：深XX行字（）第XXX号如：深XX行字（2002）第001号，意思为XX公司行政2002年第001号文件；范

3、韦

4、：通知、通报、决定等有

5、关行政工作需要文件；办公文号分类:招商文号，如深XX商字（）第XXX号；行政文号，如深XX行字第XXX号;人事文号，如深XX人字第XXX号;设计文号，如深XX设字第XXX号;工程文号，如深XX工字第XXX号;营销文号,如深XX销字第XXX号;预算文号,如深XX预字第XXX号;审计文号,如深XX审字第XXX号;财务文号,如深XX财字第XXX号;合约文号,如深XX约字第XXX号;B、公司名义对外文号：深XX外字（）第XXX号范围：对外报送的文件如：深XX外字（2002）第001号，意思为XX公司对外2002年第001号文件C、表单编号：J

6、ZY（）表XXX号范围：所使用表单如：JZY（人）表001号，意思为XX公司人事表单第001号二）、文件使用管理：1、须按各类文件的模块、格式和文号进行编写；2、对于需要签收的文件须于《文件签收表》进行签名；3、编制好文件须备份保存，重要文件须另外存盘及加密；4、对于借阅文件，通知文件管理员，文件编制人提供原件或复印件借阅；5、须借阅保密文件，须向部门负责人、行政人事部或公司领导申请，讲明借阅理由，文件管理员接到部门、行政人事部或公司领导通知后方能给予借阅；6、对于保密文件，使用人须做好文件加密和保管工作，不得擅自对其他人员提供借阅使

7、用；7、公司所有编号文件及规章制度文件，须存底一份；三）、文件收发管理：1、公司部门间传递的文件收发须进行登记，发岀人要求收件人签收；2、收发公司领导传递文件，如涉及经济、合同、法律及重要文件，文件收发人须进行收发登记；3、如外发文件，发出人须做好登记，如条件允许，须要求收件人签收；如条件不允许，文件发出人可自行备注说明；4、文件收发人于文件发岀后，须根据实际需要及时进行跟踪和落实，追查文件去处；二、书籍管理：书籍在此包括：工具书籍、磁盘、CD、VCD、磁带等一）、书籍管理规定：1、书籍采购人采购前需严格按采购程序办理，严禁重复采购（

8、除特殊要求外）；2、管理员根据书籍种类进行有索引分类，并进行编号和签盖存书章；3、管理员按照分类书籍的使用实际情况进行存放；4、在存放书籍柜装上进行明确标识，贴好标签，并按相关索引作详细记录，同吋做好电子文件方式记录；5、管理员须自行明确登记所存书籍损坏程度和价格；6、管理员发现书籍损坏严重以致不能使用，可中请重新购买；7、借阅书籍须按照书籍借阅程序进行借阅，并按时归还；8、如若到期继续使用和借阅，须按规定办理续借手续或按借阅程序重新借阅；9、管理员须日常不定期及每季度定期一次进行核查书籍借阅和归还情况，催促未按时归还或办理续阅手续，

9、未按规定程序执行者，管理员有权向行政人事部反馈检查意见，行政人事部根据调查实际给以通告批评，并按相关规定处理；10、书籍借阅过程中如若借阅冲突，管理员须通知借阅人，并妥善安排借阅，原则上按借阅申请吋I'可先后顺序安排，特殊情况，须有部门负责人通知作特殊处理；11、借阅人须爱护借阅书籍，损坏或丢失书籍，须自行购买新件偿还或按书籍原价两倍赔偿；故意损坏者，按以上规定赔偿外并予以通告批评；12、书籍未妥善保管和检查，发现异常情况未及时汇报，因此造成书籍损坏或遗失，追究管理员责任。二）、书籍购买程序1、书籍申购人需按要求填写《书籍购买申请表》

10、；2、屮购人把《书籍购买屮请表》报部门负责人签署意见后交由管理员核查有否存书；3、管理员把《书籍购买巾请表》逐级审批后存档，并通知巾购人审批情况；4、申购人可自行购买或指定他人代购买；5、购买回书籍需到管理员处登记后凭有