中小企业行政文书档案管理规定

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1、附件:***********有限公司标准文书档案管理规定2018-12-08实施2018-12-02发布目次1.目的与适用范围12.术语和定义13.职责24.文书档案的归档25.文书档案的整编36.文书档案的保管47.文书档案的借阅利用48.文书档案的统计49.文书档案的鉴定410.相关/支持性文件411.附录5附录各部门文书档案归档范围、密级与保管期限划分表6文书档案管理规定1.目的与适用范围为提高我院文书档案管理水平，实现文书档案管理工作的规范化、标准化和现代化，特制定本标准。本规定明确了文书档案的归档、整编、保管、利用、统计和鉴定工作的管理原则，适用于木院文

2、书档案管理工作。2.术语和定义2.1文件国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。2.2文书档案反映党务、行政管理等活动的档案。2.3原件最初产生的区别于复制件的原始文件2.4正本有规范格式和牛效标志的正式文木2.5畐IJ木再现正本内容和形式特征的复本，备存查和通知有关方面Z用。2.6保管期限对每个案卷或文件所确定的保存年限。根据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局令第8号），文书档案保管期限分为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。2.7档号以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代

3、码。2.8密级按文书档案失、泄密后的危害大小划分的绝密、机密、秘密三级。2.9归档办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案管理部门保存的过程。3•职责2.1图书档案中心负责制度的制修订；负责指导、监督、检查和考核各部门/单位形成的文件材料的收集、整理、预立卷和归档工作；负责全院文书档案的收集、整编、数据建库、保管、提供利用、统计、鉴定销毁等工作。3.2院属各部门/单位负责本部门/单位形成的文件材料的收集、整理、预立卷和归档工作，并对归档文件材料的齐全、完整、准确负责。3.3员工负责本人在业务工作中形成的文件材料的整理和归档工作，并对归档文件材料的齐全、完整、准

4、确负责。3.文书档案的归档4.1归档范围凡在管理、生产和经营等各项活动中形成的具有保存价值的，作为真实历史记录归档保存的文件材料都在归档范围之内，包括上级单位、外单位颁发的与本院工作有关并需要执行的文件，工程项目立项、规划、设计、咨询、审查请示、建议、批复等来往文函，各部门/单位负责起草发布的院级发文、企业标准及流程，战略规划及计划，以及生产、管理活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括合同、中标项目的招投标文件等）。详见附录《文书档案归档范围、密级与保管期限划分表》。4.2归档要求4.2.1遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于

5、保管和利用。4.2.2归档的文件材料，要求字体工整、字迹清楚、格式统一、字面整洁、签字手续完备。4.2.3在归档的文件材料中，应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起。4.2.4在归档的纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归档。对应归档电子文件的元数据、背景信息、电子流程信息单等要进行相应归档。4.2.5归档的文件材料，要准确划分密级和保管期限。4.2.6不同年度的文件一般不得放在一起，但跨年度的请示与批复放在复文年立卷，没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的总结放在最后

6、一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷。4.2.7文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在-起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；转发文件在前，原件在后；印件在前，定稿在后；重要法规性的历次稿依次排列在定稿Z后。4.2.8档案文件一律要用毛笔、钢笔或打印、铅印、复印件。书写墨水要求用碳素墨水或蓝黑墨水。铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水或红墨水书写的材料不得归档。4.3归档数量一般纸质文件底稿1份，正本1份；电子文件原格式版本及PDF版本各1份。4.4归档时间一般在每年的年底到次年的3刀完成归档工作。4.5归档程序451凡归档的文件材料，归

7、档部门要逐一进行登记，填写移交目录一式两份。在向图书档案中心移交时，应经交接双方审查验收无误后，在移交冃录上正式签字，各存一份作为归档依据。同时将归档目录的电子文档传图书档案中心存档备查。452档案工作人员在接收归档的文件材料吋，应按移交目录认真核对，对不符合案卷质量要求的应退冋原部门重新组卷。对未按吋归档的要及吋催归。5・文书档案的整编5.1文书档案遵循一件一卷的原则组卷。5.2文件统一用线装或不锈钢订书钉装订。文件材料要去掉金属物，按顺序编好页码。5.3装订后的文件，要按照文书档案的编号规则进行分类编号，文书档案编号规则为年度（一保管期限）一档号。5.5完成整

8、编的文件，