论“文件控制”在检测工作中的应用.pdf

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1、应用研究论“文件控制”在检测工作中的应用牛瑞花(广州市建设工程质量安全检测中心，广东广州510600)摘要：本文阐述了文件的内涵及重要性，从中进一步针对文件控制在检测工作中的实施及其作用进行了深入地分析，并提出了文件控制在检测工作应用中注意事项。关键词：检测机构；文件控制；文件编制；注意问题中图分类号：TU767文献标识码：A文章编号：1674--3024(2016)23__234-_02刖吾经北京一权威组织调查，保守估计约有八万多家的检测机构正在不同领域对产品、药品、工程、动植物等各方面进行质量

2、把关；其中截至2015年在广州进行工程质量检测的机构(社会、私人、股份制的)有上百家，检测行业如此发展迅猛，对检测机构的管理已成了不可令人忽视的重要事情。对检测机构的管理主要反映在管理要求与技术要求两方面。其中管理要求的其中一个方面就是文件的控制管理。对文件的控制管理如何，直接反映出该检测机构对管理的全面性与充分陛，因为很多时候最令人关注的是检测与服务，认为文件的管理只要做了就了事了，而真正要想把检测机构做大做强，在检测服务的背后需要一套完善的文件管理制度去支持，才能在激烈的检测市场竞争中立于不败

3、之地。1何谓文件在“17025”中提到“文件可以是方针声明、程序、规范、校准表格⋯⋯这些文件可能承载在各种载体上，无论是硬拷贝或是电子媒体，并且可以是数字的、模拟的、摄影的或书面的形式”。也就是说：文件是信息及其承载媒体，在检测工作中起到的作用是指引与规范的作用。在检测机构中文件可理解为管理体系文件。需提醒一下，不要混淆文件与记录，文件是在事前已存在的，指导作业用的，可随时修改，无保存期；记录是在作业过程中产生的，有保存期的。对于检测机构而言，按照文件的用途分可分为两类：技术类和体系类文件。其中技

4、术类文件包括：标准、文章、图纸等；体系类文件包括：质量手册、程序文件、作业指导书、质量记录等。按文件来源分可分为外部文件与内部文件。2文件的重要性文件体现了管理活动的发展，在质量管理体系中具有相当的作用：(1)文件是管理活动中的“规矩”；(2)文件保障了检测质量及质量目标的实现；(3)文件为评价实验室质量管理体系的有效性和持续适宜性提供了依据；(4)文件为培训需求提供了依据，保障了质量的改进。文件在检测中起着沟通、统一目标、一致行动和保证其运行效果的重要作用，编制文件是文件管理的手段，真正做到文件

5、的控制才能使文件的作用充分的发挥出来。3文件控制的必要性234建筑建材装饰文件充当指导的角色，也就指明了检测工作的质量方针与质量目标，指明检测机构的发展方向，使检测工程有法可依，有章可循。在检测机构中，管理与技术是密不可分的，文件是管理手段的表现形式，其中质量手册是最高层次的管理文件；依据质量手册描述实施质量体系、控制各要素所涉及到的各职能部门活动、各质量环节而制订出了程序文件；第三层次为供具体人员使用的作业指导书；第四层次为质量体系运行的证实文件，包括质量记录、技术记录和质量计划。必须确保文件现

6、行有效、真正落实文件的使用，才能达到其指导的目的。4文件控制的实施及其作用管理文件离不开以下三个环节：出版文件管理程序、宣贯文件的使用、落实文件管理工作的实施。文件管理程序包括：文件编制、文件审批、文件格式的要求、文件的发放、文件的存放、文件的审查以及文件的变更。文件编制是针对内部文件而言的(在检测机构中)，首先质量手册与程序文件必须符合IEC／IS017025的规定及相关法律法规的要求，其它文件的编制必须与质量手册、程序文件相一致与协调。文件的审批是指在文件发放之前办理审批手续，不管是内部文件还

7、是外部文件，都必须由经由相应的授权签字人批准并指明发放范围才能发放使用。文件格式的要求：首先要统一格式，对于质量手册、程序文件、作业指导书等的体系文件应有版次、修订状态、发布日期、页码、总页数、发布机构等信息。文件的发放：由专人负责，统一编号，严格按照发放范围进行登记发放，发放的文件要盖章(如受控文件专用章、图书专用章)等，对文件的原稿(包括电子文档)及其审批表进行分类存档。文件的存放：根据文件的存放及其使用频率确定其存放形式。原则上质量负责人与技术负责人必须对所有的体系文件存有一套，部门负责人对

8、其工作相关的文件存有一套，检测员存有作业指导书、操作规程等指导作业的文件，每个部门存放完整的质量手册与程序文件供检测员阅读，体系文件中的常用表格可存放在指定地点方便领用，专用表格由专用部门统一存放。文件的审查是指为保证文件的持续有效的适应性，应通过定期审查及使用人反馈使用意见等形式使文件真正满足管理体系的需要。文件的变更同样需要审批才能发放使用，管理体系文件的变更形式有换页和换版两种；回收作废部分最好由专人负责统一销毁，或对有保留价值的作废文件加盖作废章，以防误用。5在文件控制中要