高职院校档案管理工作探析.pdf

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1、总第549期管理观察2014年8月第22期ManagementObserver上旬出版高职院校档案管理工作探析12刘红立，王凤花（1.佛山职业技术学院档案室；2.佛山地质局档案室；广东佛山528000）摘要：档案管理工作在高校内部管理工作中是一项具有较强的政策性、机密性和专业性的工作，同时也为高校对人才进行考察提供了重要的通道。因此，必须充分认识档案管理工作的重要性，重视存在的问题，制定切实有效的措施和对策，保证档案的真实可靠性，加强档案管理的水平和力度。关键词：档案管理问题对策制度档案工作是高校提高办

2、学水平、加强师资队伍和干另一方面，有些高职院校对档案工作人员缺乏足够的重部队伍建设、保障档案资源在日常校务活动中充分发挥视和关心，对其工作方法简单生硬，也不利于档案管理作用的基础性工作。最近中央和国务院提出了《关于分人员工作积极性的发挥。类推进事业单位改革的指导意见》，高校教改不断推进，1.2管理制度欠规范，档案质量不高，技术手段落后人事制度改革不断深化，档案管理工作必须努力加强自有些高职院校前后的隶属关系发生改变，加上办学规身建设，适应改革新形势，提高管理服务水平。本文就模大小不一，档案管理方式也不同

3、等历史原因，使得各高高职院校目前档案管理的现状和存在的问题以及如何推职院校档案管理制度规范性不高、档案质量也参差不齐、进科学化管理进行阐述。档案管理手段简单不科学等诸多问题。诸如档案材料收集不齐，重大事件、重要事项材料遗漏缺失；档案内容空洞1.档案管理工作的问题失真，这方面人事档案尤为突出，特性特点材料缺少，公式化、简单化、原则化的内容多，抽掉名字，放到谁的身1.1重视度不高，思想上存在误区，建设力度不够上都合适；归档材料规格不统一；收集过程中纸张大小也长期以来，一些院校特别是一些地方职业院校，在没有统

4、一；档案材料整理不规范，有些甚至没有进行科学观念上对档案管理工作存在一些认识误区。许多高职院分类和装订。日常管理中技术手段滞后，手工检索，人工校大多是合并组建而来，学科不同、层次也不同。由于管理，工作量大、效率低下、准确性差，“保管型”的档有些学校对档案工作没有自主管理权，档案管理工作也案方式仍占据主要地位，没有很好地利用现代化的管理技就没有受到重视，更没有摆到应有的位置。由于学校发术和手段，在一定程度上制约着高校档案管理工作的进一展的需要，师资队伍扩大化，使得档案管理工作任务也步发展，使档案工作和服务

5、处于被动状态。加重；而目前档案管理工作已经从被动管理转向主动管1.3档案信息利用率不高，服务功能有待加强理，但是部分院校因为重视度欠缺，无论是硬件建设还目前，档案信息管理大多还处于被动服务和封闭或是软件建设投入都不足。既没有专用于档案管理的合格半封闭状态局面。有些院校在档案管理工作上对可以开达标库房，也没有增设单独的专职人员编制，仅由相关发的信息内容，没有进行主动合理的开发利用，如人事的人事、组织部门或者是学院办公室人员兼职进行管理，档案信息资源的开发利用度局限，大多只限于发展党员而这些兼职人员还要忙于

6、应付日常的事务性工作，这对和干部考察等方面，而在人才选拔、师资培养和年度考于档案管理工作的稳定持续地开展是非常不利的。一方核等方面未真正发挥应有的作用。由于体制的原因，各面，这种管理模式无法加强对管理人员政治素质、业务院系档案管理相互间比较封闭，缺少借鉴和交流，彼此能力、管理水平的提高，对高校档案管理工作的理论探间的信息内容不一致，管理网络化、信息化的功效没有讨也难以深入，从而限制了档案管理工作的改革与发展。充分体现。作者简介：刘红立，女，研究方向：档案学、信息资源管理。王凤花，女，高级工程师，研究方向

7、：档案学、信息资源管理和人力资源管理。·60·政府与公共管理2.档案管理工作对策2.4培养现代化档案管理队伍档案管理人员具备现代化管理水平对高职院校的发2.1加强重视和档案管理人员素质建设展必不可少。对于大多数高职院校来说，首先可选调计档案工作涵盖范围广，涉及部门众多，包括行政、组算机专业教师，利用他们掌握的知识和技术开发出档案织机关、各大院系、教辅、科研等方面的资料文件，可反信息资源共享平台；其次是加强现有档案管理人员的整映单位的历史演革和现状水平，内容极为丰富，这就决定体科学化管理素质，因为这部分档

8、案管理人员往往不会了档案工作是一项繁复庞杂的事务性工作。对于学校领导计算机编程和平台的使用，而会计算机编程和平台建设尤其是主管领导，应充分重视档案管理工作。一方面，在的老师又不懂档案管理。针对这种情况，一是请进来。机构设置和人员编制上应给予充分的保证，积极适当倾斜聘请计算机专业老师手把手地教软件使用和平台管理，并落实档案经费，增添必要的硬件设施，满足档案室的“八提高管理人员实际操作能力和科学化、系统化管理档案防”配套要求；另一方面，主动关心