[精品]高职院校档案管理工作探析.doc

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1、高职院校档案管理工作探析高职院校档案管理工作探析摘耍：档案管理工作在高校内部管理工作中是一项具有较强的政策性、机密性和专业性的工作，同时也为高校对人才进行考察提供了重耍的通道。因此，必须充分认识档案管理工作的重耍性，重视存在的问题，制定切实有效的措施和对策，保证档案的真实可靠性，加强档案管理的水平和力度。关键词：档案管理问题对策制度档案工作是高校提高办学水平、加强师资队伍和干部队伍建设、保障档案资源在日常校务活动中充分发挥作用的基础性工作。最近屮央和国务院提出了《关于分类推进事业单位改革的指导意见》，高校

2、教改不断推进，人事制度改革不断深化，档案管理工作必须努力加强自身建设，适应改革新形势，提高管理服务水平。本文就高职院校0前档案管理的现状和存在的问题以及如何推进科学化管理进行阐述。1・档案管理工作的问题1・1重视度不高，思想上存在误区，建设力度不够长期以来，一些院校特别是一些地方职业院校，在观念上对档案管理工作存在一些认识误区。许多高职院校大多是合并组建而来，学科不同、层次也不同。由于有些学校对档案工作没有自主管理权，档案管理工作也就没有受到重视，更没有摆到应有的位置。由于学校发展的需要，师资队伍扩大化，

3、使得档案管理工作任务也加重；而目前档案管理工作已经从被动管理转向主动管理,但是部分院校因为重视度欠缺，无论是硬件建设还是软件建设投入都不足。既没有专用于档案管理的合格达标库房，也没有增设单独的专职人员编制，仅由相关的人事、组织部门或者是学院办公室人员兼职进行管理，而这些兼职人员还耍忙于应付日常的事务性工作，这对于档案管理工作的稳定持续地开展是非常不利的。一方面，这种管理模式无法加强对管理人员政治素质、业务能力、管理水平的提高，对高校档案管理工作的理论探讨也难以深入，从而限制了档案管理工作的改革与发展。另一

4、方而，有些高职院校对档案工作人员缺乏足够的重视和关心，对其工作方法简单生硬，也不利于档案管理人员工作积极性的发挥。1・2管理制度欠规范，档案质量不高，技术手段落后有些高职院校前后的隶属关系发生改变，加上办学规模大小不一，档案管理方式也不同等历史原因，使得各高职院校档案管理制度规范性不高、档案质量也参差不齐、档案管理手段简单不科学等诸多问题。诸如档案材料收集不齐，重大事件、重要事项材料遗漏缺失；档案内容空洞失真，这方面人事档案尤为突出，特性特点材料缺少，公式化、简单化、原则化的内容多，抽掉名字，放到谁的身上

5、都合适；归档材料规格不统一；收集过程中纸张大小也没有统一；档案材料整理不规范，有些甚至没有进行科学分类和装订。H常管理中技术手段滞后，手工检索，人工管理，工作量大、效率低下、准确性差，“保管型”的档案方式仍占据主要地位，没有很好地利用现代化的管理技术和手段，在一定程度上制约着高校档案管理工作的进一步发展，使档案工作和服务处于被动状态。1.3档案信息利用率不高，服务功能有待加强目前，档案信息管理大多还处于被动服务和封闭或半封闭状态局而。有些院校在档案管理工作上对可以开发的信息内容，没有进行主动合理的开发利用

6、，如人事档案信息资源的开发利用度局限，大多只限于发展党员和干部考察等方面，而在人才选拔、师资培养和年度考核等方面未真正发挥应有的作用。由于体制的原因,各院系档案管理相互间比较封闭，缺少借鉴和交流，彼此间的信息内容不一致，管理网络化、信息化的功效没有充分体现。2•档案管理工作对策2.1加强重视和档案管理人员素质建设档案工作涵盖范围广，涉及部门众多，包括行政、组织机关、各大院系、教辅、科研等方面的资料文件，可反映单位的历史演革和现状水平，内容极为丰富，这就决定了档案工作是一项繁复庞杂的事务性工作。对于学校领导

7、尤其是主管领导，应充分重视档案管理工作。一方面，在机构设置和人员编制上应给予充分的保证，积极适当倾斜并落实档案经费，增添必要的硬件设施，满足档案室的“八防”配套要求；另一方面，主动关心档案管理人员的工作和生活，及时对档案管理人员取得的成绩进行表扬和认可，并增加较多的进修和继续教育的机会。这些措施对档案管理人员的自身索质以及档案工作绩效的促进和提高是非常有帮助的，经过一段时间的建设和业务培训，通过对各项方针政策、法律法规和档案专业理论知识等的系统化学习，档案管理人员的眼界得以开阔，工作思维和思路也都会得到拓

8、展，也就可以更好地指导工作以适应新时期高校教育事业发展对高校档案管理的新要求。2.2加强规章制度建设,提高档案管理的现代化水平高职院校首先应当建立一套完整科学的档案管理工作规章制度，让档案管理工作有章可循，有据可依，从而保证档案工作向制度化、规范化转变，让档案真正发挥“见证历史”的作用。其次要完善档案的归档、保管、借阅、保密、鉴别制度，及吋补充、收集、更新和完善档案材料，对所收集的档案材料，应注意仔细鉴别手续的完备性，表述的准