账务系统的日常操作.doc

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1、日常操作★一般工作流程制单→审核→记帐→出报表→备份数据→结帐※若在结帐后才发现所制凭证有误，修改的顺序正好与上列流程相反：取消结帐→恢复记帐前状态→取消凭证审核→修改凭证★详细步骤1．制作凭证：①进入总帐系统②在总帐系统主界面的横菜单[凭证]下点[填制凭证]或在纵菜单点[填制凭证]③点击[增加]按钮④填入凭证类型、制单日期、附单据数⑤填制凭证的各条分录⑥点击[保存]按钮保存该张凭证或直接点[填加]填制下一张凭证⑦如果所填凭证错误太多可以点[放弃]按钮放弃保存；若不想继续填制凭证则点击[退出]按钮2．修改凭证①以原制单人的名义进入总帐系统②在总帐

2、系统主界面的横菜单[凭证]下点[填制凭证]或在纵菜单点[填制凭证]③找到所需修改的凭证在原来的基础上直接进行修改即可④点击[保存]按钮⑤点击[退出]按钮3．作废、删除凭证①以原制单人的名义进入总帐系统②在总帐系统主界面的横菜单[凭证]下点[填制凭证]或在纵菜单点[填制凭证]③点击[制单]菜单下的[作废/恢复]命令④凭证左上角出现“作废”二字①点击[制单]菜单下的[凭证删除/整理]命令②选定要删除的凭证点击[确定]按钮③系统提示：是否整理凭证断号？是：整理断号；否：保留断号※删除和修改的凭证必须是未经过审核的凭证，如已审核则要先取消审核再修改或删除

3、2．打印科目汇总表①进入总帐系统②在总帐主界面下点击横菜单[凭证]下的[科目汇总]或在纵菜单[审核凭证]下的[科目汇总]命令③选择需要汇总的范围，点击[汇总]按钮④点击[打印]按钮，结束后再点击[退出]按钮3．审核凭证①点击[文件]菜单下[重新注册]命令②以审核人的名义进入总帐系统③在总帐系统主界面的横菜单[凭证]下点[审核凭证]或在纵菜单点[审核凭证]④若只审核当前凭证可直接点[审核]按钮；若审核多张凭证，可选择[审核]菜单下的[成批审核凭证]⑤点击[退出]按钮4．记账①进入总帐系统②在总帐系统主界面的横菜单[凭证]下点[记帐]或在纵菜单点[记

4、帐]③根据提示选择记帐范围后点击“下一步”，机器自动对帐后出现记帐报告④在记帐报告处再点击“下一步”⑤点击[记帐]5．取消审核①以审核人的名义进入总帐系统②在总帐系统主界面的横菜单[凭证]下点[审核凭证]或在纵菜单点[审核凭证]③若只取消当前凭证审核可直接点[取消]按钮；若取消审核全部凭证，可选择[审核]菜单下的[成批取消审核凭证]①点击[退出]按钮2．恢复记帐前状态①进入总帐系统②在总帐系统主界面的横菜单[月末处理]下点[对帐]或在纵菜单点[月末处理]下的[试算并对帐]③同时按住Ctrl+H④系统提示“恢复记帐前状态功能已被激活”（若提示“恢复

5、记帐前状态功能已被隐藏”则再次按Ctrl+H即可）⑤点击[确定]按钮⑥点击[退出]按钮⑦点击主界面的横菜单[凭证]下[恢复记帐前状态]命令⑧选择是恢复最近一次记帐前状态或是恢复到月初状态，点击[确定]按钮3．月末出报表①双击桌面上的“UFO”图标进入报表系统，点击[打开]按钮②选择所需打开的报表，点击[打开]③选择[编辑]菜单下的[追加]，再选择“表页”④选中最后一张表页（即刚追加的那一页）⑤点击[录入关键字]按钮，录入单位名称、单位的编号和报表的日期，并在出现提示询问是否重算该表页时选择“是”，报表即开始自动取数计算⑥报表计算完毕并检查无误后，

6、点击[保存]按钮⑦选择[文件]菜单下的[关闭]⑧是否还有需要出的报表？是：重复①--⑦的操作；否：选择[文件]菜单下的[退出]，结束UFO电子报表系统的操作。4．查询凭证（1）查询已记帐凭证①进入总帐系统②点击主界面的横菜单[凭证]下的[查询凭证]③出现凭证列表，选择要查询的凭证双击或点击[确定]按钮（2）查询未记帐凭证①进入总帐系统②点击主界面的横菜单[凭证]下的[查询凭证]③在凭证查询窗口中选择“未记帐凭证”出现凭证列表，选择要查询的凭证双击或点击[确定]按钮①在填制凭证界面下也可查询凭证，其方法是：点击上翻下翻键查找或点击[查询]按钮，录入

7、查询条件（点击“辅助条件”可增加查询条件的选择），点击[确认]10.帐簿查询（1）一般帐簿的查询①进入总帐系统②点击主界面的横菜单[帐簿]或是纵菜单[帐簿]，选择要查询的帐簿（如总帐、明细帐、多栏帐、余额表等）③选定要查看的科目范围④如果凭证未记帐需查看帐簿，点击左下角的“包含未记帐凭证”，在它前面的小框中打上勾⑤点击[确认]即可查看到所选科目的总帐⑥如果要联查明细帐，则点击按钮[明细]或双击总帐的发生行，则可查看到相应的明细帐⑦在明细帐处如果要查看某笔业务的凭证，则点中该行点击[联查凭证]按钮或者双击该凭证发生行；如要查看总帐，则点击[联查总帐

8、]按钮⑧如果还要查询另外的科目，则点击[查询]按钮，否则点击[退出]按钮（2）辅助类帐簿的查询（以项目总帐为例）①进入总帐系统②点击主界