账务处理子系统的日常处理.ppt

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1、第四节账务处理子系统的日常处理1主要内容凭证管理账簿管理期末处理2总账系统的日常处理是通过凭证处理、记账、期末处理等过程完成会计核算，并通过输出各种账表输出系统处理结果。此系统是一切财务数据的收集点。3总账业务流程图45一、凭证管理会计凭证是整个会计核算系统的主要数据来源，会计凭证的正确性将直接影响到整个会计信息系统的真实性、可靠性，因此系统必须能保证会计凭证录入数据的正确性。包括凭证输入、凭证审核、凭证输出、凭证汇总和记账等过程。6（一）凭证输入记账凭证的内容一般包括两部分：一是凭证头部分，包括凭证类别、凭证编号、凭证日期和附件张数等；二是凭证正文部分，包括摘要、

2、会计分录和金额等。如果输入会计科目有辅助核算要求，则应输入辅助核算内容。7辅助核算往来业务编号（1）凭证头部分1）凭证字。输入设置时已定义的凭证类别编号或名称。2）凭证号。一般地，凭证号由系统自动产生,并对连续性进行控制。编号由凭证类别编号和凭证顺序编号组成，如：收款1、收款2等。1、凭证输入内容93）业务日期：凭证录入日期，可修改4）附件张数，即本张凭证所附原始凭证张数。10三、网络课程制作特色（2）凭证正文部分1)摘要。即对本凭证所反映的经济业务内容的说明。凭证的每行必须有摘要内容，不同行的摘要内容可以不同，每行的摘要将随其内容在明细账、日记账中出现。2)科目。

3、输入科目时,一般输入科目编码，计算机将根据科目编码自动切换为对应的会计科目名称。输入的科目编码必须在建立科目时已经定义，必须是最底层的科目编码。录入科目代码，可以按F7查询113）金额。金额不能为“零”；红字以“－”号表示（冲销业务时）；会计科目借贷双方金额必须平衡。4）核算项目的内容。如果在科目设置时定义了相应的“核算项目”，则在输入每笔分录时，同时输入核算项目的内容。12135）合计。自动计算借方科目和贷方科目的金额合计数。6）制单人签字。系统根据当前进入本功能时的操作员姓名自动输入。142、辅助核算数据的输入当会计科目有辅助核算要求时，会出现辅助核算内容，如部

4、门，客户，职员等。（1）外币核算科目如收到外商投资款20,000美元，汇率8.05电汇，编号4561516（2）数量核算科目如新购空白光盘一批2元×100片，转账支票号9011718（3）往来科目：如收回客户欠应收帐款在输入科目回车后，光标移至此处19（4）部门核算如报销本月管理人员通讯费借：管理费用–通讯费—市场部–李丹贷：库存现金20（5）银行类科目如提取现金10000元备用，现金支票号123213、凭证输入的辅助功能常用摘要输入功能（按F7）：2223常用凭证输入功能：调入模式凭证244、凭证输入正确性控制措施凭证类型和编号：系统自动按分类编号，避免重号、漏号

5、，不可修改制单日期：制单日期控制不能为已结账月份，缺省用系统日期，用户可根据情况改，但日期要随凭证编号增加而递增。会计科目有效控制。系统对输入的会计科目进行存在性检查、是否最末级科目检查和符合有关规定的检查。如非法对应科目检查:如收款凭证中借方必要有“现金”、“银行存款”，付款凭证中贷方必要“现金”、“银行存款”，但转账凭证中不能出现“现金”、“银行存款”金额控制：科目金额不能为零。保存凭证时，系统安装“有借必有贷，借贷必相等”的原则检查数据是否可接受。2526（二）凭证查询27审核是指由具有审核权限的操作员按照会计制度规定，对制单人填制的记账凭证进行合法性检查。主

6、要审核记账凭证是否与原始凭证相符，会计分录是否正确等如果审查认为错误或有异议的凭证，应交与填制人员修改后，再审核。经过审核后的记账凭证才能作为正式凭证进行记账处理。（三）审核凭证28注：审核人和制单人不能是同一个人,取消审核只能由审核人进行。凭证一旦进行了审核，就不允许对其进行修改和删除，必须通过取消审核操作后才能对凭证进行修改和删除。29审核方法有目测法、二次录入效验（双敲审核）,最常用的方法是目测法。目测法时,可直接根据原始凭证,对屏幕上显示的记账凭证进行审核,对正确的记账凭证,执行审核命令，计算机在凭证上填入审核人名字；对错误的记账凭证，不予审核或执行标错命令

7、。30313233（四）凭证汇总记账凭证全部输入完毕后，可根据输入的汇总条件，有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表。进行汇总的凭证可以是已记账的凭证，也可以是未记账凭证，因此，财务人员可以在凭证未记账前，随时查看企业当前的经营状况和其他财务信息，同时还可以根据数据的异常情况检查工作中失误，从而确保凭证的准确性。343536（五）过账凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的过程。3738记账处理过程记账凭证的检验：检验凭证是否平衡，如果有不平衡凭证时不能记账。保护记账前状态：记账前，系统将自动进行硬盘备份,保存记账前的数据