秘书实务秘书培训与会务准备ppt课件.ppt

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1、高职毕业的王俐上班的第一天，公司人事部赵经理就递了一份试用期用工合同在她的面前：第七讲秘书实务(上)第一节秘书培训与会务准备1临时劳动合同甲方：风光旅游有限责任公司乙方：甲方经过面试，决定录用乙方为甲方总经理办公室秘书。试用期间，乙方应按甲方工作要求做好本职工作，相关待遇按甲方有关规定执行：2一、甲方为乙方提供必备的工作条件，乙方应服从甲方的相关工作安排，并遵守甲方的一切规章制度。二、乙方试用期为三个月整，从双方共同签字之日算起。双方若有一方要求提前解除本协议，需提前三天通知对方。试用期满，经双方共同协商一致后，可签订正式劳动合同。

2、三、本协议一式二份。甲、乙双方各一份。甲方：风光旅游有限责任公司（章）乙方：年月日3王俐仔细看过后，没发现有什么问题，很快就签了字，交了上去，自此，她的三个月试用期开始了。4总经理办公室：李总：“王俐啊，这次公司召了一批办公室文员，我打算在她们岗前培训班上讲一讲秘书工作的沿革、发展及意义，当然是很简单的，重点是要讲一下秘书的职业道德问题，你是秘书专业毕业的，这个讲话稿就由你来起草吧！”王俐：“好的，李总！”一、秘书岗前培训5秘书办公室：王俐第一次接受李总的任务，可是一定要做好的哦！经过思考，她终于拟定了要写的内容：1，什么是秘书；2

3、，秘书工作特点及发展前景；3，秘书工作的作用。4，秘书职业道德的内容。6实训题：请替王俐写出这份讲话稿，结合相关知识，注意讲话人的身份、目的和要求。7二、会务准备总经理办公室：李总：“小王，公司打算召开一次客户恳谈会，主要是本省范围内的一些老客户和一些新增的优质客户。这是公司一次重要的决策和公关投入。经过董事会讨论，准备拿出10万元左右的经费来开这个会。时间三天左右，地点不要远，就在本省内选一个与我们长期合作的旅游点就行。你接下来就具体策划这个事，争取在半个月后把会议邀请函发出去。你考虑一下，先拟一个会议方案给我看看。”王俐：“好的

4、。我会先写一个较详细的会议方案给您，等修改定下来，后面的会务上的事情就好办了。”这可是一次重要的会议，直接关系到公司的发展前景，会要开得成功，让客户满意，千万马虎不得。经过反复思考，王苗终于整理出了会议方案的基本头绪：会议经费各项目预算；名称；议程和日程；会场选择。并草拟了这样一份会议方案：8风光旅游有限责任公司2005年业务恳谈会会议方案总经理：为开好这次会议，以利于公司将来的更大发展，拟于2005年2月中旬召开为期两天的全年业务恳谈会。现将会议方案报告如下：一、会议议题。应围绕我公司业务发展来进行，主要有：我公司董事长致欢迎辞；

5、总经理介绍我公司相关情况和业务范围；客户代表发言；专家专题报告；分组讨论我公司目前业务拓展中存在的问题；回答客户提问等。二、会议议程和日程待定。9三、会务准备。成立两个组，会务组负责会议的组织和资料准备；后勤组负责与相关单位联系，保障会议顺利召开。四、会议经费预算。会议经费总体上不超过10万元。其中场地租金2万元；新闻摄影1.5万元；培训费8000元；食宿费2.7万元；会务用品费1万元；交通费1万元；纪念品费1万元。五、后勤保障。会议按不超过100人的规模安排后勤事务。后勤方面主要租用本省莲花市风景区宾馆。以上报告，如有不妥，请指示

6、后改正。年月日10相关知识：拟定会议方案是秘书人员重要工作之一，也是考验一个秘书人员能否胜任秘书工作的一项主要标准。（1）会议的主题和议题会议的主题是会议要研究的问题和要达到的目的。确定主题时，一要结合本单位的实际；二是要有切实的依据；三是要有明确的目的。议题则是对主题的细化。（2）会议名称会议名称分为几种情况：一是固定的，如董事会等；二是不固定的，应根据会议主题或议题来定，其中有的还可以包括时间、范围等。如“风光旅行有限公司2005年业务恳谈会”。11（3）会议议程与日程会议主持人根据到会主要领导情况确定；发言人根据议题确定；议题

7、顺序即是议程产生的主要形式。编制会议议程表时，要注意：了解一般事物习惯性顺序，也要注意本单位有无对会议议程顺序的相关规定；将同类议题尽可能集中排列；保密性强的议题要放在后面。日程一般采用表格形式或简短文字，将会议按每天上午、下午和晚上三个单元时间安排，并将会议议题具体化。12（4）如何选择会址选择合适的会址是会议成功召开的重要保证。选择是要考虑：租金是否合理；环境是否安静；交通是否便利；大小是否适当，即要与会议规模和主题相符，一般每人平均应有二至三米左右的活动空间，若会期长一些，场地可大一些；设备是否齐全；停车是否方便等。13总经理

8、办公室：李总：“小王，这份会议方案写得基本上可行，只是还有许多细节要一一去落实，你抓紧时间，认真看一遍后把要落实的事项一一标注出来，并说说你的落实步骤，有什么做不了主的直接向我汇报。争取早一点把会议邀请函发出去，到时会议邀请函后面要附