秘书综合实务 第二版 会务服务会前准备.ppt

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1、实训项目一：会前准备一、实训目的◎会起草带回执的会议通知◎会拟订会议日程◎会选择会址◎会联络与会人员◎会准备会议所需各种资料、物品及设备◎会布置会场二、基础知识◎会议通知应当包含明确的会议主题、时间、地点、与会对象、费用以及其他特殊要求等，异地召开的会议还需要附上线路图和接站方式。◎常见的会议用品桌椅、投影、传声设备、会标、会徽、旗帜、标语口号、花卉、灯光等。◎专用的会议用品包括奖品、奖牌、会议文件、代表证件等。三、基本技能◎会议通知应当带回执，以便统计参会人员，提前做好会场、住宿安排。◎安排会议议程，要注意缓急轻重。◎会场大小要和与会人数相适应。◎会议通知不宜请人转捎口信，重要客人

2、还应当当面邀请。◎会场布置要充分考虑会议性质、会议规模和会议目的。◎有效的会前准备应当制定会议工作方案，并通过任务清单责任到人，确保不出现遗漏。工序1工序2工序3工序4起草带回执的会议通知确定主题确定参会对象落实细节制作通知拟订会议日程分析主题分解主题初拟日程确定日程选择会址落实人数明确会议性质形成备选会址确定会址会前联络与会人员明确参会人员参会人员分类确定联络方式逐一联络安排会议议程分析主题分解主题细化任务安排议程准备会议所需各种资料、物品及设备落实任务分解任务分组落实逐一核对会场布置分析会议熟悉会场形成方案布置会场四、工作流程由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月1

3、3日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。1.任务：总经理要求秘书张洁马上起草会议通知。2.要求：⑴格式正确、规范，要素齐全。⑵将内容录入计算机，按照规定的格式排版。3.评价标准：⑴内容项满分60分。没有回执扣40分；会议时间、地点、与会对象、会议主题每缺一项扣10分。⑵内容录入项满分40分。信息存在明显瑕疵扣20分；通知排版出现明显错误扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制会议通知，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：1学时。实训1：起草带回执的会议通知实训2：拟订会议日程由于公司产品滞销，销售业绩大幅

4、度滑坡，公司决定12月13日－15日在南京钟山宾馆召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。1.任务：总经理要求秘书张洁立即拟订一份会议日程安排表交总经理审核。2.要求：⑴格式正确、规范，要素齐全。⑵日程安排合理。⑶将内容录入计算机，按照规定的格式排版。3.评价标准：⑴格式项满分30分。活动时间、活动地点、责任人，每缺一项扣10分。⑵安排合理项满分40分。安排随意扣30分；活动顺序不符合逻辑扣20分；活动没有预留合理衔接时间扣10分。⑶内容录入项满分30分。信息存在明显瑕疵扣20分；排版出现明显错误扣10分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制

5、会议日程，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：1学时。实训3：选择会址由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日召开有23个省120余名客户参加的客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。1.任务：总经理要求秘书张洁选择一个比较适宜此次会议的会议场所。2.要求：⑴会场规模恰当。⑵会址选择合理3.评价标准：⑴会场规模项满分50分。不考虑会场规模扣50分；会场规模没有留有余地扣30分。⑵会址选择项满分50分。环境恶劣扣40分；交通不便扣30分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组编制选址方案，学生比照评价标准，相互评价。6.时

6、间安排：1学时。实训4：会前联络与会人员由于公司产品滞销，销售业绩大幅度滑坡，公司决定12月13日－15日召开客户联谊会，听取客户对公司产品的意见和建议，确定次年产品订购情况。眼看会期将至，会议发出500封会议通知，到现在为止，收到的回执不到200份。总经理要求秘书张洁通过各种方式和客户联系，进一步确认开会的人数，以便更好地安排会议。1.任务：演练利用各种方法与客户联系的过程。2.要求：⑴方法多样。⑵方法适宜。⑶注重反馈。3.评价标准：⑴通知内容项满分60分。没有回执扣40分；会议时间、地点、与会对象、会议主题每缺一项扣10分。⑵通知录入项满分20分。信息存在明显瑕疵扣10分；通知排

7、版出现明显错误扣10分。⑶信息确认项满分20分。没有确认客户到会信息，扣20分。4.评价办法：百分制。5.实训组织：全班分组演练，学生比照评价标准，相互评价。6.时间安排：1学时。实训5：安排会议议程某公司召开客户联谊会，行政秘书小钟在起草大会开幕式议程时列出了请兄弟公司主管生产的王副总讲话这一议题。大会负责人在审稿时把这一项内容放在闭幕式进行，于是把这一项删去了。后来，公司副总经理陈红在审定时，又把这一议题勾了回来，大会负责人并不知道这一变化，所以在开幕