秘书实务会务工作

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1、1会议概述2会务工作流程3会务工作具体内容4常用会议的组织程序5会见与会谈6技能训练会务工作教学目的通过本模块的学习，了解会务工作的基本内容及工作程序，学会拟定会议方案，掌握会议组织工作的环节和会务工作中的文书工作。教学重点与难点1、教学重点会议筹备工作；会议方案的制作；会见与会谈的操作程序与方法；案例分析。2、教学难点会议方案的制作；会场的布置；会议组织案例分析；技能训练。案例分析：请柬发出之后某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到

2、请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知?一气之下，都回家去了。事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述

3、失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？案例导入：华风集团公司的总经理秘书米兰穿着得体的职业女装，正站在公司即将举行的“KH新产品新闻发布会”的会议大厅门口迎接来宾。门厅旁有一张签到桌，放着签到表和签到笔。已有来宾到会，但管签到工作的秘书还未到岗，米兰十分着急，刚刚电话催完，米秘书的手机响了，原来是今天大会上最重要的嘉宾、市里主管经济工作的副市长的专车在路上出了故障。时间眼看来不及了，米秘书果断决定让公司正在去电视台接记者的奥迪车掉头去接副市长，让去接记者的秘

4、书另打一辆出租车去电视台。这案例导入：样，通过及时的协调，两边的事情都得到了妥善的处理。米秘书刚准备喘口气，手下的工作人员又来反映因预先估计不足，会议的礼品和宣传品都不够了，米秘书又赶紧派人与大厦的管理人员协商，尽可能地多提供一些车位。然后派下面工作人员迅速前去加印宣传材料并购买新的礼品。这时接副市长的车子就快到大门口了，米秘书立即给总经理打了电话，告诉他市长已到，然后面带微笑地迎向大门口。第二章会前筹备第一节会议概述1.1会议的涵义会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。通常有2人以上共同参与，以一定方式聚合在

5、一起。全国人民代表大会1.2会议的要素会议的选择要素有会议名称、服务机构、秘书机构、经费、文件材料、专用设备工具、各种消耗性材料等2、会议的主要种类按组织类型内部会议外部会议正式会议非正式会议按时间方面的规定性定期会议不定期会议按出席对象联席会内部会代表会群众会按功能性质决策性讲座性执行性告知性学术性协调性报告性谈判性动员性纪念性等按议题性质专题性综合性按规模大小特大型大型中型小型按会议采用的方式手段常规会广播会电话会电视会网络会1.3会议的作用（1）实施领导的重要工具。（2）领导贯彻民主集中制，实现决策民主化，科学

6、化的必要手段，要集思广益，充分发挥干部和群众的智慧这就需要召开会议来交换意见，研讨问题。3、各级领导贯彻政策、布置任务、沟通信息、协调行动的有效方法，此外，会议还有宣传教育作用，研讨作用，表达思想感情作用等。1.4公司常见会议的类型客户咨询会产品展销订货会业务洽谈会新产品新闻发布会经理例会与特别会议员工例会股东大会和董事会议公司年会第二节发送会议通知制作会议证件和指示标志一、制发会议通知1、会议通知的基本内容会议通知的内容包括名称、时间、地点、与会人员、议题及要求等。会议通知的种类有书信式和柬帖式。会议通知的发送形式

7、有正式通知和非正式通知。会议通知的方式有书面、口头、电话、邮件。关于召开业务检查工作会议的通知各分公司、中心、部：兹定于2006年1月25日9时在公司第一会议室召开业务检查工作会议，请各分公司、中心、部主管经理（主任）或相关责任人按时出席。汇江公司总经理室二00六年一月二十六日会议通知尊敬的客户：为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。附：会议日程及路线图回执请于7月30日以前将回执寄至：

8、北京市朝阳区天地大厦天地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：010-87654321。˴我公司参加此次会议，参加人数：˴我公司不能参加此次会议。姓名：公司：2、会议通知的作用周知作用提醒作用凭证作用3、会议通知发送的注意事项（1）为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重（2）人数较少的非