《秘书实务》第三章-会务工作

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1、会务工作第一节会务工作概述一、会议与会务工作（一）什么是会议事先约定、有组织、有目的的聚众议事或传达信息的一种社会活动方式。（二）什么是会务工作会务工作是指直接为会议的组织召开、顺利进行、贯彻监督所提供的策划、实施、服务、宣传等工作的总称。二、常见会议的种类(一)常务会议(二)专题会议(三)学术会议(四)代表会议(五)现场会议(六)联席会议(七)电视电话、网络视频会议(八)活动性会议三、会议的构成要素(一)会议议题(二)会议名称(三)与会人员(四)会议时间(五)会议地点(六)会议组织形式(七)会议成本预算第二节会前准备一、制订会议预案（一）会议预案的内容和格式1.明确召开会议的目

2、的、任务2.会议的规模3.会议名称、时间、地点4.会议材料的组织和大会发言安排5.其他事项的安排（参见教材第100-101页示例）一、制订会议预案（二）拟订会议议程和日程会议议程是对会议议题进行先后次序的安排，会议日程是对会议议程和会议期间其他各项活动逐日做出的时间安排。议程和日程是会议方案的组成部分。（参见教材第102—104页议程、日程表示例）二、编制会务工作程序表会务工作程序表是在会议预案的基础上对会务工作做出的周到细致的具体计划。程序表应该包括各项具体会务工作的内容、完成时间、责任人等项目。（参见教材第105-107页示例）三、准备会议材料(一)会议文件的起草主题报告决议

3、、决定开幕词、闭幕词参考材料候选人情况介绍……(二)会议文件的审校(三)文件材料的印制和分发会前分发报到、入场时分发按座位发放四、发出会议通知会议通知的基本要素：会议名称会议地点会议目的会议内容会议期限和议程与会人员应做哪些准备报到日期、地点主办单位、联系人姓名及电话五、布置会场与检查l会场整体格局的布置l主席台座次布局l场区座次布局主席台座次安排（从台上往下看）1.主席台人数为奇数时：7    5    3    1    2    4    62.主席台人数为偶数时：6    4    2    1    3    5六、落实后勤服务(一)预订住宿客房(二)安排会议餐饮(三)

4、落实交通保障(四)印制有关票证第三节会间服务一、统计到会人数常用的签到方式有：(一)簿式签到(二)卡片签到(三)电子签到二、做好会议记录(一)会议记录的结构一般包括会议基本情况和会议主体内容两部分。1.会议基本情况2.会议主体内容l会议记录结构示意图XXX会议记录会议时间：会议地点：出席与列席会议人员：缺席人员：会议主持人：记录人：主要议题：发言记录：审阅：签字：二、做好会议记录(二)会议记录的方法1.详细记录2.择要而记3.灵活使用省略法4.用简便的写法代替复杂的写法5.做好记录整理工作(三)会议记录注意事项1.实事求是2.注意保密三、编印会议简报会议简报有一套专门设计的固定版

5、式，通常由报头、报身(正文)、报尾三部分构成。三、编印会议简报会议简报的正文，大致有三种结构模式和写作方法：综述法重点报道法言论摘要法四、会间后勤工作五、(一)会议现场服务(二)会间生活服务(三)会议文体活动(四)会议卫生保健(五)会议值班工作第四节会后处理一、会后文字工作(一)会议纪要会议纪要是召开比较重要的会议时，用于记载、传达会议精神和议定事项，要求与会单位或其他相关单位遵守和执行的指导性公务文书。（参见教材第129页示例）(二)会议新闻报道会议新闻报道对于加快会议精神传播的速度和范围，扩大会议的影响，提高会议的透明度，贯彻落实会议精神具有重要作用。二、会议文书归档(一)会

6、议文书材料的收集也称会议文件的清退。机密程度较高的会议，要求参加重要会议的与会人员，在会议结束时，根据规定将会议上发放的文件清理并退回会议秘书处。收集的重点：1.会议形成的各种稿本2.会议的选举材料3.会议证件(二)会议文书材料的归档会议结束后,秘书将会议文书材料依据其内在联系加以整理，按规定移交给档案部门存档，以便于日后查找利用。（按照文档管理的要求进行）三、会后后勤工作(一)整理会议场地1.会场检查2.会场清理3.办理清退手续(二)安排返程工作1.做好与会人员返程票的登记、代购工作2.帮助与会人员做好返程准备3.送别与会人员(三)结算会议经费收入结算支出结算四、会务工作总结是

7、在会议进行过程中或结束之后，会议的组织方对会议组织工作的实施情况、会议进程和会议结果等进行的回顾、分析和评价，并形成总结意见的过程。会务工作总结的方式：1.座谈会2.总结表彰会议3.书面总结