Access 2010数据库基础与应用 项目式 教学课件 作者 赖利君 工作任务10 设计和制作报表.ppt

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1、工作任务10设计和制作报表10.1任务描述在公司的经营管理过程中，制作和打印报表是数据管理的日常工作这一。除需要进行简单的表格式报表打印外，常常需要对公司的经营情况进行统计、汇总和分析，最后将这些以一种美观、实用的格式打印出来。在本任务中，我们将通过自动方式和设计视图制作有关库存、进货、商品和订单等一系列满足经营管理需求的报表。10.2业务咨询10.2.1报表的定义报表是将信息用打印机以打印形式输出、将数据以打印形式展示的一种有效形式。报表的数据源大多数是表、查询或SQL语句。使用报表可以控制报表上所有内容的外观，可以按照所需方式显示要查看的信息。有了报表，用户就可以控

2、制数据格式，获取数据汇总，并以所需的任意顺序对信息进行排序。报表是打印和复制数据库管理信息的最佳方式，可以帮助用户以更好的方式表示数据。报表既可以在屏幕上输出，也可以被传送到打印设备中进行打印输出。10.2.2报表的功能报表是打印数据的最好方式。与直接从表、查询或窗体中打印数据相比，报表打印可以提供更多的控制数据格式的方法，包括对记录进行排序、分组，对数据进行比较、总结和小计，以及控制报表的布局和外观，如定义页面的页眉、页脚及报表页眉和页脚等。报表是查阅和打印数据的较好方式，与其他打印数据的方法相比，它具有以下两个优点。首先，报表不仅可以对简单的数据执行浏览和打印功能，

3、还可以对大量原始数据进行比较、汇总和小计。其次，报表可生成清单、订单及其他所需的输出内容。报表作为Access2010数据库的一个重要组成部分，不仅可用于数据分组，单独提供各项数据并执行计算，还提供了以下功能。（1）可以制成各种丰富的格式，从而使用户的报表更易于阅读和理解。（2）可以插入图片、图表以及其他OLE对象美化报表的设计。（3）可以在每页的顶部和底部打印标识信息的页眉及页脚。（4）可以利用图表和图形帮助说明数据的含义。（5）可包含子窗体和子报表。（6）能按特殊格式排版，例如，可生成发票、电话和标签等。（7）能打印所有表达式的值。报表与窗体在设计与使用上有许多类似

4、之处，它们的数据源都是表、查询或SQL语句，两者之间可以相互转换。窗体的设计方法、技巧可作为报表设计的一面镜子。窗体设计中所提到的控件的添加、复制、移动、删除及布局等操作，都可以应用在报表的设计过程中。两者不同的是，在窗体中可以输入数据，而报表则侧重于按指定格式来输出数据。10.2.3报表的组成报表的结构和窗体的结构相似，也具有5个节，只是名称不同。报表一般由“报表页眉”、“页面页眉”、“主体”、“页面页脚”和“报表页脚”组成，如图3.62所示。分组报表中还有组页眉和组页脚两个节，它们是报表所特有的。报表中的内容以节来划分，每一个节都有特定的目的，并按照一定的顺序打印在

5、页面和报表上。1．报表页眉报表页眉出现在整个报表的开头处，而且只出现一次。报表页眉显示整个报表的一般性说明文字，以及报表的标题、图标等，让用户一眼就能看出报表所包括的主要内容。报表页眉一般和页面页眉一起显示在首页。报表页眉打印在第一页的页眉之前。但如果报表很大，则有必要把报表页眉单独设置成一页来作为封面。要向报表中添加报表页眉/页脚，可用鼠标右键单击报表设计器的任意一节，在弹出的快捷菜单中选择【报表页眉/页脚】命令。当报表中已经具有报表页眉和页脚时，执行上述命令，将同时删除报表页眉、页脚以及其中的控件。2．页面页眉页面页眉将显示在报表中每一页的最上方，其信息包括报表的标

6、题、图标、日期及字段的名称等。如果要向报表中添加页面页眉/页脚，则可以按照前面介绍的方法，用鼠标右键单击报表设计器的任意一节，在弹出的快捷菜单中选择【页面页眉/而脚】命令。3．组页眉组页眉出现在报表每一个分组字段的开始，用于显示该组的标题及相关信息，还可以显示分组字段的名称等。如果报表有多个层次性的分组，则对应的组页眉也有多个，而且从上到下按分组级别高低依次排列。4．主体主体节包含了报表数据的主体，报表的基表记录源中的每一条记录都放置在主体节中。该部分显示报表的详细记录。5．组页脚在报表中，页眉和页脚总是对应出现的。组页脚对应着组页眉。组页脚出现在报表每一个分组的末尾，

7、用于显示该组总结性信息。6．页面页脚页面页脚和页面页眉对应，出现在报表每一页的末尾，其信息包括报表页码、日期等。值得注意的是，页面页脚和页面页眉显示在同一页，因此要避免两者信息的重复。页面页脚与页面页眉使用同样的命令，成对地添加或删除。7．报表页脚报表页脚用于在报表的底部放置信息，例如，报表总结和总计数等。10.2.4报表的视图报表有4种视图，分别为设计视图、布局视图、报表视图和打印预览视图。1．设计视图报表的设计视图用于报表的创建和修改。在设计视图中编辑报表时，可显示报表的各种控件布局、字段列表和工具箱等。要在设计视图中打开报表，可在导