《ACCESS 2007数据库技术与实例教程》教学资源包各章课件项目七.ppt

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1、项目七图书馆管理系统数据的导入、导出与应用程序管理能力目标学会使用Access2007的导出/导入功能。学会在Access2007中启动Word的邮件合并功能批量生成信函文档。学会设置Access2007应用程序的运行选项。学会生成ACCDE文件以增强系统安全性。知识准备Access能够存取多种数据格式，能与其他应用程序共享数据。导出数据就是将Access中的数据转换为其他格式的数据或其他的数据库文件。任务一信息表数据导出实例：将Access数据库中的数据表倒出为EXCEL文件。1、打开数据库，在导航窗格中展开表对象列表，双击打开要导出的数

2、据表，然后单击“外部数据”选项卡。2、在“外部数据”选项卡的“导出”组中，单击“Excel”按钮。2.单击“Excel按钮”1.双击打开表3、在图示的对话框内指定导出的目标文件和文件格式：单击对话框中的“浏览”按钮选择导出文件的存储地址，在“文件格式”下拉菜单中选择需要导出的文件格式，如Excel工作簿。4、导出完成后，Access2007会在用户指定的位置生成一个Excel工作薄。5、回到Access2007工作环境，此时将弹出询问是否保存导出的对话框。6、在此对话框中勾选“保存导出步聚”选项。勾选该选项后，为导出操作设置一个名称，然后单

3、击“保存导出”按钮。任务二信息表数据导入知识准备1、数据导入的主要方法：向数据库添加数据的方式主要有两种：一种是在数据表或者窗体中手工输入数据，另一种是利用Access的数据导入功能，将外部数据导入到当前数据库中。2、可以导入的文件格式：Access2007可以导入的数据包括：导入其他Access数据库的数据、MicrosoftExcel、Outlook的数据、文本文件（*.txt、*.csv、*.tab、*.asc等）以及XML文件。所有导入到Access中的数据，在导入后都将转换为Access的数据库文件格式。实例：将EXCEL文件倒入

4、到Access数据库中。1、如图所示，进入“东方职业技术学校图书馆管理系统.accdb”后，单击“外部数据”选项卡，在“导入”组中单击“Excel”按钮。单击“Excel按钮”2、在打开的对话框中，选择将数据导入到数据库的新表中，或在数据库已存在的表中添加记录。并指定要导入的Excel文件名，单击“确定”按钮。3、进入“导入数据表向导”对话框，在其中选择“显示工作表”选项，选择要导入的Excel工作表，然后单击“下一步”按钮。4、进入下一对话框，在其中勾选“第一行包含列标题”选项，并单击“下一步”按钮。5、进入下一对话框，为Excel表中的

5、各个列指定字段。在该对话框中，单击下方预览窗口中的各个列，在上方“字段选项”框中可以设置对应的字段名称、数据类型、是否设置索引、以及是否跳过字段不导入等选项。将Excel表的每个列都设置好后，单击“下一步”按钮。6、进入下一对话框，在其中有三个选项：让Access自行添加主键、让用户自已选择主键、或者是不要主键。选择“我自己选择主键”选项，将“图书编号”字段作为主键。7、进入下一对话框，设置导入后新生成的数据表的名称，输入数据表名称，单击“完成”按钮。8、最后，Access会提示是否保存本次的导入操作。在此对话框中，勾选“保存导入步骤”选项

6、，在“另存为”文本框中输入导入操作的名称，并单击“保存导入”按钮。任务三创建邮件合并文档知识准备1、邮件合并“邮件合并”就是在邮件文档的固定内容中，合并与发送信息相关的一组通信资料（如Excel表、Access数据表等），从而批量生成需要的邮件文档。2、邮件合并的相关功能“邮件合并”功能除了可以批量的处理信函、信封等与信件相关的文档外，还可以批量的制作标签、工资条、成绩单等。实例：使用邮件合并功能自动生成图书采购邀请函。1、制作一个Word文档，命名保存为“图书采购信函”。2、在Access2007导航窗格表对象列表中选择“出版社信息表”，

7、然后在“外部数据”选项卡的“导出”组中，单击“其他”按钮。在展开的选择列表中选择“用MicrosoftOfficeWord合并”选项。选择出版社信息表3、在弹出对话框中，选择第一个选项“将数据链接到现有的MicrosoftWord文档”，单击“确定”按钮。4、在弹出的选择文件对话框中，选择第一步创建好的“图书采购信函”文档，并单击“打开”按钮。5、上述操作后，将自动打开该Word文档，在屏幕右边是“邮件合并”窗格。6、在“邮件合并”窗格的下方单击“下一步：撰写信函”。7、将输入光标定位在文档中的第二行，在接着出现的“邮件合并”窗格中，单击“

8、其他项目”。8、此时在Word文档工作区弹出一个“插入合并域”对话框，按照需求将合适的字段（数据库域）插入相应的位置。9、插入所需字段后，关闭“插入合并域”对话框，并在“邮件合并