Access_2007数据库技术与实例教程 教学课件 作者 孔志文单元五任务二.pptx

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1、任务二使用向导创建“当月教练工作日志”分组汇总报表【任务描述】使用“报表向导”的方法，创建一个基于“学习记录”表，以“教练编号”进行分组，并能统计各组的学员“时长”总值的“当月教练工作日志”报表。【知识准备】Access提供的向导总是可以使得创建数据库对象的操作更加便捷。在数据量较多，布局要求较高的情况下，使用“报表向导”可以非常简单地创建常用的报表，从而节省了在设计视图中繁复枯燥的手工设定工作。使用报表向导创建报表不仅可以选择报表上显示哪些字段，还可以指定数据的分组和排序方式。如果事先指定了表之间的关系，

2、那么还可以使用来自多个表的字段进行创建。使用“报表向导”创建报表时，向导会提示用户选择数据源、字段、版面及所需的格式，根据用户的选择来创建报表。在向导提示的步骤中，用户可以从多个数据源（表或查询）中选择字段，可以设置数据的排序和分组，产生各种汇总数据，还可以生成带子报表的报表。【任务分析】“当月教练工作日志”分组汇总报表即是当前月份各位教练的工作日志明细及及培训学员的时长汇总。要完成本报表的创建可先创建一个查询，再以该查询作为报表的数据源通过报表向导来创建。【任务实施】1、打开“科校汽车驾驶员培训管理”数据

3、库。切换到“创建”选项卡，在“查询”组中，单击“查询设计”按钮，如下图所示。2、打开查询设计视图和“显示表”对话框。添加“学习记录”“教练”表作为查询数据源，在“查询设计”窗口中，将“教练”表中的“教练编号”、“姓名”两个字段和“学习记录”表中的“学员编号”、“学习内容”、“日期”、“时长”四个字段及新创建的“Year([日期])”、“Month（[日期]）”字段添加到“设计网格”的字段行中，在“Year([日期])”和“Month（[日期]）”字段下方的“条件”行中的单元格，分别设置条件为“Year(Da

4、te())”和“Month(Date())”，保存查询，查询名为“月教练工作日志”，如下图所示。设置条件为当前年份设置条件为当前月份添加学习记录和教练表前月份3、再次切换到“创建”选项卡，在“报表”组中，单击“报表向导”按钮，如下图所示。图5-8数据库创建报表对象面板单击“创建”按钮单击“报表向导”按钮4、打开“报表向导”对话框，弹出向导对话框第一步，要求确定报表包含的字段，可以从一个或多个表或查询中选择。在这里选择“月教练工作日志”查询中的所有字段，如下图所示。图5-9设置报表包含的字段5、单击“下一步”

5、按钮，弹出向导第二步对话框，要求确定查看数据的方式，可选择通过“教练”或通过“学习记录”方式，这里设置通过“教练”方式查看数据，如下图所示。图5-10设置查看数据的方式6、单击“下一步”按钮，弹出向导第三步对话框，询问是否添加一个或多个字段，作为分组的依据。在这里选择“教练编号”和“姓名”两个字段为分组字段，如下图所示。图5-11设置报表分组字段7、单击“下一步”按钮，弹出向导第四步对话框，要求选择一个或多个字段作为排序依据，这里可选择“学员编号”作为排序的依据，单击右边有箭头的按钮切换降序或升序，如图5-

6、13所示。单击“汇总选项”按钮，出现汇总选项出话框，设置如图5-12所示选项，单击“确定”按钮返回图5-13所示界面。图5-13设置排序字段和排序方式单击汇总选项按钮8、单击“下一步”按钮，弹出向导第五步对话框，要求选择报表的布局方式，这里选择“递阶”、“纵向”，并选中“调整字段宽度使所有字段都能显示在一页中”复选框，如图5-14所示。图5-14设置报表的布局方式9、单击“下一步”按钮，弹出向导最后一步对话框，要求为报表指定标题，这里在文本框中输入“当月教练工作日志”，并选择“预览报表”单选按钮，如图5-1

7、5所示。图5-15设置报表标题10、单击“完成”按钮，显示打印预览报表效果，如图5-16所示。图5-16打印预览“当月教练工作日志”报表【任务检查与效果展示】在打印预览报表时可以看到，“当月教练工作日志”中的每条记录都按照“教练编号”分组。若在预览中发现有些字段没有完全显示出来或要对报表进行美化和调整时，可以单击功能区右上角的“关闭打印预览”按钮，关闭打印预览窗口。Access将自动切换到报表设计视图。在该视图中，可以对字段和报表控件进行相应的调整和设计，最后完成报表效果如下图所示。图5-17“当月教练工作

8、日志”报表完成效果图