质量体系文件编码制度.doc

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1、南海市能兴物业管理有限公司作业指导书文件编号：ZY—XZB—1002版本号：B发放号：质量体系文件编码规定生效日期：会审经审核，同意发放执行。签署：拟制审核批准作业指导书修改状态:0质量体系文件编码规定编号:ZY—XZB—1002页码:第1页/共2页质量体系文件编码规定1．0目的1.1本指导书确保每一个质量体系文件都有唯一的编码。便于文件的识别、追溯和控制。1．0适用范围2．1本指导书适用于本公司质量体系文件的编码。3．0职责3.1行政人事部负责对公司质量体系文件统一编码和登记。4．0编码规定4.1质量体系文件在编写完成后，由行政人事部按照规定的要求进行登记、编码。4．2代号4．2．1公司内

2、各级部门代号从该部门名称中取三个汉语拼音字母来表示，如：XZB——行政人事部CWB——财务部JYB——经营部GCB——工程部BAB——保安部YLB——园林清洁部YCG——怡翠花园管理处DLG——电力大楼管理处NXG——能兴大楼管理处YDG——移动通信管理处FYG——法院管理处RJG——软件科技园管理处KTB——怡翠花园康体部（其他依次类推）4．2．2文件类别代号取两个汉语拼音字母表示：ZL——质量手册CX——程序文件ZY——作业指导书JL——质量记录4．2．3顺序号用四位数表示，从左到右前二位表示文件所属内容，后二位代表顺序。程序文件前二位的编号是—00，作业指导书前二位的编号如下：a)按职

3、能部门、管理处区分10—行政人事部管理20—工程部管理30—保安部管理40—经营部管理50—财务部管理60—园林清洁部管理70—其他部管理90—社区中心康体部管理（其他依次类推）b)按管理处内部专业管理区分80—接管验收管理81—公共场地管理82—设备设施管理83—清洁绿化管理84—消防管理85—保安队管理86—综合管理（其他依次类推）4.3质量体系文件的编码方法4．3．1程序文件的编码由文件类别代号、顺序号组成，表达形式如下图：CX——□□□□顺序号程序文件代号作业指导书修改状态:0质量体系文件编码规定编号:ZY—XZB—1002页码:第2页/共2页4．3．2作业指导书的编码由文件类别号、

4、执行文件主要部门代号、顺序号组成表达形式如下图：ZY——□□□——□□□□顺序号部门代号作业指导书代号4．3．3质量记录表格编码由文件类别号、填写表格主要部门代号、顺序号组成，表达形式如下图：JL——□□□——□□□□顺序号部门代号质量记录代号4．4文件的版号和修改编号4．4．1质量手册、程序文件、作业指导书的版本号用英文字母A、B、C、……表示，当文件换版，则依次更换，质量记录的版号与其支持的文件版号一致。4．4．2质量手册、程序文件、作业指导书文件每页均设“修改状态”栏，其后的修改编号用阿拉伯数字表示，从0开始，每修改一次某章节，递加1，依次顺序为0、1、2、3、……；质量记录表格如发生

5、修改在表格右上角的质量表格编码后增加修改编号，从1开始，每修改一次递加，依次顺序号是1、2、3……4.4.3质量记录表格在未修改前不标注修改状态，修改后的修改状态在表格右上角编码下用（1）、（2）、（3）、······表示，每修改一次均应换页。4.5质量体系文件的发放号由2位阿拉伯数字表示，每一个部门（或人员）用一个2位阿拉伯数字表示。5．0引用文件和记录表格