文件编码管理制度.doc

《文件编码管理制度.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在行业资料-天天文库。

1、文件名称：文件编码管理制度起草人：起草日期：审核人：审核日期：文件编码：XR-SMP-00001-01审批人：批准日期：版本编号：01颁布人：生效日期：分发部门：【目的】建立一个科学、规范的文件编码体系，便于文件的管理、下达和查寻。【适用范围】本制度适用于公司所有文件体系的编码管理。【责任人】所有文件起草人员、审核人员、审批人员及修订人员对本制度实施负责。【内容】一、所有的文件必须按编码规则进行编码并使用，全公司文件保持一致，以便于识别、控制和追踪，同时还可避免使用或发放过时的文件。二、根据文件编码可以判定文件的类型、修订及

2、变更历史。三、文件编码原则3.1系统性。文件由档案管理员统一分类、编码，并进行登记。3.2准确性。文件应与编码一一对应，一旦某一文件终止使用或更改，此文件编码即行作废，不得再次使用。3.3相对稳定性。文件编码规则，不得任意更改变动，应保证系统的稳定性。3.4可追踪性。根据文件编码规则，可随时查询文件变更的历史。3.5相关一致性。文件一旦经过修订，必须重新编订文件编号的修订号，同时对其它相关文件中出现的该文件号进行修正。四、文件编码分类：4.1总概框概框文件记录REC管理性文件SMP技术性文件TS标准操作性文件SOP4.2管理

3、类文件分类管理类文件SMP文件管理WJ人员管理RY质量管理ZL生产管理SC设备管理SB物料与产品管理WC厂房管理CF4.3技术性文件分类技术性文件TS风险评估FX质量标准ZL工艺规程GY验证标准YZ设备验证SB清洁验证QJ工艺验证GY原料标准YL辅料标准FL包装材料标准BZ中间产品标准ZJP成品标准CP4.4标准操作性文件标准操作性文件SOP清洁类QJ岗位职责GW生产类SC检验规程JY质量类ZL设备类SB包装材料BZ通则TZ原料YL辅料FL中间产品ZJP成品CP4.5记录类文件分类记录REC人员RY设备SB清洁QJ生产SC物

4、料WL质量ZL库房KF附件FJ财务CW原料YL辅料FL中间产品ZJP成品CP一、文件编码办法5.1文件编码方式：如:□□□—★★—●●—●●—●●部门—类别—小结—编号—版号XY—SMP—ZL—00001—01或□□□—★★—●●—●●—●●—●●部门—类别—小结—小结a—编号—版号SC—S0P—JY—TZ—00001—015.2文件编码含义：①使用相应字母代表相应的文件类别；②a使用相应字母代表该小结的进一步分类；③使用数字表示文件的流水编号；④使用数字表示文件的修订号，00为新版新发布的文件，01为该版第一次修订，02为

5、该版第二次修订，以下类推。注：对于分类项下较复杂的还可制定具体编号方法。5.3文件表头版次栏内，用两位数字表示该文件的版次，如01表示第一版。一、该规定批准后，公司所有文件发布前均由行政人事部按上述编码规定编码。二、编码一经确定，就必须登记在案，当文件有修改时，整个编码系统不变，只对版次进行修改并详细记录存档。变更记载原文件编码变更原因、依据作废日期