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时间:2019-11-17
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1、XX公司文件和档案管理制度1目的为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作,进一步规范档案管理工作秩序,特制定本制度。2适用范围适用于本公司方针、目标、管理文件、适用的外来文件的控制。3相关文件4职责(1)人力资源部负责文件的控制,并负责管理文件、与安全有关的外来文件及各种记录的接收、发放、更新和销毁等工作。(2)总经理负责各管理制度文件的批准、发布和组织宣贯本公司的安全方针、目标。(3)各有关职能部门负责本部门安全文件的编写、审核,以及对所到文件的管理工作。5内容与要求5.1本公司文件控制范围: ①安全方针、目标; ②各种运行记录表单; ③技术文件:如操
2、作规程、作业指导书等; ④安全相关的外来文件;如国家标准、法律、法规、通知等 ⑤管理文件;如各项管理制度。 5.2文件的编号 (1)现行国家标准、行业标准和公司标准以原标准为准。(2)管理制度编号为:XXXX—AQ—XXXX----XXXX,其中第一个XXXX为公司英文简写,第二个“XXXX”为要素号+流水号,第三个“XXXX”为年份。例如RKSW-AQ-0101-2014代表XXX安字安全标准化管理文件第一要素(目标)第一个管理制度。(3)运行记录的编号为“XXXX-AQ-XXXX”,其中第一个XXXX为公司英文简写,第二个“XXXX”为要素号+流水号。例如:R
3、KSW-AQ-0101为第一要素(目标)第一个表单。5.3文件的编写、审核、批准和发布。(1)安全管理制度由安全管理领导小组负责组织起草,由安全管理领导小组副组长负责管理制度的审核,总经理负责文件的批准和发布。(2)操作规范和有关技术文件和管理文件由相关部门负责编写,安全管理领导小组副组长审核,由总经理批准发布。各种记录表单由部门有关人员编写,本部门领导批准,经管理部备案后实施。(3)公司至少每年要对管理制度或其它文件进行评审,当不能适应公司安全标准化管理时,可增加评审频率,修改后还要按(1)(2)进行批准。5.4文件的发放和更换(1)由人力资源部负责在“文件发放登记表”
4、上造册,确定发放范围,经分管副总批准后实施发放。发放应确保在使用处可得到有效版本的适用文件。顾客或来访者索取本公司安全管理制度时,须经安全管理领导小组组长批准。5.5文件的管理(1)文件(包括适用的外来文件)的使用部门各自做好文件的收发、归档和借阅手续,文件的借阅须在“文件借阅登记表”上做好记录。(2)人力资源部在每年末对文件的存贮情况进行一次检查,发现问题及时进行处理。(3)文件的持有者,要妥善保管所发的文件,不得外借。(4)文件的持有者调离本公司时,要到人力资源部办理归还手续。
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