公司文件档案管理制度

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1、公司文件档案管理制度4.3.1　目的与适用范围1、目的为了规范安全标准化管理体系文件的编制、审核、批准、编号、备案、标识、发放、存档、更改、修订以及作废的控制要求，确保安全标准化管理体系文件处于受控状态。2、适用范围本制度适用于公司安全标准化管理体系有关文件和资料的控制。4.3.2　引用法律法规及标准规范1、《中华人民共和国安全生产法》（中华人民共和国主席令第13号）；2、《冶金等工贸企业安全标准化基本规范》安监总管四（2011）128号；3、《本企业安全生产管理规范》（试行）。4.3.3　职责1、公司总经理负责

2、安全标准化系统制度文件的批准；2、公司主管安全的领导负责组织安全标准化系统制度文件的编写、修订；3、公司各部门负责相关文件的实施及本部门文件和资料的日常管理；4、公司厂办公室负责文件的归口管理，文件编号、发放、回收和定期评审的组织。4.3.4　管理要求1、文件管理的原则（1）公司安全标准化系统的所有文件应以书面形式为准，电子媒体中保存的文件，不作为执行的依据。任何人不得在受控文件上乱涂乱改，未经有关授权人批准，不得私自外借、复印等。同时应确保文件的清晰、整洁和完好；（2）对主要的安全生产过程、事件、活动建立安全记

3、录，并确保安全记录的有效控制；（3）安全记录台帐应符合下列规定：1）内容真实、准确、清晰；2）填写及时、签署完善；3）标识明确、编号清晰；4）易于识别与检索；5）完整反映相应过程；6）明确保存期限，并按保存期限保存。2、文件的分类（1）外来文件和资料：按照《安全生产法律法规与其他要求管理制度》的要求获取的法律法规、国家标准、行业标准、上级下发的管理文件、以及设备技术手册等；1）外来文件的控制①公司厂办公室负责与安全生产有关的外来文件的识别，列出文件清单，经主管安全副总经理确认后交安全厂办公室收集、登记、发放，并做

4、好签收记录；对上级主管部门下发的红头文件，各单位应及时送安全厂办公室登记；②公司厂办公室负责与安全生产有关的外来文件的查收，确保外来文件为最新适用版本，按《法律法规与其它要求管理程序》执行；（2）内部控制文件安全管理制度、作业文件以及相关记录等。作业文件包括作业指导书、应急预案、安全检查表、安全培训教育方案等；1）内部文件的控制①安全生产手册由公司厂办公室编写，主管安全副总经理审核，总经理批准；程序文件由归口实施部门组织编写，部门负责人审核，主管安全副总经理批准；作业文件或作业指导书（操作规程）由归口实施部门编写

5、，部门负责人审核，分管领导（副总经理）批准；②安全生产文件的发放：公司厂办公室编制《文件发放清单》交主管安全副总经理批准后由公司安全厂办公室依照清单复印相应份数、注明分发号，进行统一发放，文件领用人应在《文件发放清单》上签收；③文件的更改，由更改申请人填写《文件更改申请单》，经原审批单位（部门）审批后进行更改，更改后的文件及相应的《文件更改申请单》由原发放部门按《文件发放清单》进行发放，同时收回相应作废文件，并做相应记录。公司安全厂办公室在《文件发放清单》中标明文件的最新修订状态。文件的更改可采用换页的方式，并在

6、每页的页眉处显示版本和修订状态；④文件的申领：如果发生文件的丢失、严重破损等情况时，由申请人填写《文件领用单》经其单位的分管领导批准后，由公司安全厂办公室负责补发或以旧换新。如果以旧换新用原发放号，如补发则给予新的发放号，安全厂办公室做好相应发放签收记录。提供给顾客、相关方等外部结构的文件，由签发单位做好发放记录；⑤文件的保管与销毁：所有与安全生产管理体系有关的文件由安全厂办公室统一保留一份样稿及《文件发放清单》，各单位负责保管相关的文件，文件应保持清晰，不得随意涂改，以方便存取和查阅；⑥文件的评审：每年利用管理

7、评审时机对现有体系文件的持续适宜性进行评审，对标准化系统文件进行评审和修订时，要保证一定数量的员工参与。3、安全标准化系统文件的编号方法；（1）安全标准化系统制度文件编号：采用汉语拼音缩写进行编号，具体如下：1）安全标准化体系制度文件编号QB/AYM（BZH）－ZD－AO/01－20152）安全标准化体系作业指导书文件编号QB/AYM（BZH）－ZY－AO/01－20153）安全标准化体系记录文件编号QB/AYM（BZH）－JL－AO/01－20154、文件的管理（1）文件的编制1）公司分管安全领导负责组织安全标

8、准化系统制度文件的编制，形成《安全标准化系统制度文件汇编》（包括记录表格汇编）,各部门根据需要填写《制度文件清单》和《记录表格清单》；2）公司各部门、车间、班组根据危险辨识与风险评价的结果，编制相关的作业文件；3）安全厂办公室负责汇总作业文件，形成《安全标准化系统作业指导书汇编》、《安全标准化系统安全检查表汇编》以及《安全标准系统应急预案》填写《作业文件清单》；4）公司各