小额采购管理作业指引

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1、小额采购管理作业指引日期日期日期编制审核批准修订记录日期修订状态修订内容修订人审核人批准人一、流程概况流程目的依据公司管理流程和《招标采购管理流程》，特制定本指引。规范公司小额采购作业程序，明确部门职责，确保小额采购符合公司的品质和目标成木要求。流程范围本办法适用范围为区域公司各项目标的额20万元以卜•的工程及10万元以下的材料设备采购合同。定义无流程主导部门工程采购部流程参与部门成木管理部上游流程名称下游流程名称子流程名称—合同管理作业指引—二、流程图三、职责3.1工程采购部3.1.1组织编制小额采额的采购文件;3.1.2负责直接小额采额的谈判活动

2、；3.1.3负责工程类采购合同的起草、会签。3.2成本管理部321对项目部的采购合同进行备案；3.2.2参与小额采额的商务谈判；3.2.3审核采购合同。3.3主管领导3.3.1负责审批小额采额采购中请；3.3.2负责审批采购合同。四、工作程序4.1小额采购方式划分原则：4.1.1议标采购:材料设备10万元以下,工程20万元以下的采购;4.1.2直接委托：是指垄断性的供方，或年初已实施招标并签订的战略合作协议。4.2初选供应商4.2.1议标采购1）由工程采购部在公司战略合作伙伴清单屮进行供应商初选，确认名单后捉供成本管理部审核，分管领导审批。2）工程采

3、购管理部采购工程师按《材料设备工程采购策划方案》的时间要求在《战略合作伙伴清单》、其他渠道获得的供应商中选择至少3家供应商。3）工程采购管理部会同成本管理部进行资格审查，必要时进行考察。4.2.2宜接委托1）初选供方为政府指定的供方或已签订战略合作协议的供方。4.3采购文件编制4.3.1由工程采购部组织编制直接采购技术及经济文件，具体如下:文件事项议标文件内容文件釆购金额技术要求拟定商务要求拟定法务要求拟定审核、审批小额采购（工程类）工程采购部（材料设备类）成本管理部总经办工程分管副总设计管理中心4.4商务评议及谈判4.4.1工程采购部要求工程类

4、或材料类供方提供技术及商务报价文件，并组织技术及商务评议，相关技术支持部及成木管理部参与评议，由工程采购部组织填写《议标要点确认单》。4.4.2工程釆购管理部会同成本管理部对商务报价屮价格的合理性进行分析，是否有不合理报价、是否有不平衡报价及存在的其它问题，并组织谈判。4.4.3工程副总在3家供应商中进行比选，确定1家供应商进行合同谈判。4.4.4对于直接委托采购，初选供方为商谈对象。445技术评议、商务评议及商务谈判工作，具体如2评议事项技术评议、商务评议、商务谈判参与部门釆购金额技术评议商务评议商务谈判小额采购（工程类）工程采购部（材料设备类）设

5、计管理中心成本管理部成本管理部工程采购部446谈判过程中采购工程师应形成《合同谈判记录》，参加谈判人员签字确认，报各部门分管领导确认。4.5确定小额采购单位4.5.1工程采购部采购工程师将《小额采购审批表》、《合同谈判记录》及小额采购合同，报部门经理、分管副总审核，总经理审批确定后签订小额采购合同。4.5.2合同签订具休由工程采购部按【合同及付款管理作业指引】规定执行。备案文件包括报价文件、合同谈判记录、采购合同到总经办档案室。4.5.3如小额采购为零星材料、设备或工程无法签订合同的，按总经理审批意见执行。五、支持性文件无六、相关记录6.1GYDC-

6、PR-GC-035《议标要点确认单》6.2GYDC-PR-GC-036《约谈记录》6.3GYDC-PR-GC-037《小额采购项目审批表》