浅析人事档案管理流程的风险与防范

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1、人事档案管理流程的风险与防范　干部档案是记载干部基本信息、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史、全面地考察干部的重要依据。　随着社会主义市场经济体制的不断建立和完善，人事制度改革力度的不断加大，人事档案的管理在不同程度上存在着许多风险,要使档案管理适应现代社会发展的需求,亟待我们要努力做好风险预防。　　一、人事档案管理流程中的风险　　随着社会的发展和科学技术的进步，特别是我国社会主义市场不断完善和人事制度改革的进一步深入，传统的管理方式不能适应新形势发展的需要，人事档案的管理出现了一些混乱状况，在不同程度上存在着许多问题。　　1.人事档案材料内容质量不高当前许多人的

2、人事档案质量不高，缺乏利用价值，其人事档案材料空洞的、形式的多，细致的、实际性的少；反映个人经历、学历、工资、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少。另外，由于各方面原因，也导致了人事档案造假问题日益严重，严重影响了人事档案的真实性和严肃性。2.人事档案的管理不规范，档案丢失、变更、损毁严重　　档案在归档后，需要大量的反复查阅。由于档案量巨大，当需要查询档案时，需花费较多的时间和精力；档案资料没有安全可靠的备份，一旦出现人力不可抗拒的意外事件，原始档案极易丢失、损坏，但恢复、修补困难。长时间保存，档案纸张、字迹也极易褪色、霉变，将会造成无法挽回的损失。由于档案需反复

3、查阅，不可避免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上的困扰。3.档案的整理不规范。整理人事档案是一项细致的技术性较强的工作，把个人材料归档成册是人事档案规范化的基本前提。但由于不断有新的材料需归档，但有时不能及时分类，给档案利用带来了不便。　　二、防范人事档案管理的风险　　针对人事档案管理存在的风险，结合当前管理水平与实际，通过对人事档案的内容、管理方法、管理制度等进行改革与完善以防范管理流程中的风险。　　1.努力提高人事档案材料的质量。首先要强化档案管理意识，档案工作出现问题的根源在于单位领导的档案意识淡薄，需要补充具有个性的人事档案材料。针对人事档案内容陈旧问题，需要在人事档

4、案材料内容建设上注意补充能反映当事人个性的档案材料，要求反映个人全面素质的档案材料，重点有个人心理素质和能力素质的材料应是重点补充的内容，由此可见，提高单位领导的档案意识是解决当前人事工作水平的根本途径。其次提高人事档案工作者业务素质随着科学技术的飞速发展和广泛应用，档案工作者面临着知识化、专业化的严竣挑战，加强科学文化知识的学习，拓宽知识面，更新知识结构是档案管理者的当务之急。此外，还应加强业务素质的培养，以适应人事档案管理日益复杂、逐渐现代化的发展趋势。　　2.加快人事档案信息化管理进程，提高档案工作质量水平　　在人事档案管理工作中，尽可能地运用当代科学技术的新成果，先进的管理方法、先进

5、的科技手段与工具，提高人事档案工作的效率和水平。通过文件扫描、光盘存储等技术，实现档案的备份存储和计算机管理，减少原件的损耗，并实现档案信息的资源共享。　　3.健全各种规章制度，建立适应时代要求的人事档案管理体制。　　应遵守《档案法》，以及上级主管部门颁布的各种规章制度，结合本单位的特点和实际，制定本单位的人事档案收集归档补充制度、检查审核制度、交接转递制度、查阅借阅制度等，做到有法可依。规章制度制定以后，一定要认真贯彻执行，排除一切人情干扰，坚决按各种制度和规定手续办事，做到有法必依，执法必严；对各种利用档案进行造假或谋取私利现象，一经发现，必须严加处理，做到违法必究。鉴于人事档案分散多头

6、管理的弊端，应建立与现代人事政策制度相适应的人事档案管理制度，人事档案管理并独立于该系统之外。