[经营管理]5S标准实施-文档管理规范

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1、批准：刘惠森审核：传真义5S标准实施规氾日期：2007-12-18E）期：2007-12-18编制：康中波E1期：2007-11-21文档管理规范1・0目的：为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制定本规范。2.0适用范围:本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理，ISO体系文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。3・0定义：文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。4.0职责：勞各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员对本

2、部门的文档的管理、标识、销毁等相关工作负责。倉5S检查组对此文档管理的状况做检查。5.0规范5.1管理与标识：閒所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上，草稿纸除外，但需要整齐摆放；萨两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面；肯一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面；勞一年至两年才使用的文件标识好放在仓库；肯除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁;（详细见后页储存年限表）倉非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐摆放；需要以颜色、由低到高来

3、区分；倉文件栏内三格以上的需要标识文件的种类；文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅；奇存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、防盗、肯防潮、防虫等措施；并定期自检，发现问题及时解决；存放期限到期后，应按照规定进行销毁处理。所有的文件夹必须要有标识，可自行设计，字体不做限制，内容至少应包括公司的LOGO和相关下述内容，如:（@>AnWEIL东莞注威数码机械有限公司生产资料AnWell东莞広威数码机械有限公司人事档案审计部文件储存年限表俵-）（以下按部门划分和列出，只按既有记录列出，新增添的记录应自行参照本规范实行）部门类型序号式方Gul3处人

4、力资源部人事档案11表记登职求毁肖23表定评试面毁肖4时即5时即毁销、皿复格-资证位作岗操时即7时即8时即9同合动劳时即O11成完试面毁肖录用资料1A表记登核考期用试时即2时即39即45表录记励奖时即6时即7录己动部内时即离职资料8时即9时即O2时即21单结资工时即其它22录记批审等签转或调异案档时即32等知通络联时即年11毁肖总经办内部11函络联时即年11毁肖内日两年33吋即年24内日两年35吋即年1X毁肖6吋即7日两年38吋即9内日两o11录记议会时即年1A部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限处理方式总经办外部资料11政府函件两日内长期12行业协会文件即时

5、长期13OLED研究院资料两日内长期14发明协会资料即时长期15彩显资料两日内长期16各国签证资料两日内长期17个人资料即时一年打包入库审计部内部1相关部门的通知、联络函即时一年打包入库2公司规章制度即时一年打包入库3出差伙食补助申请单即时一年打包入库生产总装预预装1组件交接单（一式三联）交接完成1年打包入库2领料单（一式三联）即时1年打包入库3退库单（一式三联）即时1年打包入库4多余物料退库单退料后1年打包入库5组件交接单交接完成1年打包入库6组件领用单交接完成1年打包入库物控部仓库1调怅凭证账目完成1年打包入库2仓库盘查表盘查完成1年打包入库3原材料余料退库记录

6、表退料完成1年打包入库4不良物品处理申请单处理完毕1年打包入库5退货单退货完成1年打包入库6成品入库单入库后1年打包入库公用1物料编码新増表即时1年打包入库2原料资料变更申请表即时1年打包入库3物料编码删除申请表即时1年打包入库4系统帐反审申请表即时1年打包入库采购1采购计划审批表即时1年打包入库2供应商选择审批表即时1年打包入库3传真（发供应商传真）即时1年打包入库4外出釆购物料清单即时1年打包入库5样品试用跟踪单即时1年打包入库6评审结果（知会供应商评审结果）评审后1年打包入库内部1各类值班表即时1年销毁2各类签收表和登记表即时1年销毁3物控部绩效表格即时1年打

7、包入库4打包记录表即时1年打包入库文件储存年限表俵三）部门类型一序号文件/记录名称归档时间保存年限处理方式生产部总装1内部通告即时1年销毁2外部通知、通告即时1年销毁3售后反馈内容即时1年打包入库4物料领用表（BOM表）即时1年打包入库5项目审批表即时1年打包入库6出机备件表明细表即时1年打包入库7联络函即时1年销毁8出差总结即时1年打包入库9出机总结即时1年打包入库10技术更改通知单即时1年打包入库研发中内部1各种外来联络函、通知等即时1年打包入库2内部相关资料即时1年打包入库光盘设备研发部内部1各种外来资料、函件两天以内1年打包入库2相关内部资料行政类文件即