5S标准实施文档管理规范

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1、批准：刘惠森审核：传真义5S标准实施规氾日期：2007-12-18日期：2007-12-18编制：康中波日期：2007-11-21文档管理规范1.0目的:为了规范各部门的文档管理，实行统一管制、统一识别、统一检查，特制定本规范。本规范适合于公司下属各部门非直接用于产品的日常文档管理,ISO体系文档的储存期限不在本规范范围，但日常的管理需要按照本规范实行。3・0定义：文档：应包括文件、记录、资料等纸张的文本形式；本规范目前不强制电子媒体档案的保存方式、方法、管理，但推荐参照本规范操作。4.0职责：萨各部门的文员或非文员但从事或兼职文职工作的人员

2、对本部门的文档的管理、标识、销毁等相关工作负责。&5S检查组对此文档管理的状况做检查。5・0规范5.1管理与标识：閒所有的一日以内不使用的日常文件、记录等分发或操作完成后应放置在文件夹内或文件栏内；在不操作时，正式文件不可裸放在办公桌上，草稿纸除外，但需要整齐摆放；肯两日内、一周内、一个月以内不使用的文件应放在文件夹里面；肯一个月到一年内不使用的文件放在文件柜里面；旁一年至两年才使用的文件标识好放在仓库；時除特定的文件需要长期保存之外，一般超过三年的应予以封存或销毁;（详细见后页储存年限表）勞非日常使用文件夹，应放置在文件柜内，标识好以后整齐

3、摆放；需要以颜色、由低到高来区分；肯文件栏内三格以上的需要标识文件的种类；肯文件夹的首页需要设定目录清单，便于及时查阅；肯存放档案材料的文件柜要能保持清洁、要有牢固的空间；注意防火、防盗、時防潮、防虫等措施；并定期自检，发现问题及时解决；存放期限到期后，应按照规定进行销毁处理。肯所有的文件夹必须要有标识，可自行设计，字体不做限制，内容至少应包括公司的LOGO和相关下述内容，如：AHWELL^AniAlELL东莞宏威数码机械冇限公4东莞宏威数码机械冇限公4生产资料人事档案审计部文件储存年限表（表-）（以下按部门划分和列出，只按既有记录列出，新增

4、添的记录应自行参照本规范实行）部门类型序号式方Gid处人力资源部人事档案11毁23毁4时即5时即毁时即7时即8时即9时即O毁肖录用资料11时即2时即3知通批审正转时即45表录记励奖寸9即6表录记规违时即7录记动、那内时即离职资料8时即911寸9即20寸9即21单结资工时即其它22录记比审等签转或调如异案档寸n即32等知通络联寸9即年11毁肖总经办内部11函络联寸9即年11毁肖4内日两年33时即年24内日两年35时即年1X毁46表请中差出时即返差出至7日两年38时即9内日两O1A录记议会时即年1X部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限处理方

5、式总经办外部资料11政府函件两日内长期12行业协会文件即时长期13OLED研究院资料两日内长期14发明协会资料即时长期15彩显资料两日内长期16各国签证资料两日内长期17个人资料即时一年打包入库审计部内部1相关部门的通知、联络函即时一年打包入库2公司规章制度即时一年打包入库3出差伙食补助申请单即时一年打包入库生产总装预预装1组件交接单（一式三联）交接完成1年打包入库2领料单（一式三联）即时1年打包入库3退库单（一式三联）即时1年打包入库4多余物料退库单退料后1年打包入库5组件交接单交接完成1年打包入库6组件领用单交接完成1年打包入库物控部仓库

6、1调帐凭证账目完成1年打包入库2仓库盘查表盘查完成1年打包入库3原材料余料退库记录表退料完成1年打包入库4不良物品处理申请单处理完毕1年打包入库5退货单退货完成1年打包入库6成品入库单入库后1年打包入库公用1物料编码新增表即时1年打包入库2原料资料变更申请表即时1年打包入库3物料编码删除申请表即时1年打包入库4系统帐反审申请表即时1年打包入库釆购1采购计划审批表即时1年打包入库2供应商选择审批表即时1年打包入库3传真（发供应商传真）即时1年打包入库4外出采购物料清单即时1年打包入库5样品试用跟踪单即时1年打包入库6评审结果（知会供应商评审结果

7、）评审后1年打包入库内部1各类值班表即时1年销毁2各类签收表和登记表即时1年销毁3物控部绩效表格即时1年打包入库4打包记录表即时1年打包入库文件储存年限表（表三）部门类型序号文件/记录名称归档时间保存年限处理方式生产部总装1内部通告即时1年销毁2外部通知、通告即时1年销毁3售后反馈内容即时1年打包入库4物料领用表（BOM表）即时1年打包入库5项目审批表即时1年打包入库6出机备件表明细表即时1年打包入库7联络函即时1年销毁8出差总结即时1年打包入库9出机总结即时1年打包入库10技术更改通知单即时1年打包入库研发中内部1各种外来联络函、通知等即时

8、1年打包入库2内部相关资料即时1年打包入库光盘设备研发部内部1各种外来资料、函件两天以内1年打包入库2相关内部资料行政类文件即时1年打包入库备注：相关外部及其它资料