高校档案管理的规范化问题探究

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1、高校档案管理的规范化问题探究摘要：文书档案（公文）是档案的重要组成部分，高校文书档案管理的好坏直接影响到高校档案管理质量。只有高质量的公文才能保证高质量的档案，只有保证文书处理中的规范化、标准化，才能从整体上提高整个档案工作的质量。本文扼要阐述当前高校档案管理的现状，探讨当前高校档案管理中存在的问题及其产生的原因，进而提出加强当前高校档案管理的规范化措施，以期更好地为高校发展服务。关键词：高校；档案管理；存在问题；规范化措施Abstract：Documentsplayasignificantroleonthearchives.Thequalityof

2、collegedocumentsmanagementhasadirectimpartonfilemanagementinCollegesandUniversities.High-qualitydocumentscanguaranteethehighlevelofthearchives.Thequalityofthewholearchivesworkwillbeimprovedthroughensuringthestandardizationofdocumentsmanagement.Thispaperbrieflyexpoundthepresents

3、ituationofthearchivesmanagementinCollege,discusstheproblemsexistinginthearchivesmanagementandfoundthereasonsforitsexistence・Inaddition,thispaperputforwardsomevaluablesuggestionstostrengthenthestandardizationofthearchivesmanagement.Keywords:ArchivesmanagementinCollegesandUnivers

4、itiesExistingproblems；Standardizedmeasures中华人民共和国行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。”高校档案是指高校在教学、教研、管理等活动中形成的真实记录，是反映和维护高校历史真实面貌的宝贵财富。它不仅是高校历史的原始记录，更是高校发展走向康庄大道的基石。作为高校的重要基础工作之一，高校档案工作也是衡量高校教育教学质量和管理水平的一个重要指标。因此，重视高校档案工作理应成为依法治校、依法治教的题中之义。高校档案是指高校从事招生

5、、教学、教研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。其中，文书档案（公文）是档案的重要组成部分，高校文书档案管理的好坏直接影响到高校的档案管理质量。只有高质量的公文才能保证高质量的档案，只有保证文书处理中的规范化、标准化，才能从整体上提高整个档案工作的质量。《中华人民共和国档案法》中明确规定:''档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。这一原则的确立，既是我国档案工作长期实践经验的总结,也是我国社会主义制度对档案工作的必然要求。当前正是我国高校加速发

6、展战略机遇期，如何加强档案的管理工作，更好地为高校发展服务，是我们档案工作者面临的一个新的重要课题。一、当前高校档案管理中存在的问题及原因浅析1.公文格式不够规范撰写高校公文时，必须参照《国家行政机关公文格式》进行撰写。但是，在高校档案的实际管理过程中，公文的格式却屡屡存在一些差强人意的地方，影响着文书档案案卷的质量，主要表现在以下几个方面:(1)原稿不完整，发文字号、编号不规范。公文原稿的规范整理是公文处理中的一个重要环节。但是，有时候有的公文材料只有复印件，没有原件；甚至有的公文只有定稿，没有原稿或者修改稿。而关于发文字号方面，发文字号中印有“字

7、”、“第”字，不符合规定，女口“XXX字〔2016)X号”，应为“XXX(2016)X号”；有时字号编虚位，还岀现了漏号、重号等情况，这些差错都是由于登记不及时,分类不准确造成的，这些情况既影响了公文质量，又不符合公文立档的要求。(1)文种使用不规范。根据《国家行政机关公文处理办法》规定，公文种类主要有十三种。但在实际应用中，往往“决定”和“意见”不分，“通知”和“通告”混用，有的甚至自编文种，如把两个文种合二为一为“请示报告”或“请示函”，甚至还有把没有列为文种的“方案”、“规定”、“计划”等作为文种在标题中使用。(2)成文日期不规范，附件不规范，

8、用纸不当。公文成文日期以负责人签发的日期为准，但有的部门往往是印好了文件再找领导签发，这就影响了公文的时效性