高校二级学院档案管理问题对策探究

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1、高校二级学院档案管理问题对策探究徐(江苏商贸职业学院，桠江苏南通226000)摘要：每一个学校在教育教学过程中都会产生大量档案，高校二级学院也不例外，学校的档案管理在学校管理过程起着非常重要的作用，该文首先阐述了档案在高校二级学院中的关键性意义，之后针对高校二级学院档案管理工作中存在的一些问题提出了相应的完善策略。关键词：二级学院档案管理问题与对策所谓的档案，就是人们为了保存不同活动中形成的最真实、最原始的社会记录而衍生出来的。高校二级学院的档案最真实的呈现出了学院本身发展过程中的点点滴滴，里面详细记录了学院的发展历程，档案中除了基本

2、的文字记录之外，还有一些相关图片、表格等辅助工具，较为真实的保存了原始资料。档案中详细记录了整个学院的发展，包含了所有教师的劳动成果，是学院的一笔财富。一、档案工作的重要性在所有的档案管理工作中，二级学院的档案管理工作发挥着重要作用。高校二级学院为学校提供最真实、最原始的档案资源，所以，二级学院的档案为学校档案工作奠定了扎实的基础，促进了学校以及二级学院的长远健康发展。(一)对教学评估及项目申报工作的重要性二级学院的发展过程中会产生较多的文件资源，这些文件从不同的角度呈现出学校的教学管理水平，学院中的所有工作都经过了统一的部署，二级学

3、院的档案中包含了学院发展中的教学、管理等工作详情，从侧面表现出了学院的发展历程以及学院所收获的成果。学校众多工作中评估工作占据着十分重要的位置，而在二级学员中进行评估工作和申报项目时最有利的依据便是档案，细致全面的档案资料能够为高校开展各种教育评估和项目申请打下稳固的基础。(二)对教学改革的重要性伴随着我国教育事业的不断发展，我国的教学改革迫在眉睫，高校二级学院当然也不例外，需要进行深入改革。我们需要知道的是，学院的改革进程与学院的档案管理有着密不可分的关系。比方说增加课程或修改对教学计划进行整改、教学管理方式的转变等方面都是档案使用

4、和建设的过程。在不断改革创新的过程中要依靠档案提供的信息和依据进行整改和完善，有效促进改革顺利进行。(三)对师资队伍建设的重要性一个学校的师资力量如何直接关系着学校的未来发展，对于二级学院来讲，学院的人事档案信息承载着建设师资队伍的重任，换句话说，就是通过仔细分析档案，我们呢可以从中发现师资队伍的发展现状，并有针对性地提出完善措施，争取提升每一个教师的专业素养。(四)对领导决策的重要性身为学院领导，在做出重大决策之前都要先了解学院的发展近况、学院教师的情况以及以往的教学管理模式等，这些信息都可以在历来的学院档案中找到，这样才能确保决策

5、的准确性、科学性。所以档案能够为学院领导人在建设专业、改革教学模式以及推进学院发展过程中提供有力的参考。高校二级学院档案管理现状(一)档案的采集以及分类整理工作有待完善要想获取真实有效地档案信息，就要进行全面仔细的档案信息采集，高校二级学院的档案种类繁多，档案管理人员稍有不慎就容易造成分类错误，还有一些档案管理工作人员不会分类，甚至不了解档案的保存类型，·127教育改革与质量不知道是需要长期保存还是需要上交保存，还有的档案甚至不完整，比如：档案记录中只记载了请示却丢失了批复，档案的不完整让档案本身的作用无法发挥；还有在整理档案时极不规

6、范，经常出现档案时间顺序混乱、装订不标准，造成档案容易分散、丢失。档案管理工作如果不能正规化、标准化则直接使档案利用和开发受到影响。(二)档案管理观念较弱。缺乏健全的机构现在仍然有不少高校的领导只关注学校的教育工作，并没有真正关心过学校的档案管理工作，完全没有发现学校档案的重要性，在这些人眼中，档案管理就是简单的采集信息并分类整理保存，没有什么实际意义，甚至有的学校根本就没有档案管理部门，没有设置二级学院专属的档案管理部门，更别提专门的管理人员。即使部分学员具备档案工作人员，可是由于管理者没有强烈责任心、缺少管理意识，也影响着档案在收

7、集、管理、储存、保护和利用方面的成效。(三)使用档案的概率过低我们都知道，有用的事物只有在被使用的过程中才能体现其自身价值，档案管理也是如此，只有在使用的过程中才能体现出档案的价值，但是实际上，高校的档案使用率比较低。这是由于教师及学校领导没有发现档案的真正作用，加之档案管理方式较为落后，造成了部分教师根本就不使用档案资料教学的现象发生。如果不能将高校的档案合理运用到教育、科研和管理中，不能满足师生员工和社会的需求，那么根本得不到全面发展空间。所以不断强化档案工作的服务效率，提升档案利用率是十分必要的。《四)档案管理工作者的素质有待提

8、升。缺乏科学的管理目前高校二级学院的档案管理工作中还存在工作人员素质较低的问题，而且管理人员不够稳定，还有一些档案管理人员是兼职。这样就会导致许多档案管理问题，比如没有按时归档、浪费时间等。档案管理者由于不具备良好的业务