高校档案管理的规范化-论文.pdf

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1、第13卷第6期潍坊学院学报VoIl13NOJ62013年12月JournalofWeifangUniversityDec．2013高校档案管理的规范化苏全玉(潍坊学院，山东潍坊261061)摘要：怎样把档案管理工作做到规范化、系统化、信息查阅使用最优化，是所有档案管理工作者应该认真思考的问题。作者就高校档案管理的制度陈旧、管理不规范、队伍不稳定、信息化利用程度低等问题进行分析，提出加强档案知识宣传，创新思路，细化量化，运用信息化手段，多方位服务，达到高校档案的信息流通快捷并最优化。关键词：档案管理对策；信息流通使用最优化；多方位服务。中图分类号：G271文献标志码：A文

2、章编号：1671-4288(2O13)O6—0113一O3高校档案管理工作记载着学校教学及管理过程中的每一个环节，包含着广大教职员工劳动智慧和管理经验，蕴藏着丰富的知识和能量，是学校拥有的宝贵财富，对于学校的现代化的发展，都起着举足轻重的作用。但是随着学校管理现代化进程的加速发展，许多学校档案工作过多沿用传统的档案整理模式进行档案管理，而在电子化政务、信息网络方面的建立与管理上没有一个质的飞跃，逐渐显露出滞后的态势，直接影响到学校的整体发展。那么如何对高校档案管理推新除旧，量化细化，进行现代化管理，为学校各项工作及社会需求提供有效的服务呢?本人认为应从以下几个方面剖析原

3、因，创新思路，加强档案管理工作。I高校档案管理的现状1．I档案管理模式陈旧许多高校现有的档案管理方法跟不上学校快速发展的节奏，仍然沿续着传统的基层档案管理人员手工收集到整理、立卷、编号、归档方法，计算机的使用也只是用来进行简单的录入输出，没有形成全校一盘棋的计算机档案管理信息系统平台。学校内各职能部门的数据库、校园网络等没有在高校档案管理工作中联网并用。大量的档案管理数据也就无法快速归档，快速阅览。有的学校尽管建立了档案信息数据库，但由于投入不足，档案数字化管理平台配置低或后期维护不到位，没有充分发挥出数字网络在档案管理工作中的优势，造成档案管理人员的工作量大、工作效率

4、低、准确性差，影响档案应有价值的充分发挥，也就不可能为高校的快速发展提供优质的服务。I．2功能单一长期以来很多学校的档案管理工作仅仅承担着单一的参考功能，学校的档案功能没有深层次、多方位的发挥出来，而且还存在学校的最大群体学生档案采集不完善的现象。1．3管理不到位有些高校各部门档案管理制度不健全，各自为政，不利于统一调阅。档案专职管理人员偏少，有部分是兼职人员，频繁更换，人员队伍不稳定，工作不集中，档案不能及时规范建档，必然造成一些散档，乱档甚至死档，彻底破坏了整个高校的档案管理的基础。1．4管理手段单一档案管理法公布后，目前还有相当一部分档案管理人员管理手段单一，知识

5、结构落后，创新意识也无从谈起，学校对专业的档案管理体制人员培训不到位，在岗的档案管理人员没有进行专业化的系统学习，档案管理人员综合素质没有得到大幅度的提高，致使现有的许多档案管理人员不能进行数字平台的编研和整合利用，必然会影响到整个学校档案管理质量。2创新理念。量化细化。制定对策。使高校档案管理再上新水平2．1加强档案管理的宣传工作，提升档案工作在全校工作中的地位随着全球化的经济、信息、科技和人才竞争的发展，高校成为科研与人才的最重要的输出地，而其中的高校最前沿的信息档案，即能服务于学校的快速发展，也服务于社会经济的快速发展，还会进一步提高和扩大学校的知名度。从这点来看

6、，高校的档案管理工作意义重大，必须加以大力宣传。首先通过宣传让学校各级领导充分认识到档案是一种具有特殊价值的信息资源，积极为档案管理工作提供组织保障，确保以专业管理人员为主以责任心强的兼职人为辅的全天候档案管理队伍健全、稳定，坚持高校档案建设与院系、职能部门二级档案建设的全面发展；通过宣传积极争取学校领导对档案工作的重视，*收稿日期：2O13～1O一16作者简介：苏全玉(197O一)，女，山东青州人，潍坊学院体育学院助理经济师。潍坊学院学报2013年12月加大人财物的投入，为各级档案部门提供良好的物质基础；通过宣传提高广大教职工对档案工作的思想认识，特别是档案管理工作者

7、的思想认识，人人参与，从我做起，确保高校的档案管理工作的基础源动力。其次，学校档案管理的部门也要善于利用各种机会和场合宣传档案工作的地位和作用，以及取得的成绩。不断扩大档案部门在学校的知名度。通过我们的积极宣传和突出成绩，得到学校各级领导和师生的认同。再者，档案部门要把搞好服务放在档案工作的首要地位，要紧紧围绕学校工作，主动地为学校领导决策、为学校各部门、全校师生员工提供全面、及时、有效的服务，让学校的档案工作发挥出更大的作用。2．2通过各种形式和途径，加强档案管理人员培训，提高相关工作人员的综合素质档案管理是一项重要的基础性管理工作，其