发展中高校档案管理现状问题探究

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1、发展中高校档案管理现状问题探究摘要：近十年来，发展中高校队伍迅速壮大，发展中高校这几年优先发展的是师资力量、学生数量、教学设备、基础建设等方面，而档案工作的发展则落后于其他方面。文章从发展中高校档案工作中存在的问题分析入手，研究发展中高校档案工作中存在问题的对策。关键词：发展中高校档案管理现状问题对策中图分类号:G271文献标识码:A文章编#:1004-4914(2012)07-276-02近十年来，发展中高校队伍迅速壮大，发展中高校这几年优先发展的是师资力量、学生数量、教学设备、基础建设等方面，而档案工作的发展则落后于其他方

2、面。从档案管理机构的设置和人员配备、从硬件设备和资金投入都制约着发展中高校档案工作的发展，随之出现的档案管理上的问题也值得我们思考和研究。一、发展中高校档案工作中存在的问题对档案工作重视不够，档案意识淡薄。发展中高校从教师队伍到行政人员大部分档案工作人员档案意识淡薄，对档案工作和档案的重要性、意义缺乏认识，没有认识到档案工作在学校发展中的作用。近几年来，发展中本科院校为提高竞争力，将发展重点都放在了校园基础设施建设、提高教学质量和科研水平之上，而学校档案工作的发展则严重滞后于其它各项工作。在这种发展影响下，再加上档案部门的宣传

3、力度不够，缺乏系统的规划和指导，各级领导、院系、处室和管理部门往往都忽视了档案管理工作的重要性。从而导致「部门为了自身利用方便将一些重要的文件的和材料自行保管，不移交档案管理部门，导致档案材料采集困难、不齐全、不完整。2•档案管理制度亟待完善。发展中高校虽然也有专门的档案机构，也制定了各种档案规章制度，但整体来讲档案管理制度不健全、贯彻力度不够。发展中高校档案制度只有《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》《国家档案局第8号令》等国家对档案管理的相关法律法规，没有校本特色的相关档案管理制度，有的虽然制定了一些档案管理制

4、度，但执行起来不严格，缺乏相应的配套措施和有效的制约手段，档案管理基本处于失控状态。在这种背景下，导致档案工作职责不明确、材料归档不及时、分类不规范、管理混乱，最终难以发挥档案服务作用。3•档案管理队伍建设不到位。大多数发展中高校档案管理人员素质参差不齐，真正毕业于档案管理专业或相关专业的人员十分缺乏甚至于没有，大多数兼职档案管理员没有经过正规档案管理教育与培训，业务素质偏低，专业性不强，工作意识落后。档案管理人员缺乏档案管理的专业知识和理论素养，对档案管理的重要性和严肃性认识不足，对档案工作只停留在常规管理上，对档案管理如何

5、适应新形势变化而进行改革缺乏思考，严重影响到档案的利用和档案工作的可持续发展，档案管理队伍人员结构亟待调整。4•档案立卷质量差。发展中高校在档案的立卷上质量差，使档案缺乏完整性、系统性。在档案原始材料的收集过程中，有的部门兼职档案员鉴别能力差、缺少经验，造成一些档案材料的原件缺失，在今后的档案利用中出现不完整性、不连续性，使档案的利用价值失去了意义。5•硬件设备条件差。发展中高校的档案管理经费投入较少，使得一些硬件设备达不到要求，在档案工作中处处捉襟见肘，使得档案工作不能更好地向前发展。例如档案库房的规划不到位、保存档案的环境

6、条件不达标、档案安全性得不到保障；空调、复印机、照相机、电脑、扫描仪等必备硬件短缺等等。6•数字化档案馆建设步伐缓慢。随着近几年的科技的飞速发展，数字化档案馆建设迅速成为了高校档案发展的新趋势，而发展中高校的数字化档案馆建设却显得有心无力遥不可及。主要有三方面的原因：第一，数据库建设难度大。目前发展中高校甚至于好多老牌高校只是简单的档案数子化，并没有真正实现数字化档案馆。第二，档案利用共享目的难以实现。目前大多数高校的数字化档案馆建成后数据库只在本校局域网使用，不敢共享给外界，影响了数子化档案的利用率。第三，数字化档案馆建设所

7、需的资金不到位，阻碍着数字化档案馆的发展进程。数子化档案馆的建设需要大量资金，而发展中高校的主要资金流向还不能兼顾到档案部门。二、发展中高校档案工作中存在问题的对策研究1•加强档案管理意识，扩大宣传。学校领导要重视档案的建设，把档案工作纳入学校日常工作计划，增加资金投入，改善档案保管条件，及时研究和解决档案工作中存在的问题。及时调整档案工作的机构设置，各管理部门实行领导负责责任制。增强全校师生档案意识，增强兼职档案员的档案责任意识，建立档案分室，兼职档案管理人员统一管理本部门档案材料，按期向学校档案科移交档案，组织定期或不定期

8、检查或抽查，并在年终实行考核机制和绩效挂钩。学校档案部门要利用各种场合和机会深入宣传《档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等档案法规及档案基本知识，让档案贴近教职工，提高大家的档案法制观念，使大家逐步认识到档案工作的重要性，从根本上理解、支持、参与档案工作。2完善档案管理制