浅论项目会议的组织与管理

《浅论项目会议的组织与管理》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在工程资料-天天文库。

1、论项目会议的组织与管理会议是正式沟通的渠道，项目经理可以通过会议安排工作，解决问题，制定计划和决策，是推动项目最终达成目标的重要手段。在项目实施过程中看到，组织得当的会议往往都能富有成效，同时能够让项冃内部及项冃各个利益相关方获得沟通和理解的机会。但是组织差的会议却很有可能收效甚小甚至无效，反而浪费了参会人员的时间。过多的无效会议，不仅仅会造成人工成本的浪费，同时还会在一定程度上损害员工的工作积极性。顾名思义，会议是集会来商议问题，是组织结构缺陷的一种补救措施，在一个臻于完美的组织结构，组织内部人员均与职务相匹配，大家各司其职，应该是没有任

2、何会议的。我们之所以要开会是因为要集思广益，依靠彼此合作才能完成某一个特定的工作。但是会议并不是解决问题的常规做法，所以会议过多就得考虑是否是组织结构设计出现问题。在我个人认为会议是存在一定的成本的：会议成本=员工每小吋的平均工资的2倍*2*参加开会人数*会议吋间（小吋）*n（n大于等于1）。平均工资的2倍是因为劳动产值要高于平均工资，而乘以2是参加会议了就必须要中断自己正常进行的工作，所造成的损失要以2倍来进行计算，而n是一些不确定的因素，例如由于开会所造成的员工积极性降低，降低工作效率等。因此开会人数越多，时间越长，会议成本就越高。因此

3、会议组织要得当，与会人员态度要谨慎,这样会议效果才能凸显出来。在项目实施过程中，肯定会需要组织各种各样类型的会议，参加会议的人员的态度也有区别，有些人员讨厌开会，开会时总会抱怨“怎么又开会，一天到晩就没玩没了的开会，我都还有一大堆的事情还没有做完”，而有人则非常的喜欢开会，能借用会议从别人的讨论中获得自己需要的信息，能给同事留下印象，或者通过开会凸显自己的重要性，或者开会也成为一部分人逃避工作的最可行的替代方式等等。在紧锣密鼓的工作中，如何能使得会议开得卓有成效呢？这值得项目领导团队深思。在项目运行过程中最常见最主要的会议应该分成三类：项目

4、情况评审类会议、项目问题解决类会议及项目技术评审类会议。无论是哪种形式的会议，都必须要求会议召开人或者会议主持人要做好充分的准备及采取各种措施，确保会议能圆满及有效。首先要做好会议前的准备：会议准备工作通常是项目会议取得成效的关键，会议前的准备主要包括以下几个细节：1、开会之前首先要明确开会的议题，明确开会的真正目的。只有明确会议的议题与目的，会议才是富有灵魂的会议。但是很多会议，特别是有些所谓的例会，与会者通常都不知道会议的议题是什么，将要讨论什么内容。在参加这样的会议时，与会人员在会前都无法做好充分的准备，这将带来会议效率的低下。更有甚

5、者，例会时并无可需耍讨论的事宜，上司为了显示自己的领导地位，例行组织全体人员开会，每次例会所讲内容相差无儿，所讲内容又杂又多，更无会议中心主题可言，这样的会议不仅无效，同时会让下属心中产生会议疲劳，让下属厌倦会议，造成不良的效果。2、明确所需要的参加会议的人员，并确保他们都知道会议的议程。有些领导喜欢会议室里是座无虚席，这样能给他们带来一种权利的感觉，同时有些下属也喜欢参加会议，这让他们会觉得是加权的待遇。但是会议是为了解决问题，讨论事宜所召开的，会议也存在着一定的成本，所以参加会议的人数应该控制在能解决问题的最少人员，坚持仅邀请会议所需人

6、员的原则。同时应该将会议目的、会议议程，会议时间安排及发言情况预先让与会人员知道，这样能防止会议跑题偏题，节省会议时间。3、会议时间、地点要预先通知到每个参加会议人员，应该尽量避免即时通知即时开会，以免参会人员不能即时参加会议或者无法参加会议。在一些重要的会议上，会议地点与时间选择是很重要的，在有高层或者利益相关方参加的会议时应该尽量经过所有参会人员的同意。4、制定出合情合理的会议制度，例如开会期间手机调成震动状态，无特殊情况不能离开不能接听电话，不能在私底下窃窃私语等等。其次要做好会议期间的管理：在会议期间要，要营造出公平、公正、民主、友

7、好、协作的会议氛围，鼓励所有参会人员能各抒己见畅所欲言，同时会议组织者要合理控制时间。要使得项目会议能卓有成效，应该遵守以下几个原则：1、按照既定的时间开会，不能因某些个人的迟到推延会议开始时间。2、合理控制会议进程，控制会议进程不是一个容易的事情，这需要会议紧扣主题，合理控制参会人员的发言时间，会议期间语言应该简明扼要。3、鼓励与会人员发表自己观点，参与讨论，并迅速作出结论。4、做好会议总结，对于会议上的每个议题都应该要有结论，没有结论的会议那是失败的会议，无效的会议。5、做好会议纪要，并将会议决定的责任落实到个人。为了确保会议决定能够得

8、到落实，明确责任人及制定反馈的时间也是很有必耍的。再次，要及时对会议所得到的信息进行评估，以免信息反馈失真或者虚假信息等造成决策上的失误。会议是为了完成某个特定的工作而进行的集体