大型国际学术会议项目组织与管理

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1、大型国际学术会议项目组织与管理［经济］陈献耘　　约4705字　　一、国际学术会议的种类、特征和承办意义　　国际学术会议的种类按照区域范围、会议规模、时间周期等不同标准进行划分，可以包括以下类型的会议。从区域范围上划分可分成国际学术会议、洲际学术会议、三边国际学术会议、双边国际学术会议等；按照规模可分为大型学术会议，一般指邀请代表在200人以上的会议，其中国外邀请人员不低于三分之一；中型学术会议，邀请人数在50～200人左右；50人以下的小型学术会议。按照时间周期可分为定期学术会议、不定期或临时学术会议等

2、。国际学术会议具有学术研究主题明确性、交流专业性、会议成果具有时效性和前沿性的特点。在我国举办国际学术会议可实现下列目标:①了解国际科技发展动态,加强中外科技界的交流,实现资源和信息共享,提高我国在国际学术界的地位;②积极引进先进技术和设备,展示我国科技成就,配合国内科技发展计划,推动科技兴贸战略的实施;③加强科技界与产业界的合作,促进科技成果的产业化、商品化和国际化;④推动国际科技合作,实现我国科技进步,促进经济与社会可持续发展。从国际会议协会（ICCA）提供的数据分析中可以看出有80%的国际会议属于

3、自然科学领域。　　二、大型国际会议申办和前期筹备阶段　　2.1会议承办的审批、申请与获得　　在我国举办任何类型的国际会议都属于外事活动，都要经过政府的批准。根据会议规模的不同和学科的不同，批准的级别也不同，实行国务院和省部级两级批准，省部级以下无权批准国际会议。在没有得到批准前，任何个人和机构都不能在我国筹备和举办国际会议，也不能承诺国外机构在我国举办国际会议。　　会议申请承办书的撰写是一项学术会议工作的开始。会议申办书一般是写给相关国际社团组织的主席或理事长，以信件格式表示对举办下一届学术会议的欢迎，

4、保证提供各种便利条件使会议取得圆满成功。具体而言，包括：①申请举办会议的名称，拟举办的时间、地点及其会期等；②申请承办单位的简介，包括在该学科领域的学术实力和举办优势。有时还需要拟定初步的学术计划，即会议特邀报告人数量、口头报告及墙报的安排等；③拟申请承办学术会议的主题和学术议题；④申请承办单位计划联合邀请的学术团体和单位；⑤拟举办会议的财务预算等。当然，有时国际社团组织也常常采取现场申报会议承办权的方式，因此挑选一名具有专业领域知识并外语良好的代表做陈述报告十分重要。大型国际会议的申办权往往提早4～6

5、年获得。如国际海岸工程会议（ICCE）2016年的举办权经过现场陈述评比，由美国土木工程师学会CERE于2010年7月5日宣布在土耳其伊斯坦布尔举办。　　2.2会议筹备工作组的成立　　2.2.1会议准备工作。　　取得国际会议承办权后，建立会议筹备工作组，收集会议前几届会议相关信息和资料是会议组织工作的开始，调研工作需要提前1～2年甚至更长，大型国际会议的调研往往还要派工作组专家团队去别国参会并实地考察会议现场，获得感性认识和办会启发。会议初期方案的制定和工作安排是需要中方召集人及时与国外主办组织沟通并取

6、得认可的。另外，也必须定期召开会议筹备进程阶段的协商工作会议。及时通报并讨论各项筹备工作的进展与阶段目标。　　2.2.2会议秘书处设置　　这是会议顺利举办的保证和核心。秘书处核心成员，4～5人均可。除会议秘书长统领会议各项工作以外，秘书组中应有1～2人具备与会议主题相关的专业基础知识，这是十分重要的，也是会议公司所不能替代的。秘书组人员应该分工明确，各司其职。一般而言，可以从会议学术秘书、会议财务管理、会务管理及其会议考察等几个方面去安排。　　2.2.3会议地方组委会确认　　任何学术会议的召开必定涉及相

7、关的学术交流和学术探讨活动，因此具备权威的学术会议学术组和工作组是整个会议工作的关键。一般来讲，这项工作常常在申办这项会议的前期工作中已经确认，但也应该在下发第一、二号通知前再次予以确认。如地方组委会主席、组委会成员等名单及行使的职能等。　　三、会议组织阶段　　会议通知、会议网站、科技群体互通是会议信息宣传的重要方式。虽然互联网已经非常普及，但并不是每位参会者都会及时通过网络收集会议信息，因此通过纸质材料用邮寄的方式向可能参会的代表提供会议的各种信息是比较保险的方式。会议网站的建立是必须的，它可以很好、

8、很全面地反映纸质材料不能反映的信息，而且还可以减少邮寄费用，这也是常在纸质材料中告知会议网站的重要原因。　　3.1会议通知　　会议通知一般为三轮，如果会议筹备期较长，也有发4～6轮的。会议第一轮通知一般比较简单，主要告知该学科领域的专家有这样一个会议，时间、地点、主要议题等内容，秘书处的联系方式和回执表。二号通知就应有比较全面详细的信息，包括此次会议组织机构、主要议题和征文要求（包括征文格式）、会议初步议程、会议初步学术考察路线、回执表等。